盛瑛
中共哈尔滨市南岗区委保密机要文件技术处理中心 黑龙江 哈尔滨 150001
摘要：近年来，在信息技术发展环境下，档案管理工作越来越趋向精细化和智能化发展，这在一定程度上提高了企业行政档案管理工作的质量和效率。但在档案管理日常工作中，在保密管理方面存在较大问题，为了做好档案保密工作，提高行政档案管理水平至关重要。
关键词：档案管理；保密工作；措施分析
1当前行政档案管理保密工作中存在的问题
1.1缺乏档案保密意识
档案往往记录着单位重大且有记录保存价值的重要事件，是日后查阅的重要依据。然而，在日常档案管理中，部分档案管理人员缺乏档案保密意识，没有认识到档案资料的重要性，未给予足够的重视，容易在日常生活中泄露档案内容，导致大量的保密信息外泄，造成不可挽回的严重后果。
1.2档案管理硬件设施缺乏
档案管理硬件设施在档案管理中是非常重要的，部分单位档案管理缺乏独立的档案室，容易造成档案遗失、变质、虫蛀等情况，为后期档案信息查阅带来很大不便，甚至会造成不可估量的损失。即使部分企业设有独立的档案室，但档案库房过于陈旧、空间狭窄，潮湿的环境容易损坏纸质档案，影响了档案的完整性。
1.3档案管理人员专业水平有待提升
档案管理人员缺乏专业档案管理知识，不仅降低了档案管理工作的质量和效率，还影响了档案管理的保密性。大部分企业已普遍将纸质档案转化为电子化档案，然而在电子化档案的信息管理系统中，受档案管理人员计算机水平的限制，导致无法规避或及时处理、黑客、病毒的侵袭，或电脑卡机等问题，造成档案有泄密危险，给档案保密工作带来无法估量的损失。
1.4档案检索准确率不高
在新时代的档案管理中，档案管理工作以信息化管理为主，但是在实际档案管理中，受基层档案管理部门计算机水平的限制，档案检索方式仍采用比较传统的手工检索方式，直接影响着档案管理人员档案管理效率。采用手工检索方式，需要档案管理人员进行大量的人工编码计量工作，无法保证工作质量，大大降低了检索的准确率。
2做好行政档案管理保密工作的有效方法
2.1不断加强行政档案管理保密工作的具体方法
首先，行政单位要依据相关法律制度，结合行政单位的实际情况，有针对性地制定出适合本单位的制度与办法，用来规范行政档案管理的保密工作。其次，要建立健全行政单位中档案管理保密工作网络系统，有效避免行政档案工作人员因流动性强而造成的档案在交接过程中手续不全面问题。行政档案管理部门应当密切配合相关的职能部门，积极参加各项工程竣工验收的会议、专题技术交底会议，对本单位在各项经济活动中形成的档案进行同步管理。最后，要科学合理地进行行政档案管理的保密工作，按照行政管理档案管理规范对不同性质的档案进行分类、归纳和归档，实现行政档案管理工作的标准化和程序化，为今后开发和利用行政档案管理保密工作的资源打下坚实的基础。
2.2全面规范行政档案管理保密工作的鉴定方法
规范行政档案管理保密工作的鉴定方法，一要根据《档案法》的相关规定并结合本单位工作的实际情况，由档案室来编制行政档案管理的期限表格，以此来作为行政档案管理工作的鉴定依据，在经过相关领导的审查和批准之后，报经行政档案管理部门备案。二要建立行政档案鉴定工作小组，负责具体的档案鉴定相关工作。
作为鉴定人员，应当采取对行政档案管理保密工作最直接的鉴定方法，认真审阅档案的内容，根据档案管理工作的保密性程度确定档案的保管期限，对一些保管期限已满的行政档案，由档案管理部门提出销毁意见，确定该档案已经不具备保存的价值再进行销毁，并报经相关领导进行审批，并向统计行政档案管理部门进行备案。
2.3通过在职制度不断提升行政档案管理的水平
通过建立培训机制，以此不断提升行政档案管理的水平。如省档案管理局可以通过举办各类行政档案管理保密工作的专业培训班，以在职教育和激励机制相结合的形式促使行政档案管理人员产生紧迫感和危机感，鼓励每一位从事行政档案管理保密工作的人员都能积极主动参加到在职教育的培训过程中，全面培养细心和耐心品质兼具的行政档案管理人员，提升业余的行政档案保密工作的管理水平。可以将在职教育和行政档案管理人员的技术职称评定挂钩，对于一些不能积极主动参与行政档案管理保密工作在职教育的工作人员，取消其任职的资格，进而增强行政档案管理保密工作人员的积极性和主动性。另外，行政档案管理保密工作在职教育的方式应当从实际情况出发，通过岗位划分、不同的渠道和形式来展开，遵循“学用结合与注重实效相结合”的方针，切实发挥学有所用的原则。
2.4努力提升行政档案管理工作人员的业务素质
行政档案管理工作人员在具体的工作中，其职责是保障行政档案资料的完整性与安全性。所以，作为一名行政档案管理人员，首先要具备的就是强烈的社会责任感，确保行政档案管理保密工作的安全性和完整性，并尽一切可能阻止任何导致行政档案信息泄露发生。为此，提升行政档案管理工作人员的业务素质对行政档案管理保密工作来说，有着十分重要的意义。基于此，行政档案管理保密工作人员不仅要具备过硬的业务素质，还要具备强烈的社会责任感。只有这样，才能更好地胜任行政档案管理保密工作。与此同时，作为一名行政档案管理工作人员，还应当在枯燥的行政档案管理工作中时刻保持清醒的意识，要不断发现自己在工作中的缺点和善于听取他人的意见。行政档案管理保密工作人员只有努力做好自己的本职工作，才能在单位不断发展的过程中，不断提升自身的业务素质，促使档案管理工作得到改进和提升。
2.5建立健全档案数字化安全保密控制体系
档案数字化的安全保密控制，从概念上讲就是要保障档案实体、信息和数据的安全，避免出现失、泄密问题。主要内容有：档案实体的使用和保管、场所的选择和安防系统的建设、网络和计算机安全方案的确立、规章制度的建立以及数据库的维护、整理和数据备份。笔者认为确保做到安全保密，首位的，也是重点的，就是要做好档案数字化工作规章制度的建立和网络计算机安全保密方案的确立工作。一是制定档案数字化设备使用的安全保密规定；二是制定数字化加工涉密工作人员的选用和管理办法；三是制定加工场所的安全保密方案；四是建立设施、设备安全管理制度；五是建立人员身份、访问控制以及密码密钥和工作人员工作职责等管理规定。同时，网络、计算机安全保密方案的设计要做到“五个确保”，一要确保数字化过程的所有操作必须封闭进行，与外网物理隔断；二要确保档案数字化客户端计算机服务器存放安全，做到“六防”（防火、防水、防震、防暴、防破坏和盗取、防电磁干扰和辐射）；三要确保设置好数字化系统安全的第一道防线，必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入；四要确保对群体访问系统资源的权限做出严格的界定，遵循“最小授权原则”；五要确保空间屏蔽，或者工作空间加装高强度的电磁干扰器，防止电磁泄露。
3结束语
综上所述，针对当前行政档案管理中存在的问题，充分认识到新时代档案保密工作的重要性。企业行政档案管理保密工作面临着更高要求，难度同样也明显提升，这也就需要针对企业行政档案保密管理进行全面把关，注重从理念、制度、流程以及系统等多个方面予以完善，确保档案资料安全。
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