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摘要：本文首先对公文的重要性做了简述，然后分析了起草公文常见的问题，从公文形成过程着手，提出起草人员要注意的事项，最后从改变思想、提升水平方面提出建议。
关键词：公文起草；公文；档案
公文是档案的前身，当其处在传递、运转、承办和执行过程中时，具有现行有效的作用，不能称之为档案；档案一般是在完成文书处理的程序后而形成的，完成其传达和记述使命，作为备查的历史文件。因此，公文的形成是档案工作的起点。公文是在单位日常管理工作中产生的，记录和反映党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资等活动的，具有保存价值的，按照归档管理办法集中保管的，作为真实历史记录的不同载体的文件材料。公文也是每个单位形象的展示，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。
一、规范公文，打好基础
在公文起草过程中，由于起草人员的水平不一，导致文件质量存在各种差异。主要表现在以下几方面：
1.层级表达不合规
对于新进员工和长期外培员工，公文的层级掌握并不是十分准确，对党政机关公文格式了解不多，导致起草环节文件层级的使用和书写错误时常发生。表现为：其一，层级字体字号应用错误，如层级字体与正文字体一致，字号不同；其二，一、二、三级标题未按照正确顺序使用，导致层级表达混乱；其三，层级标题空格使用错误，如一、二级标题序号后不应有空格却增加空格，而三级标题序号后应该有空格却未加空格。
2.符号使用不规范
符号使用缺乏一致性和正确性，表现为：其一，单位表示不一致，一个文件的正文中同时使用文字和符号表达；其二，引号套用时表达错误，内层引号应使用单引号；其三，时间跨度符号表达错误，如xx年xx月至xx年xx月，用符号错误表达为xx年xx月~xx年xx月，正确表达应该是xx年xx月-xx年xx月；其四，序号跨度符号表达错误，如x台至x台，用符号错误表达为x台-x台，正确表达应该是x台~x台。
3.正文书写不规范
正文字体、内容表达等方面存在较大问题，表现为：其一，正文字体不统一，一个正文中出现几种字体；其二，正文字体不符合公文规定；其三，正文内容表达主旨不清晰，语句不通顺，缺少主语或谓语等；其四，正文引用依据不全面，不具有说服性。
4.标题拟写不当
一是，标题三要素不全，表现为：标题拟写时缺少发文单位和谓语动词，此种情况居多。二是，报告请示混用，表现为：报告和请示使用不正确，应该是请示文件标题却写成报告，应该是报告文件标题却写成请示；三是，符号使用不当，表现为：标题中使用引号、书名号等不符合规定，不是正规出版物名称使用书名号；四是，标题提炼不精，常出现标题繁冗情况。
5.正文格式不规范
文件页面设置及相关格式未按规定修改，导致正文整体版面不美观。表现为：其一，页面设置为默认设置，未按公文格式修改；其二，正文行间距为默认的单倍行距，未按照规定设置。不符合公文规定，影响公文质量。
二、完善信息，注重细节
公文形成过程中，起草人员要注意的几点事项：
1. 加大对公文的关注度。
公文是在公务活动中频繁使用的，故在日常工作中要深入学习党政机关公文格式，并熟记于心，掌握公文写作的基本技能，遵循“谁主管、谁负责”，分清公文形式和适用范围，有效提升公文写作水平。要时刻牢记公文质量无小事，文风是作风的日常展示。所以，要保证公文质量持续稳定向好，必须提高对公文的关注度，把规矩制度立起来、落下去，切实做到精细、精致、精准，以公文质量保障单位各项决策部署落地落实。
2. 提高业务能力。
根据《党政机关公文格式》规范要求，结合本单位相关规定，严格执行、规范填写。在公文形成过程中，以日常监管为手段，以集中培训为方法，抓好公文形成质量，做到齐抓共管的良好局面，为文件归档管理奠定坚实基础。根据日常把关发现的公文质量和效率问题，强化监测分析和督促提醒，对出现问题较多的部门予以针对性的培训、讲解，确保公文总体质量持续稳定向好，形成良好的办文习惯与工作作风。
3. 增强风险防范意识。
在互联网、大数据时代，公文归档信息对档案调取的重要性显而易见，信息化的高速发展和新科技的应用带来了方便的同时，也对公文形成阶段的要求有所增强，所以，及时掌握精简文件成效和工作落实效果，发管用的文、干有效的事，让贯彻上级文件有抓手、有遵循、有关空，避免因不发文留下抓落实的空档。在公文形成档案资料后，对于相关档案信息的各项保护也更加重要。做好风险防范工作，保护档案安全是常态化的任务，也是责任。
三、改变思想，提升水平
1.高度认识公文档案工作。
公文到档案、资料到档案的转换，就要重视公文的准确性和规范性。为了提高档案质量，就要抛开传统观念，抓前期，加强文书及档案人员对文件形成质量的前端管控，减少后续工作压力，避免多头重复性工作，影响工作质效。抓中期，加强公文流转中各审批环节所提意见的修改及时性。抓后期，加强归档资料的整理与审核，确保形成一套完整的可利用性强的档案信息。
2. 加强公文档案信息化建设。
随着国家科技的强大，数字化档案的逐步应用，但是其仍然或多或少的存在一些问题，在确保档案信息安全的前提下，应用专用信息系统，支持公文多维度查询、借鉴，不断完善公文档案制度建设，在保证纸质公文档案安全、完整的前提下，确保公文档案信息系统的一致性、安全性及便捷性。
3. 增强专业素质和综合素质。
强化培养公文档案意识，加大公文档案的宣传力度，利用国家、地方及本单位制定的各项法律法规、规程规范及相关制度，不断更新现有的知识储备，结合工作实际，提出更加具体明确的操作规范，采用定期组织培训、针对性一对一讲解等方式加强公文业务的学习与交流，不断提升单位员工公文编制质量和公文档案管理质量。
结束语
公文工作是一项专业性很强工作，公文档案工作是一项科学性、服务性兼容的工作，也具有一定的挑战性。强化前端公文起草和后期管理，需要工作人员在理论与实践中不断进取、增强业务能力，需要单位全体员工不断强化公文意识，提升工作质效，加大公文档案的服务价值。
参考文献：
[1]姜泉霞.对公文档案管理工作的研究与探索[J].兰台内外.2018（5）
[2]葛玉霞.探讨档案工作的规范化和标准化[J].智库时代.2018