杨淑芳 陈莉
华电湖北发电有限公司电力工程分公司 湖北省黄石市 435000
摘要：企业文书档案对于企业的长足发展具有重要意义，文章对企业文书档案管理的参照标准进行了系统梳理，提出当前企业文书档案管理存在四大问题：管理制度不够完善、管理模式不够规范、档案意识不够强化、信息建设相对滞后。基于此，为推动企业文书档案工作的发展，提出从完善管理机制、创新人才培养、加快信息建设三个方面推动企业文书档案的发展。
关键词：文书档案;管理;工作
引言
文书档案资料主要指的是机关、企业、社会团体在日常管理过程中形成的具有保存价值的文件资料，主要形式有命令、布告、指示、信函、通知、批复、会议记录、工作计划等。在现代信息化技术快速发展的背景下，通过创新文书档案管理策略，能够有效提升文书档案资料的查询效率和查询利用的便捷性，充分发挥文书档案的作用。
1文书档案管理工作问题
1.1文书档案管理工作人员的信息化技术水平有待提升
这一情况是目前文书档案管理工作创新发展过程中比较突出的问题。部分单位的文书档案管理工作人员虽然比较了解传统文书档案管理工作模式，但是对于信息化档案管理技术的理论知识和应用技巧上存在一些空白，整体素质有待提升。另外，部分管理工作人员对于学习信息技术的积极性不高，这样就导致这部分文书档案管理人员无法良好适应信息化背景下的文书档案管理工作，使信息化文书档案管理系统平台无法发挥出应有效果。
1.2文书档案资料信息化建设存在安全性问题
在文书档案管理的过程中，保证文书档案资料的安全性是非常重要的工作。但在信息化背景下的文书档案管理过程中，保密性是信息化系统必须从底层要考虑的问题，要从硬件、软件和使用人员的管理三方面来解决。档案信息化管理平台，需要将文书档案资料直接上传到服务器或云端，这样文书档案管理人员便能方便地借助互联网平台从数据服务器下载资料，让数据资料解包，但也存在着一定的风险，可能会导致防火墙外的数据在受到攻击之后被篡改，从而严重威胁文书档案资料的安全性。
1.3信息化建设仍然存在比较大的提升空间
在现阶段的文书档案信息化管理背景下，部分单位仍然为对实现文书档案信息化管理的重要性有足够认识，相关人力、物力、财力的投入比较少，这样就阻碍了信息化系统平台的建设效率。部分单位没有设立信息化系统平台建设专项资金，使得一些硬件设施和软件系统仍未建立起来，或者系统平台存在不够先进等问题，从而容易给文书档案管理工作带来比较多的问题。
2提升文书档案管理工作的可行性对策
2.1创新人才培养
人才是企业文书档案管理的重要支撑，文书档案的管理具有较强的专业性，强化人才培养十分必要。在人才引进阶段，注重档案专业人才的引进，注重人才队伍的结构组成，构建科学合理的人才团队。此外，注重档案工作者的培训，积极参与各类专业培训，丰富人员的知识，掌握最前沿的技术和方法。大型企业可以邀请档案领域知名的专家学者来企业开展专题讲座，通过“请进来”“走出去”相结合的方式帮助档案工作者提升专业素养，以适应档案事业发展的新需求。而档案工作者应注重自主学习，不断更新自身的知识体系，密切关注文书档案相关参照标准的变化，及时调整工作思路，实现企业文书档案的规范管理。
2.2完善档案管理制度
文书档案管理过程中，要对各项制度进行完善，如文书档案的收集制度、归档制度、利用制度和保管制度等，为文书档案管理创造了有利条件。
进入“互联网+”时代后，文书档案管理模式与技术逐步推陈出新，而文书档案有着信息量大的特点，同时类别众多，来源广泛，对此要制定文书档案管理制度，包括《档案室工作职责》《档案保管制度》《档案统计鉴定和移交制度》和《电子文件归档制度》等，保证文书档案管理工作效率实现提升，同时注重对文书档案网络管理机制的完善与优化，将各种终端设备充分利用起来，合理设定权限，达到自动化服务和数字化服务的要求。这样文书档案管理工作才能顺利开展，在操作与保管上达到统一，不断提升电子文书档案管理的规范化与安全化水平，让已有的网络信息资源得到共享，保证文书档案的作用得到有效发挥。在开展文书档案管理工作的时候，虽然在“互联网+”时代要注重电子文书档案管理工作，但是也要意识到传统文书档案管理的重要性，不仅要对传统管理模式进行改进，也要积极运用现代化技术与管理手段，实现电子文书档案管理与传统文书档案管理的齐头并进，这样文书档案载体才更加多元化，为文书档案保管与利用创造更加有利的条件。此外，我们还要结合文书档案的电子化管理要求，对相关制度进行完善，并严格落到实处，促使文书档案管理工作顺利开展。
2.3大力开发文书档案管理信息系统，强化文书档案管理效率
首先，在信息化背景下的文书档案管理过程中，应该在信息系统中合理地设计档案资源管理模块，具体涉及到档案数据库、档案资料库、保管期模块和文档模块等内容。同时，在信息化文书档案管理过程中，还需要充分发挥信息系统的采集功能、存储功能、资源分类功能、信息统计功能、档案资料查询功能，全面简化文书档案信息化管理的操作程序，以此提升文书档案的管理服务水平。此外，文书档案管理人员还应在借助信息系统进行管理的过程中充分发挥信息系统的预览、打印和传递功能，切实保证文书档案资料的完整性和真实性，全面提升企业文书档案的管理效率。其次，通过增加文书档案信息化系统的编号查询和关键词查询功能，并合理设置文书档案资料的来源、文书档案内容、录入时间和使用方向的标签，增添信息查询功能。同时，还需要针对不同类型的文书档案资源设置不同的档案代码，让文书档案的代码与信息文本内容更好地对接起来，这样才能够为企业工作人员查询文书档案资料提供便利的条件。最后，企业文书档案管理人员应该根据实际情况选取现代化的信息系统开发平台，充分突显出文书档案管理系统的可操作性，增加可视化设计功能。同时，还需要保证文书档案管理信息系统的调查、分析和转换工作的顺利开展，深入进行文书档案资料开发，从而有效提升企业文书档案的信息化建设水平。
2.4完善文书档案的日常工作机制
1)做好文书档案的全面管理。 制定企业内部文件材料归档范围表， 并要求按照归档范围表全面收集和整理文书档案。 企业上下级之间、 内部各部门之间应重视和支持档案工作， 密切配合， 互助协作， 保证文书档案的完整和全面。2) 遵循文书档案管理的标准规范。 企业应当按照国家有关档案管理的法律法规和企业内部的档案管理制度， 严格按照标准规范进行文书档案的管理， 对文书档案应及时归档、 规范整理。 纸质档案和电子档案要做到对应和统一， 电子档案的收集和管理要严格按照国家有关规定和标准执行。3) 加强文书档案的安全管理。 企业要重视文书档案的安全， 配备符合安全标准的档案存放场所，涉密文书档案存放要符合相关保密规定， 电子文书档案要及时在光盘或专用移动硬盘上进行备份。 要建立健全文书档案安全机制和应急措施， 利用和查找档案要严格履行审批程序， 做好涉密档案的保密工作。
结语
总之，在“互联网+”时代，文书档案管理工作要适时作出改变，打破传统的档案管理模式，顺应社会发展潮流，尽快提升档案管理层次和水平，我们将以这次档案工作规范等级复查为新的起点，采取规范化、系统化和信息化管理措施。在思想观念上作出改变，将各项先进技术与设备运用到文书档案管理工作中，满足时代发展要求。通过建立完善的档案信息数据库，有利于档案资源利用率的提升，并定期开展对档案管理人员的培训教育工作，促使他们的工作能力实现提升，保证“互联网+”背景下文书档案管理工作高效开展。同时也为接下来创省三星级档案单位奠定扎实基础。
参考文献
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[2]曹梅.文书档案管理中存在的问题及对策[J].企业文化（下旬刊）,2017(06).
[3]金晶.浅析强化文书档案管理工作的有效对策[J].科教文汇（中旬刊）,2017(06).