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试论企业档案工作数字化转型

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王婷

[导读] 摘要：目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。

        滨化集团股份有限公司山东省滨州市 256600
        摘要：目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及依此提升档案管理水平和效益的过程。这个概念包含如下含义：一是档案工作数字化转型的主体是企业，而不是企业档案部门或是档案人员。二是档案工作数字化转型包括管理对象、管理手段和效果3方面，3个方面互相联系互相依存，又互相影响，因此这里的“数字化”不仅是指传统载体档案的扫描。三是档案工作数字化是一个过程，它不是一蹴而就的。四是转型既包括管理能力的转变，也包括管理效果和效益的转变。
        关键词：企业档案；工作；数字化；转型
        引言
        现如今，社会信息化进程速度越来越快，档案数字化管理也成为大势所趋。与传统的档案管理相比，档案数字化管理具有显著的优势，可以打破传统档案管理中存在的诸多不足并加以有效弥补，让企业档案管理部门不再是封闭的状态，能够对档案信息进行采集和管理并具有信息服务的职能，达到档案信息资源共享的目的，有效提高档案管理的工作效率等。基于此，企业应充分认识到档案数字化的关键意义，结合自身实际情况，对企业档案数字化进行充分思考，并制定科学合理地对策。
        1档案信息化建设的几点重要性及现实意义
        1）使档案管理不再费时费力。档案管理人员手工搜集、整理、管理、提供单位利用，工作量比较大，效率也比较低，而且费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、网络化、实时化。数据仅需一次录入便可以多次使用，还可以在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入以后，也方便打印出相关的收发文登记汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录以及备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，通过计算机处理，可以大大提高管理人员的工作效率。2）检索查询更加方便。传统检索的方式，由档案管理人员从一本本目录中找到需要的档案，然后依据记录去库房查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、分类查询、组合查询中选取最适合的查询方式，减轻了工作人员的负担。3）提高整个部门的工作效率。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除功能，同时计算机还具有诊断、判别、筛选的功能，通过这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理拥有占用空间小、应用能力强、储存信息量大、传输速度快的特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大进步。
        2企业档案工作数字化转型
        2.1做好档案工作数字化转型规划
        这是遵循规划先行原则选择的路径。档案工作数字化转型规划包含的内容丰富，涉及面广，绝不仅是“花钱买机器”的一个简单规划。它涉及企业的总目标、各部门的分目标、各部门的政策与计划、信息部门的活动、信息化的发展等。一个好的规划在内容上应包括：数字化转型目标、约束条件和计划指标的分析，电子档案管理系统的功能结构，系统开发实施工作的组织，所需人员及系统的管理和运行，以及档案工作数字化转型的效益分析和实施计划等。
        2.2减少增量，夯实档案数字化建设的基础
        1）企业的日常经营活动大量产生电子文件。企业的生产经营、科研开发、综合管理各个环节的电子文件基本处于有人办无人管；有保存，无规范的情况。放任这种状况持续，则会造成电子文件的大量积压，管理风险成倍增长，甚至发生电子文件的流失与损毁。2）存量档案和增量档案的归档范围和保管期限基本一致，同时构成庞大的档案资源总量。

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存量小则增量大，此消彼长。解决增量档案问题就意味着等待扫描及后期数字化加工的存量会减少；反之，增量得不到控制，档案部门将永远重复接收档案、扫描处理的转化操作。3）制定目标、完善制度、推动实施、增加投入，建设档案管理系统，及时处理增量，就可以完成档案信息化跨越式发展。因为增量毕竟比存量少，反之，长期拖延会丧失对增量的有效控制，增量电子化就会成为档案信息化的短板，严重阻碍企业档案数字化建设的进程。
        2.3强化信息技术的应用
        在企业档案数字化工作中，企业必须进一步强化信息技术的应用，具体做到以下几点：1.打造档案资源智慧收集平台。关于档案资源智慧收集平台，其主要构成部分为：数据采集管理平台、一体化电子文件接收与管理平台，前者的主要作用是对企业内部业务信息数据进行智能收集并能够自动整理和存储企业的档案信息，后者的主要作用在于对数字档案进行智能管理；在档案资源智慧收集平台的建立中，企业必须高度重视规范化管理的实施，通过强化档案制度建设，来确保档案元数据收集的规范性，确保录入数据的正确性；同时，需借助相一致的题名与分类号来确保档案信息检索的查全率、查准率，通过强化相关技术规范来统一管理一系列企业文件，进而实现企业档案管理的有效性。2.建设自动鉴定档案的元数据库。该数据库所具备的保管期限自动鉴定功能，有利于相关人员更加便捷、高效地保管已整理好的档案，利用计算机即可快速鉴定大量的档案，在极大程度上减轻了相关人员的工作量。基于此，企业应严格按照自身档案的鉴定标准，来对保管理期限自动鉴定的元数库进行建设，并对于档案的保管期限与归档范围加以合理设定，从而有效提高企业档案管理的效率。3.实现档案信息服务的智慧化建设，也就是通过进一步创新数字档案室服务，借助智能移动终端来获得档案移动服务，该服务较好地满足了现阶段信息化、数字化的社会发展的需求；基于此，企业应依据自身具体情况，在档案管理中积极应用信息技术，有机结合其档案管理系统与综合业务管理系统，利用移动终端与智慧平台，来达到档案信息推送功能、类似性搜索功能的目的，进而有效提升企业档案数字化管理的水平。
        2.4注重数字化档案信息数据库建设力度
        在开展企业档案数字化建设的进程之中，最为核心的部分是档案数据库建设，其直接关系到数字档案管理的有序实施。所以，需要增强档案信息资源数据库建设力度，具体来说，还需要考虑到：第一，检索型的档案信息数据库，主要是对于开放性的档案，提供相应的目录、范围以及检索。第二，文件型档案信息数据库，主要通过档案文件的顺利载入，提供网络方面的档案信息服务，并且最为关键的在于广泛的档案信息数据库类型的有效使用。另外，对于电子文档系统建设力度的加大。一直以来，电子文档管理系统都是基于数字化的模式存在。对于各种电子文档，其本身都会拥有录入、修改、归档、查询等配套的功能，这一系统，其本身拥有相应的数码摄像与扫描功能，并且还能够将原本的纸质信息内容实现数字化方面的转化，然后针对转化之后的电子文件，可以开展相应的科学化管理，其包含了签发、起草、归档、审核等诸多事项，最终才能够实现对存储情况和使用情况的监控。
        结语
        目前在企业档案数字化工作已步入正轨的基础上，档案数字化建设的重点应转移到基层单位及部门的数字档案室建设上。应积极推动企业科研、生产数据信息的增量电子化和存量数字化。将电子文件的规范管理纳入各部门的年度绩效考评体系中，将有效提升企业档案数字化管理水平，全面实现建设数字化企业的最终目标。
        参考文献：
        [1]王竞荣，曹景玉.浅谈企业档案管理的数字化建设研究[J].科技经济导刊，2018（03）：179.
        [2]林燕.档案数字化建设与企业档案管理研究[J].低碳世界，2017（30）：263-264.
        [3]刘纪卫，段军丽.企业档案数字化管理的应用[J].办公室业务，2017（17）：113.