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浅谈卫生院档案管理问题阐释与管理经验

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：秦敬安

[导读] 摘要：卫生院在开展档案管理工作时，需要根据实际的管理问题来建立针对性的工作机制，从而构建出更加全面和系统化的档案管理制度。

        山东省巨野县县田桥镇卫生院山东省菏泽市 274916
        摘要：卫生院在开展档案管理工作时，需要根据实际的管理问题来建立针对性的工作机制，从而构建出更加全面和系统化的档案管理制度。通过规范管理来提升卫生院档案管理的整体质量，为卫生院的档案的后期管理、开发以及利用打下基础。本文对卫生院档案管理的重要意义进行了分析，阐述了卫生院档案管理工作开展中遇见的一些问题并提出了解决措施。
        关键词：卫生院   档案管理    优化方案   管理经验
        引言：档案资料是卫生院的重要资源，关系着卫生院未来的发展。因此，卫生院应该确保档案工作机制能够得到有效的落实，在保证档案管理质量的前提下，构建出信息化的管理机制和维护措施，为卫生院提供优质、准确的数据信息，帮助卫生院树立良好的外在形象。、
        一丶卫生院开展档案管理工作的重要作用
        开展卫生院的档案管理工作，不仅能够提升卫生院的整体管理水平，还能够在面对一些实际问题时构建出更加完善的档案工作管理措施。只有建立精细化的管理制度，才能切实有效的提升卫生院的档案管理水平和管理质量。档案资源是卫生院开展工作的核心，其内容十分广泛，包含了医院的党政、人事、财务、医疗政策、设备以及建设等。在开展卫生院的档案管理工作时，需要根据档案的实际情况来进行分析和整理，确保收集、整理、检索、开发等一系列工作能够符合实际。卫生院开展档案管理工作后，能够有效的构建出卫生院常规化管控体系，使卫生院的各项制度能够有据可依，并且能够形成质量监督机制，确保卫生院的管理机制能够符合长远的发展目标。只有从根本上提升卫生院的档案管理质量，才能够构建出更加符合卫生院未来发展的模型体系，为卫生院的未来发展创设出良好的环境1。
        二丶卫生院档案管理工作中存在的问题
        （一）卫生院档案管理意识不足
        卫生院的档案管理工作之所以开展困难，很大一部分原因都是管理部门缺乏相关的思想认识，管理部门没有充分的认识到档案管理工作的重要性，对其也不重视，导致各项常规化的工作无法顺利的实施，所构建的管理体系也与卫生院的实际发展不符。由于管理部门缺乏对档案管理的正确认识，导致建立的各项管控措施不合理，档案控制机制和运行体系也相继出现问题，加上卫生院的未来发展目标不够明确，档案管理工作也无法发挥出其本身的价值，各项重要资料也容易丢失，严重影响了卫生院的未来发展。
        （二）卫生院缺乏档案管理体系
        要想完全落实卫生院的档案管理工作，就必须构建完善的管理体系和控制机制。如果无法构建完善的管控体系，卫生院就会出现内部管理结构松散的情况，影响卫生院档案的收集和整理。如今很多卫生院都采取的是分散式管理，导致很多管理标准都没有统一，档案的利用率明显下降，很多资源都没有受到合理的利用，出现了大量的浪费2。
        （三）卫生院缺乏专业的档案管理设备
        在开展卫生院的档案管理工作时，不仅需要提高管理人员的认知水平，使其充分认识到档案管理工作的重要性，还需要对档案管理设备进行有效的整合。然而，很多卫生院的管理项目都比较落后，管理方式也缺乏科学性和合理性。没有与如今的时代相结合，很多科学技术合计算机技术都没有得到利用，采用的依然是纸质的档案管理，这种传统的档案管理方式不仅加大了管理人员的工作量，而且效率十分有限，严重的限制了卫生院的档案管理发展3。

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        （四）卫生院档案管理人员素质不足
        卫生院在开展档案管理工作时，管理人员的素质十分重要，然而，很多卫生院的档案管理人员的素质都不高，缺乏专业的管理意识，导致整体的管理质量无法满足卫生院的实际发展需求，档案管理工作也因此无法顺利的实施，资源管理体系也会因此而滞后，相关的卫生档案管理也无法发挥出其应有的作用和价值，管理项目也会形同虚设。
        三丶卫生院档案管理工作的优化措施
        （一）提高管理人员的思想认识
        为了有效的提高卫生院的档案管理水平，卫生院应该根据实际情况来建立动态管理机制，构建出符合实际情况的管理措施，提高管理人员的思想认识，明确档案管理的重要性。并且构建系统化的管理措施，建立相应的专业培训，使全员认识到档案管理工作的重要性，强化档案管理的宣传工作，时管控措施能够有效的实施，为后续管理工作的发展打下基础。只有提高管理人员对于档案管理的重视程度，才能有效的践行档案管理体系，提高卫生院的整体管理水平，保证卫生院持续发展4。
        （二）优化档案管理体系
        在建立档案管理体系时，应该以管理条例和管理措施为主，并且根据卫生院的实际需求和未来发展来进行融合，使档案管理更具时效性，促进资源管理的优化，在制定基础管理体系时，应该严格遵守规范，建立出符合实际情况的项目管控机制，档案的建立、储存、归纳都应该严格按照标准来开展，从而保证卫生院档案管理工作能够有序的进行。在工作开展中，也应该将文书档案管理工作作为重点研究对象，积极开展系统化的管控机制。在开展文书档案的收集工作时，必须根据文书档案范围和保管要求来实施，并根据卫生院的档案需求和实际发展来进行修订。第二使文书档案的整理。卫生院应该将档案管理项目融入卫生院的考核体系中，从而保证其能够科学的发展，从而促进卫生院管理水平的提升。
        （三）完善卫生院的管理设备
        要想使卫生院的档案管理水平得到有效的提高，有关部门需要积极应用互联网技术，对档案管理进行创新，加大对于档案管理的资金投入，确保设备能够满足卫生院的实际发展需求。其中需要注意的是，需要落实办公自动化项目，维护网络化信息技术整合机制，确保管理制度和控制体系能够符合标准，只有不断的提升管理工作与现代化技术的融合，才能有效的推进无纸化办公的进度，从而保证档案管理的效率。
        （四）提升卫生院管理人员的综合素质
        档案管理人员的素质能够直接影响卫生院档案管理的质量，因此，有关部门应该建立系统化的控制机制，确保管理人员的综合素质能够满足工作需求。卫生院应该强化档案管理人员的培养机制，将业务能力、专业能力以及管理能力作为培训的重点内容，提高整个档案管理团队的素质。因此，卫生院应该建立严格的准入机制，在招聘时对应聘人员进行严格要求，对其综合能力进行审核，确保其能够满足工作需求。其次是开展定时培训和考核，使档案管理人员能够随时学习到前沿的技术的知识，并且通过考核来督促管理人员，使其能够进一步的提高自身的能力，从而有效的保证卫生院档案管理的效率5。
        结束语：总而言之，在开展卫生院档案管理工作时，要想充分的完善档案信息资源的利用率，就应该构建完善的动态管理措施，从门诊、基础公共服务等基层卫生院科室的实际情况出发，采用先进科学技术的同时，提高管理人员的综合素质、完善卫生院的设备、提高管理人员的思想认识以及优化管理体系，为卫生院实现全面发展提供良好的发展环境。
        参考文献：
        [1]杨银花.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].卷宗，2019，9（9）：131.
        [2]李军.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].文存阅刊，2019，（12）：28.
        [3]李红霞.卫生院档案管理问题阐释与管理经验[J].管理观察，2017，（34）：178-179.DOI：10.3969/j.issn.1674-2877.2017.34.076.
        [4]谭晓梅.乡镇卫生院档案标准化管理刍议[J].价值工程，2020，39（15）：91-92.
        [5]司宪东.加强卫生院档案管理实现档案管理规范化[J].办公室业务，2020，（11）：120-121.