李永基 王晓宇
国网新疆电力有限公司电力科学研究院，乌鲁木齐 830000
摘要：通过对报告错误率高的现状调查、原因分析及对策实施，确实降低了报告错误率。本文着重介绍了一种检查报告错误项的方法，并对其进行了概率分析。
关键词：轮流检查；集体检查；概率
WAYS TO REDUCE REPORTING ERROR RATE
LI Yong-ji WANG Xiao-yu
（Electric Power Research Institute of State Grid Xinjiang Electric Power Co., Ltd, Urumqi 830000）
Abstract：Through the investigation of the current situation of high reporting error rate, the analysis of the causes and the implementation of Countermeasures,Does reduce the reporting error rate.This paper mainly introduces a method to check the wrong items in the report,And the probability analysis is made.
Key word:Rotation inspection;Collective inspection;probability
报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。
随着市场经济的推动，各种类型的公司也取得了长足的发展，报告成为了一种新兴产业。报告的用途逐步扩大，用于新产品开发、投融资、公司发展规划、年度发展等方面。技术报告是本单位的产品，作为报告生产者希望自己编写的技术报告质量是过硬的，作为消费者，希望买到的技术报告是有价值的，双方共同的目标是技术报告没有瑕疵，也就是报告没有错误。本文介绍了降低技术报告错误率的方法。
一、现状调查
2018年单位质安部对2014年至2018年技术报告进行了摸底抽查，抽查发现每一份报告都存在或多或少、或严重或一般的错误，总结发现平均每份报告有0.009个重大错误，即111份报告里有1个重大错误；平均每份有0.063个较大错误，即16份报告里有一个较大错误；平均每份报告5.05个一般错误。摸底抽查错误数据统计如表1所示。
单位对错误类型进行了分类。一般错误：错别字、标点符号、报告编号、报告标头、编写日期、项目名称、承担单位、字体格式、段落格式、页眉、页脚、页码；较大错误：试验机组编号、试验机组名称、起讫时间、试验依据内容、试验工器具及有效期、试验条件确认、试验内容及步骤、试验结果及分析、试验表格数据、试验附录图标；严重错误：报告概述、试验方法、试验数据计算、试验结论。
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报告的错误类型花样百出，防不胜防。其中有一份报告的第三页内容正反面重复打印，报告里面没有第四页内容，报告编写人回忆了当时的具体情况，他认真检查报告后交付部门主任审核，部门主任审核完交付院领导批准，此过程中没有发现报告错误。当编写人打印装订报告时发现报告第三页部分内容本应该是“调速系统”，而他编写成了“调试系统”，他将修改后的第三页重新打印，后将第三页反面装入打印机，当时别的事情他分神了，电脑光标没有移动到第四页的内容上就直接当前页打印了，出现了第三页重复打印的严重错误。其中还有一份报告部分内容应该是“机组负荷从330MW升至450MW”,编写人写成了“机组荷从330MW升至450MW”，缺了“负”字，而且通篇报告都缺少“负荷”的“负”字。
二、原因分析及对策实施
针对以上问题，部门科室人员对报告进行了原因分析，基本可以总结为：
1、科室整体工作都比较忙，部门员工也比较少。一份工作都在加班加点中完成的，工作人员在疲劳的时候就容易忽略一些错误，2018年，科室同事一周时间内要完成4项试验，业主对报告要求的都比较急，为了不耽误业主单位工作的正常开展，同事加班加点的完成了试验报，他先认真检查了一遍报告，而后交付其他同事检查，同事确实一字一句的检查了，最后质安部发现其中两份报告的机组编号与任务书编号颠倒了，任务书编号本应该与报告编号是一一对应。
对策实施：合理安排工作，恰当调配人员，适当安排休息。强调工作再忙、再累也要克服困难，企业发展是以客户为中心，以盈利为目的。
2、报告编写人工作责任心不强，没有及时更新报告模板。一个单位的发展离不开一步步的创新和改变，报告也是一样，试验规程、试验仪器、试验方法和试验步骤的改变也应该体现在报告上，编写人不能死板硬套，用过往的报告模板编写最新最近的试验。不及时更新自己的报告模板，就是编写人工作责任心不强的表现。2011年单位购买的SOE信号发生器，型号是HS-256，出厂编号是2007002。2017年单位购买了最新款SOE测试信号发生器，型号HS-256X，出厂编号是2017013。虽然都是HS系列信号发生器，但功能比前者多，而且稳定性比前者强。报告编写人没有操心仪器信号的这些改变，套用了之前的报告模板，编写了试验仪器与内容不匹配的报告。
对策实施：加强思想教育，定时进行培训，提高员工工作责任心，报告模板装订打印成册，实时可以翻看参考，对其进行定修时要集体讨论。
3、检查报告的方式方法不正确。单位检查报告一般采用的方法是轮流检查法，通过部门同事一个一个的检查，每位同事把检查的错误告诉编写人，报告改正后最后不也反查。
对策实施：对报告进行集体检查。集体检查报告时，编写人一字一句通读报告，检查人实时跟踪报告内容，通读内容报告页眉、页脚、表格等内容，一旦发现错误，立即暂停通读，改正完错误项后继续一字一句通读报告。
集体检查报告是大家集中精力做好一个事情，大家劲往一块使，朝一个目标努力。轮流检查报告虽然大家努力方向虽然是一致的，但是大家的精神是拼接的，容易遗漏错误项。这就好比一把筷子，一把筷子绑在一起就不容易折断，一根一根拼接的筷子就容易折断。
以上原因的对策措施，前两条措施很好理解，对于第三条措施，大家肯定会对其有所怀疑，不会明白为什么集体检查报告就是好于轮流检查，本文对其进行了概率分析。
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五、结论
通过对报告的现状调查、原因分析及对策实施，2019年科室的报告错误率明显下降到1.9项，充分证明集体检查报告理论的正确性，为后续推广集体检查报告的方法奠定了坚实的基础。
参考文献:
[1]同济大学教学教研室.高等数学.北京.高等教育出版社，1999