赵智宇
国网内蒙古东部电力有限公司库伦旗供电分公司内蒙古 通辽市 028200
摘要：随着社会的不断向前发展，电力建设企业的发展也面临新的机遇和挑战。这对电力建设企业办公室的工作也提出了更高的要求。电力建设企业办公室的文秘工作，也需要顺应新形势、接受新挑战，不断地进行自我提升。本文通过对电力建设企业办公室文秘工作的重要意义进行阐述，对现阶段电力建设企业办公室文秘工作存在的问题进行分析，并提出了有效提高文秘工作水平的相关途径。
关键词：电力建设企业;办公室文秘;工作水平;提升途径
面对新的发展与改革形式，电力建设企业也在寻求新的发展方向。这就使电力建设企业办公室的工作内容逐渐增加，对工作的要求也随之提升。对于企业而言，办公室是其组织体系内部的重要组成部分，它在企业的运营中扮演着协调沟通、把关审核、保障运营等多种角色。办公室文秘，作为办公室的工作人员，必须认真的对待办公室的每一项工作。
一、电力建设企业办公室文秘工作的重要意义
电力建设企业办公室文秘的主要工作职责和内容是，在部室负责人的领导下参与电力建设企业的各项日常管理工作;进行相应的调查研究，同时对有效的信息进行收集整理，为公司领导或主管的工作提供所需要的资料与信息;在进行决策时，不仅要为上级领导提供真实、可靠的数据和资料，还要提供相应的有效建议。此外，还需对企业内的重要事项以及重点工作的落实与执行，进行有效地监督;起草各类综合性的文件，组织并参与各项办公会议，并对会议内容进行记录、整理与总结。电力建设企业文秘的工作，可以协助公司领导或主管提高工作的效率，帮助电力建设企业内部的各个部门进行及时有效的沟通，促进工作效率的进一步提高。
二、现阶段，电力建设企业办公室文秘工作存在的问题
2.1电力建设企业办公室文秘的协调作用发挥不足
电力建设企业办公室文秘工作集信息收集与整理、综合材料撰写、公文审核以及督办各项事务等工作于一身，经常处于各种繁杂事务当中，这就使电力建设企业办公室文秘在实际的工作中，无法充分地发挥其沟通协调作用;对各项工作的统筹不够全面;无法开展有效的信息收集工作，所编写的资料无法提供相应的参考价值，无法为上级提供更具价值的参考意见，使办公室的工作质量以及效率受到一定的影响。
2.2文秘队伍的综合素质参差不齐
由于社會与企业的不断发展与进步，对于企业办公室的工作要求也出现的新的变化。办公室文秘人员所掌握的专业知识与职业技能，已不再适应新环境的需求。首先，部分文秘人员缺少相关的专业知识，尤其目前多数电力施工管理企业“走出去”，涉外方面的文秘知识与技能，掌握得不够全面，不能满足现实的文秘工作需要。其次，专业知识技能的更新较慢，工作思路狭窄。日常工作中，办公室文秘人员的外出学习机会较少，视野较窄，工作的思路不宽，导致汇报工作的资料收集、文件的撰写，都与上级领导的要求有所差距。
2.3缺少实际解决问题的经验
电力建设企业办公室文秘人员的工作重点在于对文件的处理以及执行上级的指示、落实企业领导的批示。但时代在进步，社会在发展，随着外部环境、形势的不断变化，企业的进一步发展与经营，需要文秘人员在传统的工作职能外，还要掌握相关实际问题的处理经验，掌握一定的电力建设企业相关业务技术知识。面对新形势、新技术，电力建设企业需要进行新办公方式的转变。但是，由于缺少相应的职业培训与实践机会，使电力建设企业办公室秘书不能及时地调整自身的专业知识结构;缺乏解决实际问题的机会。
三、提升办公室工作水平的良好方式
3.1协调统筹提高工作效率
作为电力建设企业管理运营的重要工作场所，文秘工作人员所需要承担的重要职能就是为领导的工作进行相应的铺垫，并对各种工作信息进行上传下达。文秘工作人员需要在琐碎、复杂的工作过程里，学会如何统筹协调，合理地对工作内容进行安排，善于对工作进行全面的思考，使工作效率得到有效的提高。制定相关的事物处理机制，工作量分配合理，并进行明确的分工。同时，准确理解上级所交代的工作内容，并进行有效地落实。
3.2加强对文秘工作人员的专业培训
面对社会经济的新发展，对企业办公也提出了多样化的要求，电力建设企业办公室文秘工作人员，因其日常工作繁忙，缺少专业的职业再培训机会，导致其无法对先进的专业知识进行了解、掌握，以适应新时期工作的需要。因此，需要对文秘进行定期的专业培训，若是“走出去”企业，还要针对涉外文秘知识开展专题培训，并在实际的工作中进行经验的累积，对自身的专业技能进行加强，比如，公文的写作、人事管理、电力建设企业相关技术等。使文秘工作人员可以为企业未来的发展，提出相应的合理化建议，并能编制相关的发展战略。只有不断地对文秘专业素养进行提高，累积相关的实践经验，才会使办公效率得到有效的提升。
3.3提高沟通能力
办公室文秘在日常的工作中，需要与企业内的各部门进行沟通与接触。因电力建设企业办公室秘书的日常工作较为繁琐、忙碌，导致其缺乏与其它部门进行有效交流与沟通的机会，文秘工作人员应改变这一现状，充分的发挥自身的主观能动性，在工作的过程中积极主动地去沟通交流，以获得有效的工作信息。主动地依据所获得的工作信息，对之后的工作内容进行规划与安排，进而提高工作的效率。电力建设企业办公室文秘工作人员，在进行日常工作时，必须在极短的时间内，进行有效的沟通，并对各项工作任务的重点与意义进行领会。在沟通中学会如何把握信息，积极地与各部门进行沟通，才可以有效地提高工作水平。
3.4构建良好的奖惩制度
对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。
3.5有效规划文秘人员数量
由于企业每天的文秘工作量很大，且种类复杂。如果文秘人员数量很少，难以有效地完成任务。若文秘过多，也会存在工作相互推委的问题，从而影响了整体的办公效率。既浪费了不必要的人力资源，又没有达到人尽其才的目的。所以，企业管理者必须对办公室工作情况予以综合性评估，合理规划文秘人员的数量，有利于提升办公室工作質量及水平。
结束语
总之，办公室文秘的工作水平直接影响电力企业的办事效率，唯有从根本上不断优化自身工作方式做好统筹协调，分清工作事项的轻重缓急井然有序的处理；在沟通上化被动为主动，积极通过对各项任务的主动了解，掌握关键信息与核心思路保证信息的准确与及时；不断加强自身学习夯实各项办公技能；积极端正自身工作态度树立爱岗敬业乐于奉献的精神，在工作中保持谦虚稳重的状态才能有效提高电力企业办公室文秘的工作水平。
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