林周权
山东省菏泽巿曹县砖庙镇社会事业服务中心 山东 菏泽 274000
摘要：目前，我国的现代化建设的发展迅速，计生档案管理作为计生部门的基础性工作，是国家档案事业的组成部分，也是计划生育的基础材料。就目前来看，我国计生部门以及医院在计生档案管理上还存在很多问题，如认识不足、管理不到位等，这要求相关单位、部门做好计生档案的管理工作，提高自身的管理意识，采用先进的管理方式，提高档案管理有效性。论文就当下我国计生档案管理中存在的问题展开合理的分析，并提出建设性的解决对策，促进我国人口健康事业的全面发展。
关键词：计划生育档案管理；存在的问题；对策
引言
现代化管理模式是在信息技术不断发展进步背景下诞生的一种新型工作方式，与传统工作模式相比有着良好的应用优势，不仅可以提高管理工作的水平及效率，而且可以保障数据存储及取用的安全性和稳定性，实现统一化的档案管理工作，减轻员工的工作压力，这符合时代发展的基本需求。不过，从具体的基层计划生育档案管理工作环节来看，目前还存在一些问题需要解决。比如，传统管理工作模式的任务量大，容易由于人为因素造成数据记录错误、数据丢失等问题，影响着档案管理工作的安全，进而影响了现代化档案管理工作模式应用价值的有效发挥，需要管理部门积极结合自身发展的实际情况，研究有效解决管理工作难题的可行对策。
1计生档案管理工作的重要性
1.1计生档案是退休独生子女父母一次性奖励发放的重要参考依据
为了做好集团公司职工退休申领一次性独生子女父母计划生育奖励工作，保障领取《独生子女父母光荣证》家庭的权益，对集团公司办理完正式退休手续并领取了《独生子女父母光荣证》的职工进行了奖励费的发放。因此，计生档案作为退休独生子女父母一次性奖励发放工作的重要参考依据，在取证等各项工作上发挥着积极作用。
1.2人口计生档案是服务育龄女性的重要抓手
大量实践经验表明，做好计生档案管理工作，可以为育龄女性提供更加人性化和具体的服务，计生档案可以为医院生育工作提供必要的数据支持，医院通过接收意见信息，还可以帮助医院不断完善计生工作内容，从而提供更全面的服务。在医院通过参考计生档案信息，从而进一步掌握流动人口生育情况，为其建立计生档案库并普及相关生育知识内容，通过科学方式进行避孕，从而实现优生优育，可以实现对人口的有效控制，从而为计划生育工作计划进展作出正确的决策，同时还能够更好地促进和谐社会的建设发展。
2档案价值
档案价值是指档案对于国家、社会和个人的有用性。在档案的价值形态上主要有凭证价值、情报价值、现实价值、长远价值、对于形成者的价值以及对于社会的价值。档案的价值鉴定就是档案收集和鉴别过程中对于档案的实用性进行的甄别，对于档案的价值鉴定应按照全面性、历史性、持续性、效益性、客观性、真实性的原则进行判断，通过规范的判断，实现档案管理的效率性。档案的价值其根本是符合国家和人民的整体利益。档案信息是随着社会高速进步而不断产生的，即使有可能在当前的时代背景下无法展现出价值。但是有可能在社会发展的某一个阶段，就能够展现出极强的应用优势，这也就体现出了档案价值鉴定工作的重要性。一是档案管理工作的要求。档案管理工作已经成了世界各国十分重点关注的领域，这也是确保社会经济健康发展的后备支持。档案管理工作已经日趋完善，形成了十分科学的流程。不仅包含基本的信息收集、鉴别以及整理编研工作，还涉及到后期的保管工作，每一个步骤都需要花费大量的成本。为了能够降低档案管理工作的成本，提高工作的效率，就需要发挥档案价值鉴定的效果。只有能够精确地对各类档案的价值进行判断，才能够将一部分具有重要价值的档案区分开来，将有限的档案管理工作的资源应用到更重要的领域中。二是有利于安全保管。
档案信息本身就是十分重要的，做好安全保管工作也是必然的。每一件档案信息都拥有不同的保管期限，档案价值鉴定就能够确定不同档案信息的保管期限。对于一些需要长远保存的档案，往往是具有十分重要的参考价值的。甚至这些档案在达到了保存期限之后，还可以应用档案价值鉴定来进行重新界定，决定是否还会有继续保存的需要。若是已经失去了未来参考的价值，就可以直接进行销毁。如果缺乏了档案价值鉴定工作就会使得一些重要的档案和一些不具备保存价值的档案混淆在一起，造成了大量的资源浪费，给档案管理工作人员带来了过大的工作量，并且实际工作的效果不佳，严重影响到了档案的安全保管工作。
3基层计划生育档案现代化管理工作的发展策略
3.1强化内部宣传教育工作
基层计划生育部门在进行档案管理工作时，想要充分发挥出档案现代化管理模式的应用价值，就必须意识到人才的重要作用，结合档案管理工作的重要性问题，定期对员工进行思想教育工作。在这个环节中，要侧重于从员工的个人发展问题出发，安排领导人员与员工进行面对面的沟通，了解员工在档案管理工作中存在的问题，分析产生问题的根本原因。然后，从文化建设及政治思想教育的方面，组织开展一些文化交流活动。通过这种方式可以增进员工之间的情感交流，让员工能够将团结奋斗的精神融入到具体工作环节中。另外，还可以将现代化档案管理理念与活动主题结合起来，潜移默化的提高员工对开展现代化档案管理工作重要性的认识，为后续各项档案管理工作的有序运行提供基础保障。
3.2规范数据收集及整理环节
在实际开展现代化管理工作时，必须要对数据进行规范化的收集及整理工作。通常情况下，档案管理部门需要统一档案的存储格式，比如，利用TXT格式存储文档，利用JPG格式存储图片。存储类型的选择要注重于考虑不同系统的兼容性问题，避免出现档案内容无法显示的问题。同时，由于档案管理部门不仅涉及到档案存储的问题，还需要考虑档案的开发及利用功能。这就需要管理人员在前期档案数据整理环节，利用计算机模拟人工立卷，再按照类别把所属的条目内容打印出来，用来替代传统以“卷”为单位案卷目录的检索工具。通过这种方式，可以给后续档案查找工作提供便利，而且也可以为后续档案存储工作的有序开展奠定基础，进而减轻员工的工作负担，提高工作效率。
3.3制定完善档案信息的安全管理制度
从网络环境当中潜在的安全风险问题来看，在开展档案现代化管理工作时，管理部门应当结合国家对档案存储管理工作出台的相关条例，完善内部的监管机制。首先，从人员工作行为方面进行管理，建立责任监督机制，并定期对员工的工作情况进行考察。同时，配合使用奖惩结合的管理机制，以此来规范员工的工作行为，提高员工工作积极性，避免由于人为因素造成数据信息失真的情况。其次，应当加大资金投入，引进网络安全防御软件，比如，安全防火墙。以此来阻挡病毒对档案管理系统的攻击。再次，还应当为不同的部门设置不同的平台登录权限和数据信息查找、修改的权限，避免员工误操作而导致数据信息被篡改的情况。在这个环节当中，管理部门应当重点做好数据信息的备份工作，以降低安全风险隐患的发生几率。这些都是推动基层计划生育档案现代化管理工作可持续发展的关键环节，需要相关管理工作人员引起重视。
结语
综上所述，人口计生档案管理工作对社会发展以及健康事业的开展起着积极作用，但就我国计生档案管理现状来看，仍存在很多缺陷，如管理意识缺乏、专业程度较低以及信息化水平低下等，这都不利于提高我国计生管理工作的有效性及工作质量，需要相关部门结合计生档案管理现状，建立有效的管理制度，积极做好宣传工作，使档案管理朝着规范化、严格化的方向发展，为群众提供更优质的服务。
参考文献
[1]王建国.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题[J].中小企业管理与科技:上旬刊,2012(07).
[2]殷召亮.论信息化在人口与计划生育中的积极作用[J].中国卫生产业,2019(05).