万飞?
济宁市精神病防治院
摘要：在我国各行各业的发展局势逐渐趋于稳定的今天，企业文书档案的收集和归档工作是档案管理和开发利用的重要前提，对于企业的运行发展有着重要的作用。
关键词：企业文书档案；收集；归档工作
引言
企业文书档案的收集与归档工作对于企业的长远发展具有重要的意义。企业文书档案是指相关企业在生产、经营以及管理等工作活动中，形成具有参考价值与保存价值的多种形式的文件，这些文件在企业的发展过程中能够起到一定的积极作用。因此，企业需要加强对文书档案的重视，并做好相应的收集以及归档工作，减少其中存在的问题，同时还要结合企业文书档案管理的实际情况，制定出合理的管理方案，明确文书档案收集与归档工作的有效措施，提高档案管理的高效性。
1文书档案收集和归档的意义
随着档案工作理念、技术的发展，档案载体向信息化、数字化介质的转变，档案传输网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势，文书档案包含的内容越来越广泛、复杂，文书档案的利用率越来越频繁。以黄委为例，各种规划设计、工程监理、科研专题项目、水文测量数据等专项档案整理对于相关工作的开展有着非常重要的意义。文书档案的收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范化、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利于充分发挥其参考、利用价值，使文书档案成为能够提供数据支撑和参考的依据。
2企业文书档案收集与归档工作
2.1合理完善企业文书档案管理制度
首先，相关企业需要对文书档案的归档期限予以明确，同时还要对企业文书档案进行合理的分类管理，以免出现遗失现象，从而提升企业文书档案的收集与归档工作效率。其次，企业档案管理部门要对文书档案的归档范围进行确定，保证归档范围的适应性以及针对性，并立足于企业发展战略目标的基础上，结合企业文书档案的管理需求，根据企业的档案管理规范，科学制定文书档案的归档范围。最后，对企业文书档案的管理制度进行合理更新。部分企业开展的文书档案收集与归档工作，在实际需求中存在一定的滞后性，这样会对整个工作的开展产生较大的阻碍，因此，企业的相关管理部门要结合实际需求以及自身的发展情况，对管理制度中存在的不适应性进行及时调整更新，使其能够适应不同阶段的文书收集与归档工作。
2.2创新文书档案工作方法，提高文书档案收集、归档质量
在信息化时代，档案管理人员要积极利用现代化信息技术，改革和创新文书档案工作方法，从而满足新时代档案工作发展需要。首先，档案管理人员要转变自身观念，充分利用现代办公设备及办公软件服务档案管理工作，改变传统档案管理方式，升级档案管理手段;其次，档案管理人员要以档案的开发利用为目标开展进行文书档案的收发、整理、分类、组卷、编写检索工具、立卷归档、管理等工作;最后，为了提高档案利用的便捷性，档案管理人员还需做好档案的装订、整理工作，按各类档案装订不同要求，书写卷内目录，使档案存在更加有序、合理，更好地为单位的发展提供支撑。
2.3调整文书档案收集与归档工作方式
当前部分企业文书档案收集与归档工作缺乏主动性，因此必须对文书档案收集与归档工作方式进行调整，构建和完善问题反馈机制。在文书档案收集与归档过程中，一旦发现问题就必须及时处理，进一步提升文书档案收集与归档效率。同时要提升工作的主动性，在文书档案收集过程中，一定要充分调动档案工作人员的主动性，加强与其他部门的联系，对医院的文书档案收集与归档工作进行统筹安排，并指导各科室文书档案材料的标准化建设，确保文书档案材料的真实性和可靠性。
此外，还应该完善文书档案的硬件设施建设，要充分利用网络信息技术和高科技设备，对文书档案尽量以电子化的形式进行，避免潜在的人为工作失误，使医院文书档案收集与归档工作圆满完成。
2.4持收集原则
企业档案收集不同于查询、利用等，应符合其工作规律：完整性。在收集企业档案时，应根据文件处理的生命周期，从行文、成文、发文等每个环节产生的、具有保存价值的文件资料都应纳入到收集范围。规范性。企业文书档案收集应严格按照收集范围、程序及相关要求，确保文书档案收集的规范性、合理性。真实性。要确保企业文书档案的真实，收集文书档案原件，审查内容是否真实等。安全性。文书档案是企业行政管理过程中形成的重要参考、佐证信息资料，收集到的资料应按照“十防”要求，保证其安全，防止档案资料缺损或丢失。
2.5重视临时档案的收集归档
现代社会工作生活节奏加快，单位发展过程中经常会出现一些临时性事务、临时性活动或者人员的调动，相应的会产生一些临时性的档案，如果不能及时收集归档，就会造成文书档案的资料的不完整，所以，应加强临时文书档案的收集整理工作，及时收集、及时整理、定期分类、定期归档，保障档案资料的完整性。
2.6提升文书档案收集、归档认识和能力
一方面，要积极开展档案宣传工作，营造档案工作浓厚氛围，使文书档案收集归档得到应有的支持和重视。通过定期编辑文书档案简报，或者加强文书档案编研（如历年制度汇编），发挥文书档案的现实应用价值，切实提高文书档案管理意识。此外，利用每年的“归档月”等特殊时间节点，开展形式多样、内容丰富的文书档案知识宣传普及，提升档案工作者的档案意识，从而在思想认识和行动上自觉支持文书档案收集工作。另一方面，要切实加强文书档案收集、归档专业知识培训，尤其是具体参与文书档案收集归档人员的专业知识的培训。加强档案、文秘、行政管理、计算机信息技术等领域知识培训，使相关工作人员熟练掌握文书档案收集范围、归档流程，能够利用计算机信息技术做好电子文书档案的收集、归档。此外，企业要高度重视文书档案收集、归档工作，给予文书档案收集、归档必要的人、财、物支持。
2.7文书档案信息化利用
电子档案管理模式是社会信息化发展的必然趋势。所以必须改变传统的档案管理观念，让文书档案管理朝着数字化、现代化、数据化的方向去发展。文书档案信息化还可以提供异地共享，档案的使用不会受到地区、时间的影响，只要有网络就可以随时查阅，大大提高了档案的利用率。同时，电子档案还可以进行多元化的备份，大大降低了档案丢失、损毁的风险。随着信息化程度不断提高，档案的数量越来越多，将档案数据输入网络，就能在网上查询相关文书档案，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，提高了档案管理工作的效率。
结语
综上所述，在社会不断发展、进步的过程中，市场竞争愈演愈烈，在这一背景下，企业文书档案的作用愈加明显。企业文书档案收集归档工作更是具有重要意义，但是，当前的企业文书档案收集归档还存在一些问题，比如重视不足、工作方式落后、制度不健全等，应加强企业的意识建设，创新文书档案的收集归档方式，促进档案管理的信息化，重视临时档案的管理，加强档案管理制度的建设，促进企业文书档案收集归档质量的不断提高，促进企业的长远发展。
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