青海油田地面集输工程公司 甘肃敦煌 736202
摘要：众所周知，档案信息安全涉及社会稳定发展和人民乃至国家的安全利益。所以，档案信息资源保密工作的实施尤为重要。要想落实好档案的保密工作，就必须要正确处理好档案的信息安全。然而，从历史来看，在大多数的企业中，由于频繁更换文书档案的管理人员导致在文书档案的保密管理方面出现了漏洞，针对这些漏洞，企业有必要进行严肃的思考。
关键词：新形势、企业文书、档案、保密管理、工作思考
一．当前档案保密工作的认识
档案信息资源的保护，必然涉及到档案的保密工作。而在浩瀚如海的档案信息管理过程中，如果没有一定的目的指向性和制度保障，那么档案管理工作进程将会被严重拖慢。这就需要档案管理员的认识与时俱进，开拓创新，使档案的价值最大化发挥，才能够保证各项管理措施有条不紊地开展，同时收到相应有效的管理成效。现阶段还有一种错误的认识，认为档案的保密性和公开性是相互矛盾的。这种认识是有误区的，档案的保密针对的是涉密档案和个人信息，这些信息是完全受到保护的，而公开的只是能够在政府间共享的可利用信息。
二．文书档案保密管理工作现存的不足
1.文书档案保密管理意识比较淡薄
第一，企业在思想上认识模糊。 由于一部分企业在思想上对档案管理工作没有高度的认识， 没有把它作为企业基础，存在“档案是档案，业务是业务”的想想，对于档案与业务之间的关系认识模糊，因此不知道开展企业文书档案管理工作的意义是什么，更不知道如何开展这项工作。第二，企业对文书档案管理工作不够重视。一部分企业并未认识到文书档案在如今这个信息化的时代中所具有的使用价值，认为所谓的文书档案管理仅仅是收集企业的历史文件资料，既要投入人力物力，还有投入财力，却出不来任何政绩，是一种得不偿失的行为。第三，企业缺乏主动性。大部分企业只重视形式，轻视内容，重视晋级，轻视效能，晋升文书档案管理级别往往是为了应付上级的检查，并没有真正地从对企业负责，对企业历史负责的角度去做好文书档案管理工作。
2.企业在文书档案管理工作上的力量比较薄弱
第一， 文书档案管理队伍不够稳定。在基层企业中，文书档案管理人员大多数是由办公室的勤杂人员兼任，因此专业化水平不高，队伍变动频繁，这直接导致文书档案的争论和管理出现混乱的现象。第二，文书档案管理的质量不高。首先，文书档案的管理人员只知道基本知识，对于档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号混淆不清，出现盖错章、编错号的习惯。其次，文书档案目录的索引不全，一些年代久远的文书档案很难找到索引， 导致这些文件的使用价值得不到发挥，不能为企业的发展服务。最后是企业没有足够地认识到文书档案
3.档案管理队伍建设不足
多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。
三．新形势下解决企业文书档案保密管理问题的有效措施
1.提高认识，准确定位文书档案管理工作
文书档案管理工作可以分为两个类别：一类是上级组织产生的文档管理；另一类是由本级组织产生的文档管理。两类文档均是领导集体开展工作的依据之一，这就要求各级领导要充分重视此项工作。
在加强文档管理工作方面，应做到以下两点：一是从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件，从上至下形成重视档案管理的风气；二是经常参与和反思档案管理工作的具体细节，对档案管理工作中存在的问题及时提出改进的意见，把加强和规范文书管理工作列入全年的工作计划，并认真落实负责人，以上能对加强文书档案的管理和改进工作起到积极的促进作用。因此，领导要高度重视和支持文书档案管理工作，使文书档案等在实际工作中发挥其应有作用。
2.不断完善保密管理制度，增强文书档案管理执行力
制度的建立和完善关系到管理工作实施水平的高低，严格的管理制度对档案保密管理和日常管理都能够起到有效的约束作用，通过制度来进行管理，胜于领导者随机拍脑袋管理方式，能够提前预测和规避很多不必要 的问题。制度的建设是一个全方位、立体化的过程，涉及诸多方面。因此要在实践中建立一个“全过程管理系统”，具体到文书档案保密管理的资料收集、整理、分类、归档等各个环节，并且还要完善资料的查看、借阅等制度，以便在保护好文书档案资源的同时，能更有效地利用档案资源。对于保密时间的长短，要做好定期管理，且要进行分别管理以免混淆，造成不必要的损失。
3.加强部门之间的合作， 做好文书档案的收集工作
档案工作者要主动的了解业务部门正在或者将要进行的新的工作；经常性的导各个部门之间去走动走动，获得及时的信息；还要根据单位的实际工作，主动思考档案的工作怎样围绕单位的中心进行，如何做好资料的收集和整理工作等。加强档案管理各个部门之间的协调和沟通，保证档案资料收集的顺畅收集资料要分清重点，着重收集能够展示单位历史和现状，促进单位未来发展的资料，为实际的研究和服务，提供有力的证据和有价值的情报。提高文书档案保密管理的电子化水平，充分利用计算机网络平台增强管理效率。为了降低人工管理工作失误率，提高档案的利用效率，首先，需要将现有的文书档案资源全部录入为电子化格式，并根据类别创建专门的数据库，结合操作软件和微平台等，建立浏览速度更快、界面设置更加人性化的操作平台，切实提高企业文书档案管理的现代化水平。其次，为保障文书档案信息 的安全度，做好网络安全防护工作，例如管理人员实名认证，浏览人员也要进行身份验证等， 密码、 验证码的设置可与操作者的手机绑定等充分提高信息交流的安全性。
4.提高管理人员的保密工作意识和企业素质
（1）职业道德素质。这主要是指文件档案的管理人员在履行自己工作范围 内的职责的同时还要 自觉地履行道德准则。管理人员应该热爱自己的工作，对工作始终保持高度的积极性。管理人员应该妥善地保管企业的文书档案，保持其在形式以及内容上的原始性和真实性。尊重事实、尊重历史是文件档案管理人员必须具备的职业准则；（2）文化知识素质。企业要对文件档案管 理人员进行系统、全面的文化、理论以及科学技术知识方面的教育，使他们的知识面能够更为广阔。近年来，随着社会与科技的发展，科学技术已被广泛应用到文件档案管理领域 ， 这就要求文件档案 的管理人员不仅要掌握传统的文件管理知识， 还要能够应用现代化的科技手段管理文书档案；（3）专业素质。文件档案管理工作的专业性比较强，这就要求管理人员必须具备足够的专业知识和一定的工作技巧。专业素质主要包括工作人员履行专业职责的智力、能力、学历、成绩和资历。企业可以通过专业的培训途径来提高工作人员的专业素质，培训的形势多种多样，如短期培训班，高校内开设的相关课程等。
结语：
综上所述，一个企业的文书档案是记录该企业的创办和发展历史的最真实证据，同时，它也是企业员工了解企业文化，提升自身工作素质的有效依据。文书档案联系着企业的过去和未来，关系着企业的前途和命运。因此，加强文书档案保密管理工作是每个企业单位刻不容缓的工作。
参考文献
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[2]朱鸣 文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[D] 电子科技大学，2013
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