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人事档案管理在中学人力资源管理中的作用分析

发表时间：2020/11/4 来源：《基层建设》2020年第21期作者：程呈

[导读] 摘要：人事档案管理是学校管理工作的重要内容之一，随着技术的发展，中学人事档案管理人员也要做到与时俱进，学习并掌握人事档案管理的先进方法，并根据现代教育管理的要求，探究人事档案管理模式，在做好纸质档案管理的基础上融入技术手段，使学校的人事档案管理更加完善与实用。

        济南外国语学校三箭分校山东济南 250000
        摘要：人事档案管理是学校管理工作的重要内容之一，随着技术的发展，中学人事档案管理人员也要做到与时俱进，学习并掌握人事档案管理的先进方法，并根据现代教育管理的要求，探究人事档案管理模式，在做好纸质档案管理的基础上融入技术手段，使学校的人事档案管理更加完善与实用。本文首先分析了人事档案管理的优势，接着分析存在的问题，进而提出了几点优策略，如加强人员管理、改进管理机制、健全规章制度等，以期为提高中学人事档案水平提供一定的借鉴与参考。
        关键词：中学;人事档案;管理;管理机制;规章制度
        人事档案是人事管理的重要内容，其中包含着单位全体人员的身份、学历、工作经历等。人事档案既是对个人成长轨迹的记载，也是国家对个人动态的认可，具有较高的法律效力。对于中学来说，做好人事档案管理工作是强师资队伍建设的重要前提和基础，对于学校教育事业的发展具有十分重要的意义。但是当前，中学人事档案管理中还存在一些问题，必须采取有效措施，改进人事档案管理方式，促进人事档案管理工作的顺利开展。
        1人事档案管理的优势
        人事档案记录着个人成长轨迹的全部内容，对于中学来说，是对全体教职工进行管理及开展各项工作的基础，是学校考察干部、选拔人才的依据，对强学校教师队伍建设，提高教学、党政管理及科研工作水平等都有重要作用。实行人事档案管理，并在档案管理系统中采取电子检索技术，能够把检索方法由联机检索、脱机检索转变为智能及网络检索方式，促进档案网络传递。此外，人事档案管理，可以利用网络技术实现人事档案的科学分类、提取、加工及分析等，促进档案管理效率的提高。相较于传统档案管理，电子档案更容易保存、修改及查询，并且通过网络传递更加方便、快捷，可以提升档案利用率，減少人工管理成本。
        2人事档案管理在中学人力资源管理中的作用
        2.1有助于最大限度地发挥人力资源的效力
        中学是教书育人的地方，在学校内，不仅有行政职能人员，还有教师队伍，一个学校的人力资源丰富多样，每一个人都需要在自己的岗位上发挥作用。科学合理的人事档案管理，可以让中学管理者更好地发现人才，启用人才，减少学校的优秀员工的流失，而且学校内部对于干部的评定，对员工的工资福利待遇的分配也是基于人事檔案基础之上的，加强人事档案管理，可以最大限度地发挥人力资源的效力。
        2.2有利于人力资源的合理配置
        人事档案管理可以促进学校的各个部门之间实现资源共享，从而对学校的人才进行合理配置。每个员工都有自身的特点，能力亦不相同，在进行管理的时候，必须要借助人事档案，才能更好地了解员工的特长、专业等，从而将员工安排在更合适的岗位上，实现人力资源的合理配置，让每个人在不同的岗位上发光发热，发挥自己的潜力，提高学校的教育质量和教育水平。
        2.3直接关系员工的切身利益
        中学员工所享受的福利待遇与自身的工作经历是息息相关的，人事档案体现的是员工对单位的信任感、归属感，而且也会增加员工的凝聚力与向心力，由于学校的人事档案具有一定的变动，加上人才流动，这些档案就成了确定员工福利待遇的重要依据，所以，加强人事档案管理，才能给员工制定出更加科学、合理的薪酬福利待遇制度，进而激发员工的积极性。
        2.4有利于开展员工培训
        中学是育人的地方，教师是中学里的主要角色，教师不仅要教育学生，自己也要不断学习、进修，才能不断更新教育理念，对学生进行教育的时候应用先进的教学方法，提高教学质量，促进教育改革。所以，在中学发展过程中，也要定期对学校内的员工进行培训教育，尤其是教师，必须要接受定期培训，人事档案记录了教师的各种，对这些进行汇总和分析，可以给员工培训提供资料，有助于学校设置差异性的培训项目，对每个员工进行培训和教育。

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        3中学人事档案管理面临的问题
        3.1人事档案管理理念比较陈旧
        学校改革虽然一直在进行，但依旧有部分工作人员的观念没有转变过来，比较陈旧，对人事档案管理的重视程度不够高，意识不强，在人事档案管理的时候依旧采用传统的管理方式，对各种人事档案资源的利用不多，很多时候只将档案收集整理出来，并没有真正加以利用，没有发挥出人事档案的作用。
        3.2人事档案管理制度不健全
        中学员工多，人事档案众多，档案管理是一项十分复杂的工作，在管理过程中还有很多问题，比如没有形成一套科学规范的管理制度，人事档案管理比较混乱，所收集的资料不齐全，档案内容丢失等，影响人事档案管理效率的同时，还导致人事档案管理出现的错误较多。
        3.3档案人员水平不高
        在档案管理工作不断创新的背景下，人事档案管理必须要从技术创新为出发点，才能真正提高档案管理水平。而档案管理工作必须要依赖于专业的档案管理人员，其综合能力水平直接影响档案管理工作质量，由于因为没有进行专业的培训，加上一部分档案管理工作由其他部门的员工兼职完成，所以很多时候没有意识到档案管理的重要性以及档案资源的价值，在进行档案管理的时候出现较多问题，比如档案不齐全、不真实、档案文件质量不高等。
        4中学人事档案管理对策
        4.1创新人事档案管理理念
        人事档案管理对中学的人力资源管理有十分重要的意义，随着技术的出现和发展，人事档案成为可能，新形势下应该要加强人事档案管理发展，对档案管理人员进行教育，让他们逐渐意识到技术在人事档案管理中的作用，对未来人事档案管理的发展趋势进行分析，对新技术、新方法等进行利用，不断提高档案管理水平，发挥出人事档案的价值。
        4.2不断完善中学人事档案管理制度
        完善中学人事档案管理制度是提高人事档案管理水平的关键，由于档案管理制度不健全，所以很多时候导致档案管理工作落后。在人事档案管理过程中，必须要加强人事档案管理责任制度的建立。有责任才能工作得更细致，对于档案工作而言，责任意识十分重要，在档案管理过程中要建立完善的责任制度，每一个人事档案管理人员都应该要担负一定的责任，对人事档案人员的工作职责进行明确，一旦出现人事档案遗漏、错误等，要及时找到责任人，对人事档案问题进行处理。
        4.3提高档案管理人员的业务素质
        随着档案管理现代水平不断提高，以前的管理技术和管理模式已经不再适用，必须要加强档案管理人员的培训教育，提高其业务素养。一方面，可以引进更多高素质人才，充实到档案管理部门，另一方面，要对员工进行培训教育，从技术和职业道德素养两个方面着手进行培训，使档案管理人员适应新形势下的要求，端正其思想，增强服务意识，提高档案管理水平。
        5结语
        人事档案管理工作与中学的人力资源管理是相互作用的，起着独一无二的作用，一方面可以确保学校的人事管理决策更科学合理，另一方面也可以为人力资源的合理配置提供支持与帮助。在中学人力资源管理过程中要结合人事档案，学校也要不断加强人事档案管理力度，提高人事档案管理水平。
        参考文献：
        [1]何菁霞.人事档案管理在中学人力资源管理中的作用分析[J].卷宗，2015（4）：39-40.
        [2]王晓芳.浅谈人事档案管理在学校人力资源管理中的作用[J].新课程（中学），2014（12）：136.
        [3]李葆华.如何优中学人事档案管理工作之我见[J].时代金融，2016（35）：370-371.