信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈--中国期刊网

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信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：张艳

[导读] 摘要：当下我国已经步入到信息化、网络化的时代，以电子信息作为核心的高新科技得到了迅猛发展，同时也在很大程度上对人们的工作和生活产生了很大的影响。

        陕西省榆林市草原工作站
        摘要：当下我国已经步入到信息化、网络化的时代，以电子信息作为核心的高新科技得到了迅猛发展，同时也在很大程度上对人们的工作和生活产生了很大的影响。新时代背景之下，档案事业也成为高校社会主义文化建设的重要组成部分，所以档案管理工作需要充分发挥其职责，强化档案资料的管理，提升档案管理质量与效率，为学校的各项工作提供支持与服务。为此，在信息化时代背景下，档案管理创新与服务模式变革也是势在必行。
        关键词：信息时代；档案管理；实践；创新
        1信息时代下档案管理工作概述
        1.1概念
        档案管理工作，是指档案信息整理与档案实体整理工作，并为档案利用者提供各项服务。档案管理工作是企业、事业工作单位重要运行、发展的重要内容。信息时代下档案管理是指信息化档案管理，在传统档案管理的基础上利用信息技术开展档案管理工作，能够保障档案管理有效性，提升档案管理效果。在信息时代下档案管理工作主要分为实体管理与信息开发两个部分，分管实体档案与信息化档案。因此在信息时代下开展档案管理工作，要充分地认识到档案管理工作重点变化，完善档案管理工作方式，真正发挥档案管理工作价值。
        1.2特点
        1.2.1全面化特征
        在信息时代下开展档案管理工作，不仅包括了生产资料管理、人事档案等主要档案管理内容，企业在运行过程中产生的一切数据都被全面纳入信息化档案管理工作当中，全面把握企业内部数据资料，丰富档案内容，也能够为企业实现档案管理价值提供必要的基础。企业在开展档案管理工作时，应该正视信息时代下的档案管理工作要求，全面开展档案管理工作，扩大档案管理工作容量。
        1.2.2信息化特征
        信息化特征是信息化档案管理工作最为典型的特征，用信息技术开展档案管理工作。具体表现为以下几个方面：①用信息技术收集各项资料，并通过信息技术进行数据整理；②构建档案管理数据库，用数据库储存各项档案管理信息，实现信息化储存；③利用信息技术为档案利用者、管理者提供各项服务，实现信息化档案管理服务，节约档案管理工作资源耗损，实现高效能档案管理。
        1.2.3高价值特征
        在信息时代下，企业档案不仅是记录资料，也是企业运行、生产、决策、管理的重要依据。企业在充分把握档案的基础上，才能够更加详细地了解企业内部运行信息，作出最为科学地管理决策。因此在新时代下，企业档案管理工作价值能够得到最大化地开发，并参与到企业决策当中，真正实现档案管理工作价值。
        2信息化背景下档案管理创新发展的主要途径
        2.1完善管理模式
        在信息化时代背景下，档案管理工作想要实现发展与创新，就要对档案管理模式开展研究。作为档案管理人员，需要树立全新的工作理念，不断学习先进的信息技术手段，加强理论知识学习，提高个人技能，才能满足新时代背景下对档案管理工作所提出的各项要求。与此同时，因为档案管理工作十分复杂，在工作过程中会涉及到大量的信息资料，因此作为档案管理人员需要具备良好的录入能力、整理能力和归纳能力，保证传统纸质档案在转向电子档案时具备完整性、真实性，同时也要做好相关的备份工作。除此之外，在管理时需要树立安全意识，保证档案管理安全性，避免出现信息被删除或者被篡改的情况，加强电子档案存储工作，建立专门的网站，利用该网站发布全新的档案信息，为人们提供查询功能，同时也可以将档案资源共享功能加入其中。

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在一系列创新模式影响下，还应要求管理人员必须具备较高信息化水平与活跃的数据思维，将创新理念加入其中，加快对档案管理服务理念的转型，使其更好地满足社会发展需求，同时也需要提高个人适应社会能力，将更超前的服务意识融入到档案管理工作中。
        2.2加强档案信息数据库的建设
        因受到信息化的影响，在开展档案管理工作时，需要建设完善的信息数据库，以存储大量的信息资料。在数据库建设过程中，要把握好细节，加强信息技术与档案信息之间的融合，将传统信息转变成数字信息，并且将信息数据库建设作为中心内容，通过设置网络存储空间不断提高档案数字化网络的安全性。除此之外，还要对网络平台进行完善，将网络服务系统与档案管理服务系统结合起来。建立与完善信息数据库，使其与信息化时代发展内容相接轨，不断提高档案服务水平，在这时要求档案管理人员跟紧时代发展步伐，具备全新的管理理念，最终保证档案服务的质量。
        2.3提高档案管理人员的专业性
        在对档案管理工作进行创新的过程中，要求档案管理人员具备一定的专业性。在信息化时代，档案管理人员需要具备扎实的专业技能、专业理论，同时也需要具备创新精神，这样才能更好地完成档案管理工作，并且为档案管理工作创新与发展起到推动作用。作为档案管理人员，要及时更新工作理念与思想意识，主动学习最新的操作技能与管理知识，部门负责人必须重视档案管理力度，定期组织人员进行业务培训，提高业务水平。同时，管理人员也需要主动与其他同事做好沟通与交流，保证各部门之间工作步调一致，提高配合度与集体荣誉感。只有这样才能保证档案管理工作得到真正的创新与发展。
        2.4开展多元化服务
        档案开发与利用是档案服务的归宿，所以在服务模式创新过程中还需要积极开展多元化服务。在档案管理工作重视程度不断提升的环境下，群众档案利用意识也在不断提升，档案管理不再只是简单的实体保管，更是信息资源的集合体。所以，为了能够更好地满足档案利用人员多样化档案信息需求，有效实现档案社会功能，高校还可以积极开展多元化服务，从而有效实现服务模式变革。首先，优化传统档案服务模式。传统档案提供利用的大多是档案原件或是专题汇编，很少会对档案文件进行深加工，而在全新的服务模式下即可对档案信息资源进行深加工处理，这样提供的档案信息资源自然也会越发广泛。其次，为创新服务方式，需要合理使用信息技术，并且有效推进档案管理的现代化发展。服务手段也创新是档案服务模式创新载体，在信息化时代背景之下，计算机、多媒体网络技术可谓是加速融合与发展，数字化档案馆建设也成为信息化时代发展的必然趋势。为此，在档案服务模式创新的时候，需要对传统的管理模式进行改变，合理使用各类现代化技术，对传统的档案资料管理与存储方式进行优化，将更加丰富的编研形式呈献给档案使用者，满足其多样化需求。最后，还需要在此期间加强档案信息网络建设，构建出档案信息化主页，这样才能真正让“死档案”及时转变为“活资源”，为档案利用人员提供丰富、鲜活的档案信息。
        结束语：在信息化时代，高校档案管理的信息化进程是大势所趋。如今我国教育事业备受关注，档案管理工作在信息化时代受到了新的冲击与挑战，而高校档案管理的最终目的也决定了其服务创新的必要性。为此，在信息化时代背景之下，一定要积极借助相关技术开展档案管理创新、服务模式变革，这样才能有效提升档案管理质量，更好地满足信息时代的发展诉求。
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