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提升事业单位档案管理信息化建设的策略闫欣

发表时间：2020/11/4 来源：《基层建设》2020年第21期作者：闫欣

[导读] 摘要：伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，事业单位档案管理工作也需要持续发展创新。

        黑龙江省自然资源调查院黑龙江省香坊区 150036
        摘要：伴随着社会的持续性发展以及信息化技术的不断提高，事业单位档案管理工作也需要持续发展创新。在今后，需要进一步探讨事业单位档案管理工作的发展方向以及技术创新需求，做好信息化建设，并以积极建设信息化档案模式作为基础，持续完善和优化档案的管理技术水平，促使事业单位档案管理工作实效性持续提高，从而提高事业单位档案管理的意义和社会价值。基于此，本文主要分析提升事业单位档案管理信息化建设的策略。
        关键词：信息化建设；事业单位；档案管理；方法策略
        引言
        事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要从思想上入手，相关单位要提高重视程度，加快档案管理信息化建设步伐；建立人事档案信息数据库，实现档案数字化、科学化管理；要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性。
        1事业单位档案管理信息化的优势
        1.1档案存储环境的优势
        过去很长一段时间以来，档案管理基本上都是人工管理模式，事业单位内部档案资源主要以纸质为主，但是纸质档案材料因为时间因素和存储管理方式的影响，可能会逐渐损坏或丢失，不利于档案管理利用工作。因此，应推进档案信息化建设，借助信息管理系统的构建，促进纸质档案资源电子化，更好地对档案资源进行管理非常关键。
        1.2档案利用的优势
        事业单位管理者必须要充分认识到档案管理工作对于促进本单位健康发展的重要意义，如何科学开展档案管理工作，实现档案资源的高效管理，是档案管理人员应当重视的问题。传统的档案管理模式在查询与利用中表现出一定缺陷，如档案资料老化、查询流程繁琐、等待时间长等，应用信息化技术后，能够优化档案检索查询流程、促进档案利用效率的提升，真正发挥出档案的价值[1]。
        2事业单位档案管理工作现状
        在信息化环境之下，做好档案管理工作显得非常重要，这也是提高档案管理工作影响力的重要途径，一流的档案管理工作，不仅可以有效解决档案管理之后的问题，同时也可以更好地拓展档案管理工作在具体部门、企业发展中的影响力。但是当前来看，仍然存在许多的管理缺陷，例如档案管理工作理念不足、档案管理的信息化程度不高以及档案管理的措施不合理等，这些现象都直接制约着档案管理工作的持续性发展，尤其是对档案管理工作的技术水平、价值意义等方面的影响比较突出。
        3事业单位档案管理信息化构建的主要策略
        3.1完善制度机制，规范化档案信息化管理
        一是事业单位需依据自身具体状况，不断优化和完善档案管理制度，即注重网络技术人员与档案管理工作人员之间的管理，结合相关规章制度来确保两者之间的有效沟通，以此来确保事业单位档案管理信息化的有序建成；二是事业单位可结合实际情况来制定对应的绩效考核制度，并与档案管理人员的薪资绩效相联系，以此来调动档案管理人员的工作积极性，大大提升档案管理信息化建设的科学性与合理性；通过建立并完善奖惩机制，依据档案管理人员工作的具体表现来对其进行一定的奖惩；三是事业单位需制定科学合理的维护检修制度，指定专门的网络技术人员对所有软硬件进行定期检修和更新，从而保证档案管理信息化平台的作用得以全方位地发挥，为广大人民群众提供更加便捷、安全、优质的服务[2]。
        3.2增加对资金的投入力度
        不管什么样的项目构建都需要投入很大的人力、物力和财力，工程项目建设与企业的管理也同样如此。

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人力、物力和财力的大量投入是确保整个项目能够顺利开展的必要保障。而在事业单位当中，构建信息化的档案管理，则需要对传统的设备进行更替、换代，这时候就必须要投入大量的资金进行支持，才能够为进一步建设信息化管理程序提供保障。由此可见，事业单位的建设需要相关部门予以支持，运用现代化的管理模式，有效地改进传统管理当中的方式以及硬件设施（例如打印机、计算机、扫描仪等），确保档案管理信息化的构建更加顺利。在针对设备进行更换的过程当中，档案管理人员则需要对运行过程当中的每一份数据进行记录，然后再转移到设备的运用和管理过程当中。
        3.3增强数字化档案管理的构建
        在传统的事业单位档案管理工作过程当中，所管理的内容以及相关信息需要进行实时的备案，然后再整理成纸质的材料或者进行分类管理。伴随着长时间的保存、翻阅、查看等，所保存的材料势必会出现一些瑕疵或者丢失，此时，信息技术的运用尤为重要，通过信息化的管理，能够给人们的生活带来全新的转变，给相关人员的档案管理工作提供很大的便利。事业单位在后期的档案管理和工作过程当中，将信息化手段运用其中，能够更长久地对事业单位的档案管理提供保障，是档案管理工作的重要优势所在。事业单位的档案管理在工作过程当中，需要通过信息化建设进行分类管理，规避之后信息化建设当中会出现的一些漏洞，或者是一些很难解决的问题。有些档案需要永久保留，这时候就需要进行特殊化归类，然后再进行数字化管理，为后期进一步完善、永久性地保存奠定重要基础[3]。
        3.4培养档案信息化人才
        一是提高重视，为培养档案管理工作人员营造良好氛围，在实际工作中形成合力，着重培养综合素质高、具有信息化意识，并掌握适应现代化建设需要的应用型人才和高素质档案人员。二是档案管理工作人员需主动加强业务知识学习，掌握《文书与档案管理基础》、《文书工作与档案管理》、《档案管理员上岗培训》等档案专业知识，提高综合素质，成为既精通档案知识又熟悉信息化技术的复合型人才。三是按档案信息化要求培养和使用人才的观念，引进来和走出去，通过聘请专家，专题培训，实地考察和业务交流，为档案工作人员提供档案收集、整理和归档工作的专业培训，并有针对性地对围绕档案信息化进行专门培训，提升档案工作人员的责任意识、专业能力、专业思维和安全意识，努力造就一支高素质档案管理干部队伍。
        3.5强化档案信息安全管控
        近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设[4]。
        结束语
        从以上分析不难看出，事业单位开展档案管理工作是必需的，而在这样的时代背景下，强调信息化建设也是必须的。但是两大主体在融合方面存在不小的问题，导致信息化水平没有高效利用到事业单位档案管理中，这些问题都是亟待解决的，事业单位应该给予广泛关注，强化分析，真正实现档案管理信息化建设的高效性。
        参考文献
        [1]杨群.大数据背景下科研事业单位档案管理现状分析[J].兰台内外,2019(1).
        [2]李雪莹.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究[J].办公室业务,2019(9).
        [3]周慧新.新时期事业单位人事档案管理数据化必要性分析[J].机电兵船档案,2019(3):80-82.
        [4]唐晔.新时期事业单位档案管理工作创新思路研究[J].大众标准化,2019(14).