吕凤艳
中国石油天然气股份有限公司吉林石化分公司精细化学品厂办公室 吉林省吉林市 132021
摘要：办公室管理工作内容多而复杂，并且关系着整个企业工作的正常运作。对于企业健康发展来讲，办公室管理工作至关重要。而且面对新时期的发展，也给办公室管理工作带来新的挑战和机遇，办公室管理工作必须要顺应时代的发展，不断地加强自我改革创新。本文就针对新时期如何做好办公室管理工作展开探讨，结合已有的工作经验，提出一些建议对此，提高工作效率，促进企业健康发展。
关键词：新时期，办公室，管理工作
引言：对于一个企业来讲，办公室是为企业提供综合性管理的服务机构，是企业健康有序运作的重要保证。但是在我国企业发展中，重发展轻管理一直都是存在的问题，特别是对于办公室管理工作，并没有发挥出其作用，也在一定程度上阻碍了企业各项工作的开展和完成。而在发展的新时期，企业也面临新的机遇和挑战，对于办公室管理工作，也需要作进一步的改革创新，以此来适应新时代发展。
1.办公室管理工作
办公室管理工作，首先对于办公室，办公室在一个企业中具有重要的地位和作用，为企业的管理、决策、发展战略制定等提供服务，不仅是企业单位的综合性部门，也是企业内部的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。办公室的工作效率，也直接关系着企业的健康有序发展，因为一项错误的决策可能会直接损害企业根本利益，严重还会影响企业的生死存亡[1]。
对于办公室管理工作，是围绕企业的发展，按照一定原则程序和方法，做好服务的过程。从另一方面来讲，是通过多种手段和方法来协调办公室的各项资源，发挥出办公室的效能。对于办公室管理工作的工作职能，主要体现于几个方面：（1）综合职能，办公室管理工作涉及到企业的方方面面，是管理系统的枢纽和心脏，作为企业内部各项因素相互联系的节点。（2）协调职能，办公室作为企业的中心，为部门之间的协调搭建桥桥梁，通过协调机制，协调各方关系，促进工作开展。具有承上启下、练习内外的枢纽作用。（3）服务职能，办公室的工作视为企业的经营提供服务，具有为领导、各职能部门和广大人民群众提供优质高效服务的职能。（4）监管职能，对各部分以及企业相关决策的贯彻落实进行一个监督管理工作，确保工作落实和工作开展的有效性。做好工作安排和工作进度的监督工作，确保企业经营的有序性[2]。
结合办公室的工作职能，可以确保办公室管理工作具有政策性、综合性、时间性、服务性、协调性和保密性的特点。在办公室管理工作中，也需要结合其特点，提高管理效率。
2.新时期办公室管理工作存在问题
2.1 办公室管理机制不健全
对于办公室管理机制不健全，主要体现观念观念、制度等方面。首先是目前管理观念落后，很多普遍采用传统的管理方式，对于一些新技术、新方法、新思想的引入不足，按部就班的被动式管理，导致整个管理效率低下。然后是缺乏完善的管理制度，目前办公室管理工作一般都是按照上级领导的要求进行日常工作开展，也经常出现程序不规范，执行不力等问题，主要源于办公室管理工作没有规范的制度约束和规程。最后是管理方式和手段落后，随着对于办公室管理工作的重视，一些新的技术手段已经别提出，但是目前办公室管理工作模式还比较传统，缺乏创新，在企业的发展中，更加重视企业的经营和发展，而忽视了内部管理[3]。
2.2 办公室管理工作效率低下
办公室管理工作的效率低下，主要体现于办公室管理工作职能的体现。就目前办公室管理工作在职能的发挥上面，还是存在很多的不足，严重阻碍了管理工作开展。对于办公室管理工作职能，在上述内容中做了简单阐述，在实际的办公室管理工作中，或多或少会出现一些职能缺失和发挥不到位。
比如服务职能缺失，因为传统思想观念和思维方式的影响，导致各部分的服务意识不强，被动式的提供服务，对于很多问题都得不到有效的解决，特别是针对基层服务这一块，更是不足；又比如协调职能缺失，无法在企业经营中起到枢纽作用，导致内部工作部门工作开展协调不足，工作质量不高；监督不足，对于一些工作安排缺乏有效的监督，只负责工作安排却忽视了工作进度，导致工作效率低下。
2.3 办公室管理工作人员素质有待提高
主要体现于工作态度、业务水平以及综合能力方面，首先工作态度，面对发展的新时期，一些外来思想和文化的冲击，导致工作人员的思想、工作态度发生了改变，对待工作积极性不高，服务意识单薄，甚至出现一些官僚主义和利己主义等，影响整个工作环境。
然后是工作人员职业能力不足，本身办公室管理工作比较复杂，需要工作人员具备一定的专业水平，掌握专业的技术和方法，实现管理工作的科学化和和规范性，但是因为工作人员自身专业能力的不足，导致很多工作开展起来比较困难，无法达到理想的效果[4]。
最后是综合能力不足，主要体现于工作人员自身的组织能力、沟通能力和协调能力、应变能力等，这些都是作为职业人的一般职业能力，是任职的基本能力。也正因为目前办公室管理工作人员综合性职能不足，导致工作开效率低下，无法充分发挥出出办公室管理职能。
3.新时期创新办公室管理工作措施
3.1 完善管理体系
要想提高办公室管理工作效率，适应新时期的发展，完善的管理体系是基本保障。结合当前管理体系方面存在的问题和不足之处，做好改进和优化。首先要改变传统的管理观念，引进一些新的管理理论和观念，比如以人为本的管理理论，精细化的管理方法等，彻底改变传统的管理模式。变被动为主动，充分发挥出办公室的职能和作用。
然后是建立健全管理制度，建立科学的管理制度，实现办公室管理的制度化、规范化和科学化，以此来提高管理水平和管理效率。利用制度来约束人和管理人，一些的工作按制度进行，明确工作在任务和责任，做到有章可循。针对办公室管理工作综合性比较强，而且内容复杂，在完善原有制度的基础上，还需要在一些操作程序、流程等方面加强管理，明确清晰的工作程序，让工作开展起来更加顺利。
3.2 创新管理方式
创新管理方式，对于办公室管理工作方式的创新，最关键的在于技术的提高。企业决策者应该重视办公室管理工作，充分认识到办公室管理工作的重要性，加强在办公室建设投入。比如加强信息化基础建设，比如计算机、软件系统，实现办公室管理工作的自动化和智能化，以此来提高工作效率[5]。
而人才队伍建设则是信息化建设的基础，因此还需要加强队伍建设，提高整体素质。一方面企业内部对于办公室人员，要加强人才培训教育，不定期的组织学习确保其思想、技术的先进性。比如针对一些新的管理技术，就可以组织统一学习，确保工作人员技术的提高。另一方面是在人才招聘方面，尽可能的吸引一些优秀专业的人才，提高队伍综合素质，同时在引进人才的同时，也能引进先进的思想和技术。
4.结束语
本文提出了要完善管理体系和创新管理方式，以此来提高办公室管理效率，更好的适应新时期的发展。对于提高的工作职能发挥，还是需要从管理体系建设和管理模式创新方面入手，同时也需要加强思想政治建设，提高服务意识，充分发挥办公室管理工作职能。
参考文献
[1]李雪梅.浅析办公室管理工作的优化路径[J].办公室业务,2020(16):5+8.
[2]巩庆银.办公室行政精细化管理实践途径[J].产业创新研究,2020(13):137-138.
[3]周俊杰.新时期如何做好办公室管理工作[J].办公室业务,2020(05):191-192.
[4]陶婧,沈泽润,祁玮.新时期做好综合管理办公室工作的对策分析[J].企业改革与管理,2019(24):6-7.
[5]吴昀霖.做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].产业与科技论坛,2019,18(19):218-219.