刘伟军1 刘伟强2
1.山东医学高等专科学校 2.临沂九中
摘要：信息化迅速发展的今天，学籍学历管理也步入了现代化，但也还是存在着很多的问题。本文针对这些问题，根据自己的工作经验，基于管理平台，提出了一些提高工作效率的小技巧。
关键词：信息化、学籍学历管理、公式
引言：在信息化大环境下的今天，我们的学籍学历管理该如何有效的利用这一便利条件提升我们的工作效率，减少工作中的失误？我将在文章中和大家分享下我的工作经验。
在信息化迅速发展的今天，各高等学校的学籍、学历管理水平也得以极大提高，由过去的纯手工操作转为高端、精密的信息化管理。几乎每个学校都设置了相关的学籍、学历管理平台，但仍然存在一些不可忽视的问题。
1、高校学籍管理现状及存在问题
（1）缺乏完善的学籍制度管理体系。虽然多数院校都制定了自身的学籍管理制度，但学校管理模式并未及时更新，致使学籍管理工作重点弱化。大部分学生并不了解学校的学籍、学历管理具体内容及其对自身的重要性。
（2）对学籍、学历管理工作的重视性不足。学籍、学历工作非常的繁琐、复杂，许多高校对其的重视程度不足。相当一部分高校师生对学籍管理工作理解有限，认为仅仅是单纯的管理学生数据状态，缺乏正确的理解和相应的重视。
（4）学校规模不断扩大给学籍、学历管理工作带来困难，给相应的工作人员带来巨大压力。随着学校招生规模不断扩大，学籍、学历管理的工作量也在不断增加。但学籍、学历管理的工作人员并没有随之增加。学籍、学历管理工作要对数据的精准性要求非常高，一个小数据的错误就有可能给学生和学校带来巨大的麻烦和损失。这一切都导致学籍、学历管理工作人员的压力极具增大。
（5）学籍、学历管理工作人员综合素质能力高低不一。随着信息化在学籍、学历管理工作中的应用、推广，其工作人员的计算机水平也急需提高。但好多高校的管理工作人员都非计算机科班出身人员，在大数据处理时就面临重重困难。
2、相应的对策和措施
针对以上提出的在高校学籍、学历管理工作中的种种问题，我认为首先就是需要各个高校应该意识到学籍、学历管理的重要性，建立相应的完善的学籍、学历管理体系、机构。认识到学籍、学历管理工作的复杂多变性，提高相应工作人员的综合素质。
在大的方针、政策方面，本人没有什么建议，但是在细微的学籍、学历管理工作方面有一些心得，在这里和大家分享一下。学籍、学历数据管理中要进行复杂的数据管理工作，这就需要我们工作人员要对一些基本的Excel函数公式熟练及灵活运用。
（1）学籍注册挑选学生数据时的vlookup函数公式
每年的9月份各高校的新生报到。基本上都是报到数据小于录取数据的。所以，我们在10月份给这些新生进行学籍注册时就需要将实际报到、在校生数据和录取数据进行比对以得出最终的正确数据。以前学生人数少的时候可以一个一个人工核对，但现在都是四五千甚至上万条数据，依赖于以前的人工核对数据是不现实的。这就需要使用到我们的函数公式vlookup。下面我举个例子对这个公式的使用进行具体说明。涉及到学生数据的保密性，我们在这里以假设的学生成绩表进行讲解。比如我们如果想在这个成绩总表1中找出表格2中人员的成绩。
成绩总表1
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表2
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我们需要在表格2中第四列第二行中插入函数公式vlookup。以a2为“查找值”，“数据表”为第一个成绩总表，“列数”为自己想要查找的内容在第一个表中的列数。“匹配条件”直接填写“0”即可，这样单元格中应该显示为：
=VLOOKUP(A2,表!$A$2:$D$34,4,0)。在这里我举例只举了一列数据，如果还有其他需要查询的数据，直接在列数中修改即可。
这个vlookup函数公式不只在学籍注册，在学年注册和学历注册中都能够使用到，可以说是在学籍、学历工作中非常实用的函数公式。
（2）在确保数据的正确性后，在学信网对学生数据进行注册后，剩下的就是在于平时对数据的维护了。在数据维护方面，建议学校建设专门的数据平台，最好是能和学信网数据对接的平台。我校使用了顶点的数据平台，在学籍异动，数据查询等各方面我都是让该公司向学信网模式靠拢的。同时，学籍、学历管理工作人员随时要向各个部门提供各式各样的数据，在此可以委托公司在学校的管理平台上提供各种报表查询。这样可以极大的提高学籍、学历管理工作人员的工作效率。
（3）学历注册完成后学生就可以毕业领证离校了。在学历注册这一块也有一个比较实用的公式，在这里和大家共同探讨一下。我们知道毕业证书的标号比较长，不能直接下拉。这里有个简单的办法，可以生成毕业证书编号。
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A列输入常规项（文本格式），b列输入证书后四位流水号（文本格式），c列要设置为“常规”格式，然后在c1（要设置为常规格式）处输入 =a1&b1 确定即可。
现在证书的打印基本都是由学校自己处理了，这时候一些数据的处理上会出现一些小问题，比如怎么把阿拉伯数字的出生年月日转换成大写数字。年份转换上，是右键选中年份，然后设置单元格格式，自定义，黏贴上[DBNum1]0，就可以将阿拉伯数字的出生年月转换成大写的数字了。出生月、日，转换是这样的，如将11转换为十一。在b2的单元格中输入=IF(A2=10,RIGHT(TEXT(A2,"[dbnum1]"),1),IF(A2<20,RIGHT(TEXT(A2,"[dbnum1]"),2),TEXT(A2,"[dbnum1]")))
注意的是复制上面的公式到表格中是公式中的A2有时会变成其他的数字，一定要注意修改回A2才可以。原始单元格设置为常规；原数据需要先转换为数字。
3、小结
学籍、学历管理工作中零碎、琐碎的地方太多，都需要做到极致，太宰治说过“只有做到极致，方不致癫狂”。我们的学籍学历管理工作是只有做到极致，方不出现大纰漏。学籍、学历不出现纰漏，我们的日常教学、管理等各个方面方不致癫狂。我们的学校才能长远发展，我们的学生才能有远大前途。