邵佳
中国市政工程华北设计研究总院有限公司 天津市 300074
摘要：办公室内有效的档案管理工作对于单位的生产效率有直接助益，在现代化单位办公中，档案管理工作是一项系统且复杂的工作，需要耗费大量的人力和时间。随着科技发展，信息化技术推动档案管理工作逐渐走向规范化建设。本文基于办公室档案管理进行，为其规范化发展提供有效的建议。
关键词：办公室；业务档案；规范管理
引言：办公室是单位的核心部门，各项复杂的业务工作需要在其管理下进行。档案管理工作作为办公室各项事宜中的核心内容，需要规范化管理，保障单位管理的工作效率。现阶段档案管理工作中，存在一些问题，导致档案管理效率不高。档案管理工作具有系统的特点，加强规范化管理建设对其提升管理工作质量，推动档案工作规范化发展具有重要的意义。
一、办公室档案管理内容与特点
（一）档案管理内容
办公室档案管理，是根据办公室的工作，将其整合形成一定规律，对档案进行有效的管控。档案内容包括业务、建设、人员培训等诸多分类。常规工作是对文件资料进行收集、整合、分类、保管，方便人员后续使用的时候可以找到对应的文件。
（二）档案管理特点
办公室档案管理属于办公室的文职内容，是诸多工作中的基础性工作，为其他部门提供辅助，带有服务性质的工作。
1.基础性
档案是办公室在起草文件时的参照内容，各项活动组织都需要提前建立档案，是活动开展必不可少的内容，为活动事宜提供前期准备。
2.辅助性
档案管理为办公室内各项事务服务，通常不会在相关活动中发现其本身的效益，但是档案管理对于事件产生的影响结果非常重要，对于办公室开展工作有着重要作用。
3.易忽略性
办公室档案工作是内部各项事宜开展的重要支撑，是单位领导平时不易察觉的工作，这也是档案管理工作被忽略的重要原因。
4.兼职性
办公室内档案管理工作并没有设置专业人士负责，都是兼职人员进行管理。并且从事档案管理的人员，都是身兼数职，这也造成了管理人员面对各项繁杂工作有心无力的工作现状。
5.档案管理基础薄弱
档案管理基础具体的指的办公室内部开展管理时的人员、设备、技术等，但是现阶段来看，各项基础都呈现出条件不足的情况，这也为办公室开展规范化档案管理带来了一定的难度。
二、基于办公室档案规范管理的重要性
（一）提升办公效率
办公室档案管理工作量非常大，需要构建有效的工作机制推动工作顺利开展。优化档案管理的目的在于通过合理优化管理流程，提升工作效率。完善传统管理运行过程中的不足，使工作内容更贴近工作实际需求。提升效率是规范管理的重要内容，通过高效的管理实现档案工作的有序性。
（二）有效提高了人员专业素质
档案规范化管理的同时，还需要人才的支持。因此，人才培养也是很重要的内容。档案规范化管理离不开人员的素质做铺垫，工作人员的专业素质和技术水平对工作造成直接影响。现阶段的档案管理不同于传统管理模式，在工作中更加依赖于计算机操作，改变了操作主体，这就要求人员掌握熟练的操作技术，方便提升工作效率。
（三）提高管理方式
社会不断发展，进入了大数据时代。面对庞大的信息系统，管理人员如何借助信息化技术，实现对档案管理工作的有效处理。信息化技术可以有效帮助人员落实档案管理工作，依靠技术实现档案信息共享、存储等功能，推动信息化档案管理建设实现。
三、办公室档案管理现状
档案管理工作是办公室工作中的基础性工作，不同单位条件差异性的原因，使得办公室档案管理模式各异，存在不同的问题，主要表现在如下几点。
由于档案意识不高，使得上级领导对于档案工作的重要性有所忽略，对档案工作的认知不到位；办公室内档案管理人员并不是专业人士，对于管理知识不熟练，与专业管理人员存在较大的差距。因为管理人员多是兼职性质，导致人员呈现不稳定性，经常出现人员调配、更换的情况；当前档案管理中管理技术是弱项，管理人员对于管理技术掌握不够全面；办公室档案管理属于基础性工作，带来的效益无法直接体现，使得领导没有过分关注，导致相关配套设施十分简陋，整体档案管理呈现滞后性；档案管理需要完善的制度进行约束，当前管理中使用人治管理的情况比较常见，对于管理形式和内容上未能形成有效的章程，为档案管理埋下安全隐患。
四、办公室档案规范管理的策略
（一）加强宣传力度提升工作人员的档案意识
相关单位需要通过档案成功案例在办公室内进行有效宣传，引起上级领导的关注，提升领导对办公室档案管理的重视力度，加大在管理工作上的成本投入；积极参与单位组织的各项活动，利用档案管理使其在活动中发挥效用，引起单位的注意，通过普及档案知识，提升工作人员的档案意识。
（二）提高管理人员素质
进行办公室档案规范管理时，需要意识到人员这一重要因素在档案管理中的作用。为档案管理人员提供良好的发展平台，使其获得更多展业知识。促使管理人员熟练地掌握工作各项环节，在遇到紧急事件的时候有妥善解决事情的能力[1]。此外，还需要针对管理情况定期对管理人员提出意见，员工之间根据所提意见展开合理的讨论，解决问题共同进步。时代在发展，信息化技术普及，对此还要鼓励档案人员掌握计算机技能，有效提升管理工作中的操作水平。档案管理技术性较强，信息化档案管理建设能更好的适应当下时代发展。因此，对管理人员的培训工作显得尤为重要。采用专业的培训方式提升人员的管理水平，聘请专家对人员开展培训，或者内部人员基于业务开展培训。培训内容和力度根据档案人员自身能力的差异要明确区分开，对薄弱项开展侧重性的培训，确保档案管理人员的综合素质。
（三）建立网络管理体系
当前网络信息技术在各行业中快速普及，并且推广范围呈现不断扩大的趋势。对于档案管理工作来说，需要对档案进行有效存储，对此，需要单位部门引进先进技术，提升对档案信息整合的效率。通过网络化管理方式，提升档案存储效率。档案管理的最终目的是将资料整合，在需要的时候能提供出准确的数据，提升办公室工作效率。但是传统纸质档案管理技术显得尤为落后，应该保持其工作性质不变的情况下，转变管理模式。通过高科技管理，实现档案资源收集、存储。互联网技术的引进便于资源共享，实现办公室档案规范管理的目标。有效促进各部门之间充分了解档案，获取档案信息，推动工作有序开展。
（四）建立信息化档案管理
在信息化时代，档案管理朝向信息化、规范化发展是必然趋势。首先推进信息化档案管理，需要结合信息化技术，结合现代化信息使用方法，实现档案规范管理[2]。加强档案管理信息化建设，落实信息化管理；其次，对于传统人工管理的模式，耗费人力效率不高等问题，无法适应新时代的发展需求。需要针对性的进行数字化档案建设，转变传统档案管理，使管理内容更加方便快捷，适应时代发展需求。在构建信息化档案管理建设的过程中，需要针对管理中的实际需求，构建管理功能模块，更好的推动档案规范管理发展。
（五）建立完善的档案工作管理制度
为了确保办公室档案管理更加规范，要在管理过程中坚持法制性管理，使用相关的法律法规约束人员，建立完善的规章制度，切实落实各个岗位的职责。成立负责档案管理的机构，建立为机构服务的工作网络平台，通过平台下发领导任务，协调各部门之间的分工，最后统一上交方案，档案机构进行统一管理，实现档案集中规范管理的工作制度。
结论：
综上所述，办公室档案管理工作在实际单位运营中具有关键性的作用，对于档案管理工作未来发展起到推动作用。办公室档案管理过程中形成的有价值的信息，是见证办公室发展的真实记录，更是办公室持续发展的重要基础。基于管理特点与现阶段工作现状，结合信息化技术转变传统管理方法，凸显办公室档案管理对于办公室工作发展的有效性，推动办公室业务档案规范管理顺利开展，提升管理工作效率。
参考文献：
[1]蒙天池.办公室档案管理工作规范化思考[J].办公室业务,2020(08):117+143.
[2]蔡玮桐.浅谈办公室档案管理工作规范化[J].办公室业务,2019(14):109.