事业单位档案规范化管理措施探讨--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

事业单位档案规范化管理措施探讨

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：杨宁宁

[导读] 摘要：随着科技的更新和时代的发展，事业单位的档案管理工作也要跟随时代脚步与时俱进。

        淄博市行政审批服务局山东淄博 255000
        摘要：随着科技的更新和时代的发展，事业单位的档案管理工作也要跟随时代脚步与时俱进。事业单位档案管理工作者要从自身角度出发，身体力行，做好榜样工作，方便改进措施的实施，鉴于此，本文对事业单位档案规范化管理的措施进行了分析探讨，仅供参考。
        关键词：事业单位；档案管理；规范化；措施
        一、事业单位档案管理工作的现状
        1、管理设施较为落后
        在以往的发展过程中，事业单位档案多为纸质档案，确实能够最大限度地为有需要的人员提供更准确的信息。但是，随着信息化的快速发展，这种管理模式显然需要更新。纸质版的档案存放环境也有较高的要求，但是，许多单位的档案缺乏固定的档案管理机房，档案存放地下室或一些小空间，甚至档案管理机房作为仓库，各种杂物都存在。
        2、档案管理制度还需建立并落实
        建立一套科学完整的管理制度，开展档案管理工作是有序进行的前提和基础，从目前来看，部分机构档案管理制度还不完善，存在许多问题，没有妥善解决，档案管理人员没有按照制度办事，导致档案混乱和漏档现象频繁发生，与档案管理制度有着直接的关系，因此，这个问题是当前更为重要的一项任务，需要尽快解决和落实。
        3、事业单位档案管理人员在专业技术上没有达标
        只有相关档案管理人员有足够的工作积极性和责任心，并具有较强的专业技术能力，才能保证事业单位档案管理工作的顺利进行。许多事业单位档案管理人员缺乏相应的责任感和业务技术能力和素养，在档案管理过程中不能根据实际情况及时作出改变，严重影响了事业单位档案管理工作的发展。此外，档案管理工作的机构更加频繁，许多档案管理人员不能完全熟悉相应的工作流程和规范，可能出现的工作错误和缺陷，以及一些临时聘用档案管理人员的单位，在档案管理工作中存在着安全隐患，严重制约了档案管理工作的进展。
        二、事业单位档案管理规范化管理的措施
        1、充分利用信息技术构建高效便捷的管理系统
        新时期事业单位的文件档案管理也要与时俱进。只有完善的功能和完善的信息系统，才能提高文档管理的质量。随着信息技术渗透到管理行为中，一些信息技术可以得到充分的应用，从而使文档管理的内容更加方便。特别是对于一些格式或其他属性不同的文档数据进行归档管理，通过使用信息技术，可以更好地对这些数据进行分类和存储，并且存储后可以在相对较短的时间内，通过输入关键词索引，然后找到相应的文档和数据。在实际操作中，应以电子档案为主，对一些纸质档案进行数字化处理，充分利用数据库存储实际操作中的信息，定期存储信息档案。另一方面，应加强计算机技术的应用，提高档案信息整理的效率，实现电话存储和识别，更好地促进档案管理的规范化和有效实施。
        2、增加资金投入，完善基础设施
        长期以来，事业单位在档案管理工作中主要以纸质文件为主，通过手工的方式来组织和总结档案，不仅十分繁琐，而且难以成功地完成日益繁重的档案管理任务。为解决这一问题，事业单位应加大档案管理经费投入，完善档案设备配置，使档案管理工作得以有效开展。同时，事业单位要加快信息化建设的步伐，跟上时代发展的步伐，使档案管理规范化、保密化得到完善，消除档案管理过程中的各种风险。事业单位要大力建设档案管理多媒体平台，发挥多媒体网络平台的作用，更好地管理档案和数据信息，使档案管理人员能够方便、高效地进行档案数据管理，档案用户也能够快速查找所需信息。
        3、加强管理制度规范化
        档案管理的规范化必须以系统的规范化为支撑。有了完善的制度，档案管理的规范化才能逐步实施。首先，管理体制要随着单位改革不断更新和完善，消除管理死胡同。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

其次，实行标准化和精细化相结合的管理制度，保证制度的精细化，为管理提供标准化、标准化、统一的管理方法。最后，规范申报时间、分类方法、保存媒体、保密原则，借贷法规及其他系统，提供一个强有力的制度支持档案的管理和应用，确保深化事业单位改革的同时，文件管理完美的制度约束，从而达到标准化管理。
        4、及时做好档案材料收集对接
        各类档案需要做好人事工作，如业务部门的科技档案、财务会计档案等，专员负责材料的收集，在有关部门规定的档案前做好详细的材料收集参考书，发给相应的负责人，根据参考书的收集情况，对于有些不认为应该增加档案参考书的档案材料的笔记可以发送到档案馆，定期收集材料的管理人员进行筛选、归档和存储。对归档日期有特殊要求的档案，如奖励、会精神传递等，应当第一时间放入档案室，由主管档案管理人员归档保管。对于干部和人事档案应对干部本人进行对接，入单后，首次按照有关规定对干部和人事档案进行审查、整理和归档，排除档案真实性后，追踪丢失的档案来源，及时完成。
        5、转变思想观念，提高重视程度
        为了保证事业单位档案管理工作的顺利开展，必须确保档案管理的规范化。档案管理人员必须树立新观念，充分认识各种档案材料的价值，积极履行自己的职责，保证档案管理工作的规范化。当前事业单位档案管理工作逐渐增多，而且工作内容和方式也发生了很大的变化，如果仍是传统的人工档案管理模式，不仅效率不高，难度大，需要主动引进国内外先进的档案管理经验，结合当前档案管理工作中出现的不足和问题，尽快作出改进和调整。各级事业单位领导要重视档案管理，加大人力、物力、财力投入，落实相应政策，确保档案管理规范化、有序化。
        6、加强培训工作，提升人员素质
        事业单位不仅要注重引进优秀人才，而且要优化工作时间和人力物力资源配置，加强档案管理人员的培训和考核。档案管理人员除了要接受培训和教育，对于各级管理人员来说，也需要加强学习，从而了解档案管理的最新趋势，学习和掌握新的技术知识，以保证档案管理方法的有效性和科学性。对于有内部培训条件的院校，应引进相关专业人员进行专业技术知识的教学，并注重专业技能的评估和其他工作实践。如果机构缺乏相关的专业技术人员，需要采取对外招聘、远程教学等方式，使档案管理人员接受培训和考核。具有监督职责的组织部门需要将考核与绩效相结合，加强员工对档案管理专业技能的重视，发挥激励作用。此外，监察部门还应当选择一些具有丰富实践经验的管理人员，送到事业单位档案管理部门，为档案管理的规范化发展提供指导。
        7、加强档案管理规范化的宣传教育工作
        过去，许多机构对档案管理的规范化、标准化缺乏足够的认识，导致实际档案管理效率低下。因此，事业单位应加强档案管理工作人员的规范化、标准化宣传教育，使档案管理工作人员真正意识到其重要意义，从而有效地激发档案管理工作人员的积极性。此外，经过对档案管理人员的宣传教育，档案管理人员可以及时认识到自身的不足和缺陷，及时纠正，从而促进档案管理工作的顺利开展。
        结束语
        总之，档案管理与事业单位的各部门、各项工作实践和管理工作密切相关，提高档案管理的规范化水平，可以保证工作效率的提高，为事业单位更好地为人民服务打下坚实的基础。但是档案管理工作涉及的内容很多，工作过程也很复杂，为了保证档案管理工作的效率，事业单位从理念、观念、人员、设备、管理、培训等方面，提高档案管理工作的规范化水平，为今后档案管理工作的快速、稳定发展奠定坚实的基础。
        参考文献：
        [1]李峰.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].现代经济信息，2018（24）：139.
        [2]陈国芹.事业单位会计档案管理规范化探讨[J].陕西档案，2018（06）：46-47.
        [3]杜云静.事业单位文书档案的规范化管理思考[J].兰台内外，2018（11）：63-64.
        [4]蔡梅玉.事业单位档案管理规范化的分析[J].经贸实践，2018（19）：233-234.