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新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探析

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：杨宁宁

[导读] 摘要：档案管理工作由于各种因素的限制，现阶段工作效率和质量较低，档案管理的意义没有得到明确的体现，使事业单位在发展过程中受到一定的制约。

        淄博市行政审批服务局山东淄博 255000
        摘要：档案管理工作由于各种因素的限制，现阶段工作效率和质量较低，档案管理的意义没有得到明确的体现，使事业单位在发展过程中受到一定的制约。因此，事业单位要立足当前形势，正视存在的问题，通过有效的途径和措施加以改进，使档案管理工作更加规范化、规范化，从而有效地促进事业单位的发展。
        关键词：事业单位；档案管理；规范化；标准化
        一、事业单位档案管理工作开展的重要性
        简言之，事业单位档案的形成主要来源于实际活动记录、未来目标规划和各类员工信息资料的备件等，因此，事业单位档案管理工作对事业单位的未来发展以及单位和员工的隐私安全起着至关重要的作用。另外，事业单位的档案一方面包含着整个单位的工作成果，通过对这些档案的整理，可以为事业单位今后的工作打下良好的基础；另一方面，事业单位的档案具有较强的法律纪律性和保密性，可以为相应的法律部门提供良好的数据查询服务，从而保障个人和单位的权益。因此，深入研究事业单位档案管理，促进事业单位档案管理的规范化和发展是十分必要的。
        二、事业单位档案管理工作存在的问题
        1、管理工作没有得到重视
        虽然目前我国许多企业已经逐步提高了对档案管理的认识，并不断完善了相应的档案管理制度，但由于许多机构的发展限制，如准备不足、业务要求等，对档案管理工作的重视不够，没有相应的管理工作，这是无法保证机构档案管理规范化和规范化的一个重要原因。
        2、数字化进程缓慢
        在现代社会信息技术飞速发展的背景下，档案管理的规范化应与时代发展的优势相结合，互联网技术应用于公共事业单位的档案管理。实现事业单位档案管理的数字化建设是社会发展的趋势，能够有效地促进档案管理的规范化、标准化。但在实际工作中，由于数字化建设尚未形成统一的标准和规范，严重制约了事业单位档案管理的数字化建设，导致其建设进程缓慢，影响了事业单位档案管理的规范化和标准化。
        3、规范化和标准化工作滞后
        档案管理规范化和标准化的完成，能够有效地促进事业单位各项规章制度的建立，保证事业单位的持续工作。但在实际的建设过程中，受到各种因素的影响，导致我国事业单位在档案管理的规范化、标准化建设过程中存在着一定的滞后现象，无法及时满足国家和社会在发展过程中的需要。档案管理工作效率低下，严重影响了事业单位的发展。
        三、新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设措施
        1、规范档案著录与分类号
        档案整理工作是档案管理规范化、标准化建设的重要组成部分，也是档案管理信息化建设的基础工作。因此，在这项工作中，管理人员应严格遵守有关规定，规范档案的著录和分类编号，实现档案管理的规范化和标准化建设。在具体工作中，工作人员应严格遵守档案著录的《档案著录规则》。例如遇到一些难以理解的档案数据时，工作人员可以对数据进行整理归档，使文档与文档之间的某种关系相结合。另外，有必要及时检查文件，看看目录和页码是否有缺陷。及时对有缺陷的文件进行补充和完善，提高文件的利用率。同时，在记录档案工作中，应全面考虑信息化建设的相关要求，促进档案管理规范化、标准化。实现档案管理的规范化和标准化也是事业单位人员能够快速查找到的文献。分类号是文献检索过程中的重要工具，因此在档案管理规范化建设的过程中，还应加强分类号的规范化建设，以确保在《中国档案分类法》的指导下，档案分类编号的编辑工作有序进行，提高档案管理机构的工作效率。
        2、实行精细化管理，构建长效机制
        要结合单位档案管理工作的现状，以档案的各个环节为切入点，最大限度地完善管理制度，使档案管理不再局限于过程中清晰、详细的步骤上标准，还需要让调查、评估和审计能够实现量化操作。

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要制定档案管理标准和规范，单位要建立完善的制度体系，包括定期审查、考核和评价制度，如在每年年底的绩效考核中，需要相关机构和办公部门如档案移交登记表等对各方面内容进行严格的审核和检查，以确保表格内容正确完整，并根据登记表全面审查或适当的档案是随机事件，如果发现有遗漏或错误，需要对涉案人员进行处罚，还需要追究组织或办公室的责任。另一方面，为了推动档案管理建设工作标准化和规范化，需要实施年度、年中、季度检查、季度和年中审计，需要选择不同的优先事项进行有针对性的抽查，或者结合上一年度审计的不足之处进行进一步检查。要建立健全人事档案管理制度，人事档案关系到每个职工的切身利益、党和国家的事业发展等重要关系，具有重要意义。这就要求建立制度，制度建设是政策的根本，制度的实施是关键。在规章制度的实施中，要注重学习和培训，积极开展宣传，认真解读规章制度，准确把握规章制度的精神和要求，完善配套制度。根据实际情况，按照规章精神，制定完善配套制度，细化有关措施，全面落实规章各项要求，取得实效。加强监督检查，总结良好经验和做法，及时监督纠正执行不力，及时开展专项检查，规范人事档案的各个环节，有效利用档案信息，为单位提供人员参考，进一步加强人才储备，促进政府和事业单位档案工作的健康发展。
        3、进行资源档案的整合
        在事业单位档案管理过程中，缺乏组织管理人员，但其工作内容繁多，比较复杂。因此，为了减轻工作人员的负担，提高档案管理工作的工作效率，档案管理人员需要遵循“相关”档案资源分类的原则，将所有档案按类别、页码资源分类编目，不对页码文件进行重新编码分类，以保证在今后的管理工作中能够达到管理的标准规范。与分类一体化，有效节省了放置空间。同时，还可以提高浏览过程中检索档案的效率，促进档案管理向规范化、标准化方向发展，提高事业单位发展过程中档案资源的利用率。
        4、建立事业单位规范化和标准化的档案管理机制
        要推进事业单位档案管理的规范化、标准化，必须建立和完善档案管理机制。对档案管理工作进行严格考核，在此过程中，事业单位必须建立更加完善的档案管理制度和制度，以保证所有档案管理人员都能严格按照相应的制度和制度工作。此外，事业单位还要求档案管理人员在实际工作过程中融入信息技术，以提高档案管理工作的效率。事业单位还要调动档案管理人员的工作积极性和责任感，保证档案管理工作的顺利进行。
        5、加强宣传，提高相关人员的管理意识
        加强社会公共性是档案管理的前提和基础，使管理者对档案管理有充分的认识，从而深刻认识到档案管理的重要性。同时，还要在单位内加强宣传，使其他部门的工作人员提高对档案管理的认识，使档案管理工作人员改变“吃力不讨好”的认识。让档案管理人员从心底里喜欢这项工作，得到其他部门的认可，使整个单位充满和谐的气氛，开展后续工作。
        6、统一规范信息化建设的标准
        从分析实际工作入手，为积极推进事业单位档案管理信息化建设，我国各级事业单位正在逐步完成档案管理的数字化。但迄今为止，档案管理数字化建设还没有及时形成统一规范的建设标准，导致事业单位档案管理规范化建设进程缓慢。因此，在事业单位档案管理信息化建设过程中，事业单位应尽快建立和完善一套统一规范的信息化建设标准。只有这样，才能保证事业单位档案管理规范化的稳步推进。具体而言，在档案管理信息化建设过程中，应参照档案管理信息化建设的相关要求、规范和标准。结合档案管理工作各环节的具体要求，建立了基于统一运作模式的档案规范化管理处理系统。严格档案管理流程，规范档案管理行为。然后通过规范化的处理系统完成档案信息的转换。
        结束语
        综上所述，目前我国事业单位档案管理工作仍存在较大缺陷，档案管理人员有必要高度重视，针对不同问题制定解决方案，以推动事业单位档案管理工作规范化、标准化，进一步促进我国事业单位的可持续发展。
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        [4]李然.推进事业单位档案管理规范化措施探析[J].黑龙江科学，2017，8（14）：120-121.