赵勇
抚顺石化公司 辽宁省 抚顺市113015
为简化基层单位审批手续和流程，提高工作效率，执行公司领导“创新思维，优化行为，能够不印刷的坚决不予印刷，能够电子化的要电子化”的指示。实施电子化管理审批项目（简称电子化项目）。
抚顺石化公司电子化项目的所要建立的目标如下：1、建立一套高效、实用和科学的无纸化管理平台；及时、准确、完整的收集信息，将抚顺石化所有申请审批信息收录；将工作流转化为电子信息流，实现发文、收文、签发、批阅、回退等行政事务无纸化；对数据进行有效管理，对各种查询结果进行综合和正确分析；自定义审批页面；统一从门户跳转进入，实现多平台一体化管理、使用。2、通过信息系统与门户，规范操作规程和操作记录工作卡片等内容。3、办公无纸化对流程进行优化的基础上，采用信息技术模拟办公流程的实现，利用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如有特别需要可用复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。
电子化项目起初计划分为4大类：存储管理、流程审批、线路工程改造以及设备购置。后在实施的过程中，根据实际的需求，将存储管理分为存储文件类和交接班日记。线路工程改造以及设备购置属于硬件部分，本文不予分析。本文重点说明一下存储文件类、交接班日记和流程审批。
1.存储文件类
1)存储文件类的发展
在公司决定将全公司的印刷费用由起先的2000万削减至200万后，存储类文件首当其冲成为必被转为电子文档的项目。公司决定进行车间级门户的基础建设，利用门户系统实现其它系统不具备的资料文档存储功能。但公司网站建设时并未预留制作各车间的网站，所以信息管理部决定由各厂门户技术管理员来完成各厂自己的车间网站的搭建。
2)存储文件类的现状
根据各基层单位各车间各站不同的需求，来制定相应的网站内容来实现静态存储电子化和动态存储电子化。例：储运厂储运站的静态存储有：工艺卡片、操作规程、设备工程。静态存储的文件因其大部分也都是由相应的电子文档所打印出来的，所以整个“搬家”的过程实现起来并不如当初员工想象得那么困难。将相应的文档，比如操作规程放在网站上，方便员工随时查阅，而不用在厚厚的一堆纸质文档里去寻找；相对保密的资料，会确认其是否有权限来查阅。动态存储有：操作记录、培训资料、安全环保。对此，公司未对外操岗位进行硬性规定，取消纸质文档。到目前为止，储运厂储运站在取消了纸版的班长交接班日记的同时，保留了司泵、护罐、消防泵的交接班日记，并且长输泵房的输油泵运行参数记录以及定时记录液位罐存已改为电子录入。
3)存储文件类的展望
外操记录因其需要随时记录的特殊性，公司暂未削减此类印刷费用，但并不代表永远不会削减。公司总会计师强调：方法永远比困难多，没有什么是解决不了了。可以实行奖励措施来集思广益，争取最大程度的无纸化。
另，部分老工人表示：操作规程之类的文档要查看电子文档实在是有点不太适应，不如纸版，放在那里可以随时查看，让人有一种安心的感觉。本文之后要提到的交接班日记亦是有着相同的困扰，部分班组班长表示：手里不拿点什么东西，就直接交班，总觉得不踏实。其实在计划制定的过程中，有提到过工人人手一个平板电脑或智能防爆手机来解决此类，或者可以说是解决无纸化办公所带来的全部问题。虽然从长远上来看，其可能会是未来的一种趋势。但因目前的平板存在非防爆等安全因素，再加上实施起来的巨大资金会远远超出目前计划中的硬件铺设所使用的资金，所以此方案被否决了，但并不代表其会被永远地雪藏。待技术成熟以及成本降低后，公司会再次提出此方案来解决现行无纸化所存在的弊端。
2.交接班日记
1)交接班日记的发展
起初，班组的交接班日记本是归为存储类文件里的动态存储，但是根据大多数车间班长的反应情况来看，他们更适应已经上线运营6年的MES系统来进行班组的交接班。最终决定在原有的MES、工艺平台上实施系统升级，即增加车间装置、内操、运工岗位设置，实现交接班日记电子化在以上各子项目中较难实现的问题。自2009年MES系统上线后，大部分基层单位的生产班组就一直在使用。少部分地区因离公司服务器较远，加上生产岗位的计算机大部分时间的网络不是很顺畅，所以经常出现提交不上数据等问题。MES系统的交接班日记与纸质交接班日记在格式上基本一致，仅是在需要班长交接确认的步骤上，由原先的手写签名改为了用班长的USBkey登陆后来确认上一个班组的交班情况。
2)交接班日记的现状
原MES系统因为在班组上传数据的高峰期会出现拥堵的情况，生产班长对此诟病表示不满。新MES系统在此方面进行了大幅优化，使高峰期的响应时间已缩减到15秒以内且必会成功上传数据。但为了防止新MES系统运作时发生意外而导致数据丢失，现阶段，实行MES系统和备份数据上传系统，两套系统双保险来保证无纸化办公后所带来的负面影响，即避免丢失数据。备份数据上传系统是把已提交的班组交接班日记提出PDF文件并上传到公司备用的数据服务器。此举并不加重班长的工作，仅是将数据保存成PDF文件后，再放入本地电脑指定的文件夹里即可。上传工作由信息管理部所制定的软件自动上传到公司的备份数据服务器存档。
3)交接班日记的展望
因使用MES系统的需要，对班组班长对USBkey进行了集中管理，损坏或丢失都已重新补全。但从实际的效果来看，班长认为用USBkey来进行认证，还是有些繁琐。有时计算机稍微出点毛病，USBkey就无法在电脑上识别，只能干着急。USBkey本身的出发点是好的，但是班长们更希望可以利用无法伪造的电子签名等措施来取代USBkey认证的过程。
3.流程审批
1)流程审批的发展
在开发流程审批系统应用软件基础上进行优化和二次开发，包括表单定制、表单样式管理、流程管理优化、电子签名等，来实现业务表单电子化审批管理功能。优化工作流，改变线下跑来跑去找领导签字的现状，实现电子化流程审批功能。用户可自定义新流程，掌握表单定制与组态，提高工作效率，平台采用标准服务接口的开发模式，可以实现与企业其他信息系统的集成，减少重复建设和成本。
2)流程审批的现状
虽然审批流程在运行的过程中出现过小问题，但是总体来说，审批速度相对之前的纸版文件到处找领导签字盖章已有了质的提升。流程审批从其制定开始，就可以严格的限制发起人所在的单位，使不接触相关流程的人无法看到。另外，在流程发起后，各信息系统可以将待办工作、督办工作、通知等信息及时发送到相关负责人的邮件（或以短信形式发送到手机上，目前还在架设中）里。
3)流程审批的展望
有部分领导人员在运行初，抱怨电子邮箱充满了流程审批的提醒邮件，而导致无法很顺利的找到工作邮件。目前公司还在努力争取通信运营商达成协议，开通企业腾讯通和手机短信提醒。另外，各基层单位现行表单的数量不多，单纯使用公司的表单的话，很多审批步骤与原来的纸质表单并不符合。待各基层厂积极地把提升工作效率的审批流程实行电子化。
抚顺石化无纸化办公总得来说，存储文件类和交接班日记已满足办公需要，但实际用户评测效果只是及格水平，距离用户需求尚有差距。后期公司项目组会根据用户所反映的具体问题来制定解决方案，来不断完善电子化的功能。而各基层单位的审批流程目前尚未广泛应用，需要各部室积极参与，完成纸质审批向电子化审批的转变。相信在不久的将来，各位员工必会看到电子化发展所带来的显著成效。
作者简介:赵勇（1972.5），中国石油抚顺石化公司信息管理部部长，高级工程师，大学本科，研究方向为信息技术应用与项目管理。参与多个省部级信息化项目，国内外发表论文十余篇，获多项科技进步，科技创新奖。