侯春郁
国网内蒙古东部电力有限公司呼伦贝尔供电公司 内蒙古 呼伦贝尔 021100
随着社会的发展，传统纸质载体传递信息的滞后感日益凸显，信息化的发展已经以迅猛的势头成为社会进步的重要标志。因此，传统的档案管理方式已不再适应社会发展的需求和节奏。目前，以实现档案以数字化形式存储，网络化形式传输，并利用计算机系统进行管理的档案数字化工作正在全国的电力企业内广泛开展，以实现档案信息快捷利用、共享更好服务于电力企业发展的目的。
一、档案数字化后的管理优势
目前电力企业开展的档案数字化工作使档案具备了信息化管理的诸多优势：
1.档案数字化后，档案不再依赖原载体，可由多种载体承载，且载体保存对环境条件没有特殊要求。
2.档案数字化管理后，档案管理系统可设定既定的管理程序，实现档案整理全部或部分的自动化，从而降低对档案管理人员的专业素质要求，而且能够大大降低档案整理的工作量，实现档案整理归档省时省力。
3.档案数字化管理后，按照既定流程方便档案检索，借阅和传输。
4.档案数字化管理后，对于珍贵的档案，可以提供网上借阅，避免了珍贵档案借出后面临的安全风险，也有效避免了因反复借阅产生的损坏风险。
5.档案数字化管理后，若采用网上“单轨运行”，可以节约大量的实际存储空间。
二、档案数字化加工工作中的具体问题及对策
（一）档案数字化加工过程中存在的问题
档案数字化工作大致可分为自主开展和外包开展两种情况，对于成立时间不久、档案数量不多、档案保管质量较好的单位或部门可以采用自主开展档案数字化的方法，该方法可大大降低实体档案在数字化过程中的风险。对于档案数量较多、早期档案保管不够好的单位或部门采用外包方式开展数字化工作较为适合。但不管采用哪种方式，档案数字化工作过程中都会存在一些具体的问题。
存在的具体问题主要有：数字化加工过程中实体档案安全保障问题；数字化加工服务单位对档案内容、档案信息的保密问题；由于以往打印设备的局限性存在实体档案字迹轻浅，扫描后字迹模糊不清，数字化效果较差问题；早期档案用纸克数小，纸张较薄，扫描效果受到下一页档案字迹的影响；胶装账本切割拆卷后装订距离不足，影响再次装订；图纸折痕在扫描过程中易损坏；图纸所用晒图纸不符合长期保管标准，图纸出现褪色，数字化结果中图纸线条模糊不清。
（二）档案数字化加工过程中存在问题的应对对策
根据档案数字化加工工作中存在的诸多问题，应积极采取措施予以解决以保障档案数字化加工工作的顺利开展。具体对策如下：
对于实体档案的安全保障问题。数字化加工委托方应指定档案安全第一责任者，层层落实安全责任。为确保实体档案的安全，档案数字化加工工作采取自主方式或受委托方入住式开展工作的方式更为稳妥，这样能够有效地避免实体档案在运输、暂存过程中泄露、遗失或损坏。对于受托方入住式开展工作的情况，档案数字化加工服务委托方应为档案数字化加工提供属于档案部门且远离其它办公区域相对独立、封闭的工作场所，室内设置监控。在档案数字化加工过程中，严格执行档案出入库登记，做到档案每天入库，不在工作台上过夜。
对于数字化加工受委托方对档案内容、档案信息的保密问题。委托和受托双方在拟定委托合同时体现保密条款，在此基础上，双方要进一步拟定和签署《非涉密档案数字化加工保密协议》对数字化加工过程中的每一程序、每一阶段、及数字化加工结束后一段时期的保密细节进行约定。
数字化加工工作受委托方在入住甲方工作前要与每位工作人员签订保密承诺书。
对于档案数字化加工过程中经常出现的，纸质档案字迹模糊影响数字化效果的问题，一般采取黑白扫描，调节灰度，以黑、白对比突出字迹。
对于实体档案纸张较薄的情况，应采取拆卷逐页扫描的方法，必要时在单页档案下方加垫白纸，在扫描过程中对扫描仪周围进行遮光处理。
对于胶装账本切割拆卷后装订距离不足，影响再次装订的问题及图纸折痕在扫描过程中易损坏的问题。在数字化加工的前期准备工作中，应预先考虑档案损坏的修复问题，所委托的加工企业应具备一定的档案专业装裱修复技术。切割式拆卷扫描或图纸折痕断裂后，要由受委托方实施合理的修复再进行装订。
对于图纸所用晒图纸不符合长期保管标准，图纸出现褪色，数字化结果图纸线条模糊不清的问题，一般采取两种方式予以解决。一是对近期归档的图纸发现由于晒图纸不符合长期保管要求而出现图纸整体褪色导致线条不清的情况下，应协调问题图纸的设计单位，要求其重新提供符合保管规范的图纸，再实施数字化加工工作；对于早期的图纸，已不可能实现再出图，对于这种情况，采用黑白扫描调节灰度，将线条凸显为黑色，以达到清晰的效果。
三、档案信息化管理面临的风险及对策
（一）档案信息化管理面临的风险
电力企业档案数字化的主要目的是将档案进行信息化管理以适应电力企业快速发展的信息利用节奏。信息时代给我们带来了方便与快捷，但档案信息化管理并非一劳永逸，高枕无忧。由于网络环境、信息载体、信息技术等因素的影响，档案信息化管理面临的风险不容忽视。
目前档案信息化管理面临的风险一是档案数字化外包面临的档案信息安全风险；二是载体损坏导致所存数据无法读取风险；三是档案信息技术的局限性风险；四是网络攻击导致信息泄露风险。
（二）档案信息化管理风险的应对策略
档案数字化外包时档案信息安全的保护。采用委托数字化加工企业开展档案数字化加工工作，是最为方便的一种方法，但由于条件的原因，在数字化过程中往往会用到受委托方的数字化加工设备，设备使用后如不经清除，直接接入互联网，委托方档案信息就有了泄露的风险。另外，受委托方人员携带其它移动载体也有可能给档案信息带来风险。根据这一情况，应对措施一是采用请进加工模式，受委托方入住甲方开展工作，甲方负责做好对乙方人员的安检工作，不允许乙方工作人员携带手机、照相机、其它与工作无关的移动载体进入工作场地；二是采用劳务外包的模式，全部数字化设备、设施由甲方提供；三是数字化加工工作完成后由专业人员对工作过程中所使用设备进行痕迹专业清除，且约定在一定的时间内，该设备不连接网络。
档案信息载体损坏无法读取信息的应对。存贮有档案信息的载体损坏无法读取的情况不可避免。多重备份，妥善保管档案信息载体，是化解这一风险的有效手段。
对于档案信息技术的局限性风险。目前档案数字化加工是将机械记录和模拟记录形式的档案转换为二进制数字记录的形式，制作成PDF格式较为常见。PDF系美国研发产品，对于该产品的后续升级对现版本信息数据的影响尚不可知，存在一定的风险。应对措施是采用我国自主研发的产品,如OFD等，使技术更新换代的衔接有保障。
网络攻击导致档案信息泄露风险的化解。网络攻击会使档案信息遭受严重损失，目前我国发、供电企业对于网络安全的防范已形成制度化，严格按照电力企业网络与信息安全管理制度实施管理是应对网络攻击风险的有效措施。
四、转变观念，充分认识和利用档案信息化管理的优势
档案信息化是时代的趋势，是一种伴随互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，是档案管理不可逆转的发展方向。因此，电力企业档案从业人员无论专、兼职，必须从观念上有根本的转变，通过学习深入了解档案信息化管理工作的程序和优势，提高认识，做到与时俱进，紧跟时代和电力发展步伐，为电力企业提供方便快捷的档案信息服务。