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机关事业单位档案信息化建设存在的问题与对策

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：盖清

[导读] 摘要：机关事业单位由于工作内容较为多样，对档案管理工作要求较高，需要机关事业单位投入大量成本。

        山东省淄博市淄川区交通运输局山东淄博 255100
        摘要：机关事业单位由于工作内容较为多样，对档案管理工作要求较高，需要机关事业单位投入大量成本。面对这一局面，机关事业单位档案管理工作引进互联网技术，为机关事业单位的高效运行提供良好的后勤基础。与此同时，机关事业单位档案管理信息化，还有助于提升档案内容的安全性。由此可见，提升档案管理信息化水平，对机关事业单位的运行有着极其重大的作用。
        关键词：机关事业单位；档案信息化；问题与对策
        引言
        传统的档案信息管理方式都是通过纸质保存，一旦发生改变就要作废纸质档案重新打印，浪费时间、浪费纸张，工作效率大幅度下降。因此传统的管理模式已经完全不符合现如今机关事业单位的发展，很多机关事业单位已经开始对现如今的工作进行变革，原有的档案管理模式已经逐渐被抛弃，取代它的是信息化管理。这对于机关事业单位来说是一种新机遇，如果不及时做出改变就只能被时代抛弃。
        1机关事业单位档案信息化管理的必要性
        首先，机关事业单位档案管理中信息化建设属于主要趋势。针对机关事业单位的档案管理工作，信息化建设属于顺应时代发展的必要趋势，伴随着市场经济的持续性发展，信息化建设的进度持续加快，互联网对于人们的工作、生活影响愈加突出。不同管理软件的应用可以让人员从繁琐且重复的工作中脱离出来，从而促使档案管理工作达到准确、全面的效果，同时也可以更加迅速地查询并获取相关的档案资料。以往的档案主要是以纸质档案为主，纸质档案天生存在无法长期储存的缺陷，时间久了档案会因为虫蛀、受潮等问题导致资料丢失，其中部分重要资料在丢失之后修复难度大，这对于国家、地区以及相关主体部门都存在严重负面影响。应用信息化的方式可以改变这一问题，构建电子档案可以将数据储存在信息库当中，同时也可以根据档案资料的重要性采用备份储存，具备不可替代的优势。最后，可以显著提升管理效益。传统的档案管理模式主要是在储存档案方面进行准确的区分，以便于后续的查询与管理。采用信息化建设之后，可以通过电子档案的方式将信息储存在信息库当中。另外，在信息化管理基础上可以显著减少人力资源成本，档案查阅过程只需要输入相关的关键词便可以快速获取资料，节省时间的同时，也降低了人力资源的投入，提高档案的综合使用效益。
        2机关事业单位档案管理信息化存在的问题
        2.1机关事业单位高层领导信息化意识不足
        在档案管理趋势化发展进程中，部分机关事业单位的高层领导对信息化认知不足，认为档案管理信息化，就是将所有的档案内容录入电脑系统。这种片面的认知，无疑会影响档案管理信息化工作的开展，档案管理信息化发展缓慢。与此同时，高层领导档案管理信息化意识不足，也会导致机关事业单位不重视档案管理人员的培训工作，从而降低了管理人员对信息化的认知，对其工作的展开带来不利影响。
        2.2硬件设备落后不足阻碍档案信息化进程
        档案信息化建设需要拥有现代化的硬件设备作为支撑，如需要大容量的服务器用于存储档案信息，为档案储存提供足够的空间，并建立不同类型的数据库。而不断更新计算机的管理软件有利于完善档案信息数据存储的弊端与不足，不断加强对档案资料的保护。从目前的情况看，很多用于档案管理的设备都存在更新少、硬件设备不健全、计算机相对老化等问题，需要解决。
        2.3管理模式和手段单一落后
        在传统的人事档案管理模式下，人事档案管理的主要工作就是对于档案的收集和保存，通常是通过纸质保存，在查找时一旦分类模糊就要花费很多时间去查找，浪费人力物力的同时工作效率也十分低下。我国信息化社会发展日益迅速，如果只依靠人的力量管理档案将不符合时代发展要求、不符合事业单位与时俱进的发展理念。

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管理模式如果能有大幅度的变革，对于事业单位和员工而言都起到了很大的作用。
        3提升机关事业单位档案管理信息化建设的对策
        3.1提升机关事业单位高层领导的信息化意识
        机关事业单位的领导应加强对信息化的认知，明确信息化是档案管理工作的未来发展趋势，提升自身对档案管理信息化建设的支持力度。档案管理信息化工程的建设，需要机关事业单位各部门之间相互协作、共同参与，要求机关事业单位领导协调好各部门之间的联系，保障档案管理信息化工程的顺利建设。与此同时，机关事业单位领导应制定相应的奖惩措施，从而调动单位工作人员参与档案管理信息化工程建设的热情，全面推动档案管理信息化工程的建设进程。
        3.2加大资金投入完善基础设施
        现代化的档案管理模式采取了信息化智能管理模式，符合九防的标准，做到了以科技为基础，依靠先进的设备进行档案信息的管理，更新了储存技术、计算机技术、通信和信息化处理技术，将空气消毒、视频监控、漏水警报、红外线警报等方面设置的更加系统化、信息化，可以给机关事业单位一个更加安全、方便、舒适的档案储存和收集机构，提高工作效率、保障安全性、减少出错率。很多事业单位开始引进大量的新设备，基础设施的完善可以说是一劳永逸，带来更多的经济效益。档案管理也需要更新设备，可以提高工作效率，虽然不能创造直接利益，但是可以创造更多的间接效益，对于事业单位和员工而言都是很好的解决措施。
        3.3采取多元化管理模式和手段
        传统的管理模式和手段通常都是局限于纸质材料的保存，必须要及时更新。人事档案管理信息化最重要的一点就是将纸质材料信息化。机关事业单位的人才信息资源库就是要合理利用各种资源，最大限度发挥这些资源的利用率，纸质材料的信息化可以有效延长档案保存的寿命。机关事业单位在进行管理时要充分发挥计算机的作用，保证档案的时效性、全面性、准确性。管理者也可以将员工所获得的证书通过扫描仪扫描成电子版然后进行保存，在今后的信息调动方面可以节省空间、减少磨损，对于员工也是很强的一道保障。更新管理模式和手段已经刻不容缓，企业必须要充分重视。
        3.4做好档案安全保密工作
        机关事业单位的信息化档案具备特殊性，一些档案还具有公开性，另一些档案则需要保密，要求软件系统中对于特定档案的查看应设置权限，只允许相关人员查阅。为确保文书档案信息的安全性，档案人员还要妥善保管移动硬盘、光盘等档案保存载体，并在数据备份方面使用两种方式：一个是利用服务器存储和本机备份，即在两台服务器上使用磁盘阵列技术，把所有档案数据和数字化影像存储起来，确保数据库数据信息的一致性；另一个是利用实物介质进行存储和备份，把所有档案数据和数字化影像刻录成光盘，一式两份存放在防磁柜里，同时在移动硬盘中保存所有档案信息、数字化影像。事业单位还应设计研发一套档案软件，分类整理类型不同的文书档案资料，管理好系统的收藏和消息，合理设定文件的上传及下载等任务。
        结束语
        综上所述，21世纪很多机关事业单位都在争分夺秒地进行改革，改革带来的是传统方法的更新换代档案管理如果可以结合信息化技术，就可以提高工作效率、减少错误率，对于机关事业单位而言是一次很大的飞跃。因此，档案信息化管理已经是大势所趋，必须要做到与时俱进才能得到更长远的发展。
        参考文献：
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        [2]刘玲玲.信息化条件下机关事业单位档案管理问题[J].明日风尚，2017，33（12）：33-34.
        [3]曲铁成.机关事业单位档案管理中的电子档案管理[J].投资与创业，2019，23（6）：173.