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试论如何提高档案管理工作的水平盖清

发表时间：2020/11/2 来源：《基层建设》2020年第21期作者：盖清

[导读] 摘要：为了促进事业单位稳定健康地发展，事业单位应该不断优化档案管理方式，针对档案管理过程中存在的不足，及时地改善，进而为事业单位的健康长远发展奠定基础保障。

        山东省淄博市淄川区交通运输局山东淄博 255100
        摘要：为了促进事业单位稳定健康地发展，事业单位应该不断优化档案管理方式，针对档案管理过程中存在的不足，及时地改善，进而为事业单位的健康长远发展奠定基础保障。事业单位还要不断促进档案管理信息化建设，提高档案管理工作的信息化水平，深入挖掘事业单位档案的价值，从而为事业单位决策、业务开展提供数据。
        关键词：提高；档案管理；水平
        引言
        事业单位档案管理工作的特点为政治性、服务性以及管理性极强，同时工作内容也是整个单位的基础工作之一，针对信息化时代的特点，对档案管理进行科学化探寻，针对现阶段档案管理科学化水平进行分析，档案管理的应用价值没能得到最佳的发挥，结合多种创新技术以及手段到档案管理工作中，从而满足市场激烈竞争的需求，构建全新的档案管理科学化体系，更好地发挥档案管理的超强功能，提高行政事业单位档案管理的质量。
        1提高事业单位档案管理工作水平的重要作用
        档案管理作为事业单位管理的重要内容，在事业单位的发展和改革中发挥着重要的价值和作用。在工作开展中不仅要对接不同的行业，还会涉及诸多的资料和内容，由此在整个过程中也对事业单位档案的保管和整理提出了更高的要求。在档案管理过程中，应该根据规范的管理流程去开展工作，不断完善科学合理的管理制度，提高档案管理人员综合素养，为档案管理工作的顺利开展奠定基础保障。同时，随着事业单位的快速发展和改革，单位应该意识到档案资料的重要性，优化档案管理手段和方法，定期对员工进行培训，提升员工管理水平和能力，利用现代化信息技术优化档案数据和系统，从而提升档案数据的准确性和有效性，为事业单位的发展提供重要的依据。
        2事业单位档案管理工作中存在的问题
        2.1对档案管理工作认识不到位
        现阶段，在我国大部分事业单位档案管理中，受传统档案管理工作的影响，没有认识到档案管理工作改革的必要性。将单位的工作重点都放在了社会服务上，没有意识到档案管理对于单位未来的价值和作用。同时，档案管理人员也认为档案管理工作不能给单位带来直接的经济效益，这种错误的意识很容易造成事业单位在发展过程中忽视对档案的管理工作，最终对档案管理工作投入的人力物力不足，影响档案管理工作的效率和质量。
        2.2资金投入量非常少，信息化程度也非常低
        事业单位档案管理工作中的设备不能得到有效更换，尤其是事业单位各工作部门都能达到其配置的更换条件下，相关的部门不能投入一定的资金到档案管理部门中，导致现阶段应用的档案管理工作设备非常落后。另外就是档案管理部门的工作环境对比其他部门非常简陋，会降低档案管理人员的工作效率。而针对现阶段各行业领域应用信息化技术进行分析，其档案管理进一步迎合网络化管理需求，进行网络化档案管理。由于部分事业单位的网络管理系统没有开发，导致网络化档案管理覆盖范围很低。即使已经开发网络管理系统，但其维护工作不到位，导致网络管理系统的应用性非常低，其信息化程度太低，不利于档案资料的长期保存，大幅度降低档案管理工作质量，加大档案管理检索查阅的时间，导致管理成本大大提升。
        2.3档案管理制度不完善
        现今，档案管理机制不健全，对于相应职责的划分十分模糊，相关工作人员很容易发生工作上的问题纠纷。事业单位档案资料编制体系不够细化，档案资料纸张的运用和档案归档、修建标准有出入。这样一来，不但加重了档案管理工作人员的工作量，还使得档案管理工作水平低下。

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另外，部分档案管理部门的相关程序不健全，尤其是关键档案资料的借阅、查阅流程不严谨，这极易导致机密文件遗失。事业单位档案管理不管是在前期的编排与划分上，还是后期的管理过程中都相对混乱，并未严格依照有关规章制度进行。值得注意的是，事业单位档案管理监督机制不完善，部分监督管理部门受到来自内部环境和人为因素双重因素的影响，导致档案管理工作滞后于单位发展。
        3事业单位档案管理提升路径
        3.1加强重视，增强档案管理人员综合能力
        综合能力较强的档案管理人员能够严格按照管理制度和相关要求对档案管理工作各项内容进行管理和监督，促使档案管理工作的开展更具有效性和规范性。首先，事业单位应加强对档案管理人员能力方面的重视度，充分意识到档案管理人员对档案管理工作的重要性，进而根据单位档案管理工作的实际内容和发展需求，结合档案管理人员的工作情况制订全面合理的培训计划。其次，聘请专业人员为档案管理人员进行档案管理知识的培训，帮助管理人员能够深入全面了解档案管理工作的相关内容及规范要求，不断形成正确的管理意识和工作态度。同时需要时刻关注社会形势变化，定期对培训内容进行调整完善，确保有关档案管理的新知识和新技能能够及时传授给档案管理人员。另外，新时代发展背景下，事业单位还需培养档案管理人员一定的信息技术操作能力，能够熟练运用软件及设备开展档案管理工作，为档案管理工作的信息化发展打下良好基础。
        3.2加大资金投入力度
        科学化的事业单位档案管理工作不仅要满足其技能以及素质的提升，还需要建设资金的支持。因为只有不断完善档案管理工作的各项设备，从充足的资金中全新升级相关的设备，才能结合计算机现代技术，构建一个高效的档案管理系统。事业单位要对档案管理工作的环境进行全新的升级改善，满足最佳的信息化档案管理工作需求点。为了达成网络化档案管理，事业单位要为档案室配备计算机，计算机设备进一步应用到档案管理工作中，能有效提升档案管理的质量。档案管理工作必须要结合信息技术，实现档案管理的信息化发展目标。同时电子档案可以让档案调档效率更高，还可以结合备份，避免档案资料被遗失。更重要的一点就是，其信息化技术应用到档案管理工作中，可以有效降低管理的成本。
        3.3完善管理制度体系
        进一步强化档案管理工作的制度体系是提高管理工作效率的重要途径。事业单位需要按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。这一种反馈机制的发挥可以显著提高档案管理工作人员的工作积极性，并提高对于管理人员的个体尊重意识，让档案管理工作达到循环提升质量的作用。
        结束语
        总之，目前，在社会高速发展的形势下，事业单位要积极创新并改善档案管理工作的思路与模式，这对于单位稳定和谐发展具有十分重要的意义。但是，国内事业单位档案管理工作中存在的诸多问题与不足，严重影响并威胁到事业单位档案管理工作的全方位开展。因此，要不断创新事业单位档案管理工作，全方位提升档案管理的水平与质量。
        参考文献：
        [1]张新颜.新形势下事业单位档案管理与创新策略初探[J].办公室业务，2019（14）：121.
        [2]王莉莉.新形势下事业单位档案管理的改革探究[J].办公室业务，2019（09）：86+91.
        [3]张海宁.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2019（05）：84-85.