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加强企业档案管理的分析研究顾颉

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：顾颉

[导读] 摘要：当前，我国电力企业在电力体制改革的推动下，企业结构不断调整，电力企业从生产方式到经营模式都发生了很大改变，并且逐渐进入了一个全新的发展阶段。

        天津华电南疆热电有限公司天津 300450
        摘要：当前，我国电力企业在电力体制改革的推动下，企业结构不断调整，电力企业从生产方式到经营模式都发生了很大改变，并且逐渐进入了一个全新的发展阶段。现阶段，电力企业档案数字化要坚持以提高工作效率为目标，同时以保障档案的安全为前提，并投入足够的资源和成本。目前档案数字化还面临着一些阻碍，笔者将提出科学的优化措施，希望能给同行提供借鉴。
        关键词：企业；档案管理；问题；措施
        1企业发展中档案管理所发挥的重要意义
        在信息技术的不断渗透下，各行业的发展趋势受到极大影响，档案数字化成为电力行业的必经之路。因为缺乏经验，我国在电力企业档案数字化进程中遇到了一些问题，但也在解决问题过程更坚定了档案数字化的意义。首先，电力企业在日常经营过程中，会产生大量的信息数据，需要对这些信息进行管理保存。传统的档案管理有很多弊端，信息的录入和调用效率较低，而且人工管理的方式对人力资源也提出了极高的要求，人为操作又很难避免误差的出现，导致档案管理中涌现出许多问题。而档案数字化则可以有效改善这一情况，借助计算机等设备，准确高效地对档案进行管理，基于计算机强大的储存和计算能力，对海量信息进行各类操作得以实现。而且也极大地解放劳动力，降低了档案管理的难度。其次，档案数字化是对工作人员的全新挑战，在工作性质发生转变以后，对岗位人员的专业素质也提出了新的要求。原有团队必须掌握计算机操作技能，并学会团队协调合作。这样更能激发员工积极性，并进行自我价值提升。
        2新时期电力企业档案管理工作中存在问题分析
        2.1档案资料的管理基础薄弱
        在现阶段，部分企业虽然已经认识到信息化体系建设的重要性，但是由于受到传统档案管理模式的影响，档案管理工作基础较为薄弱，大量的档案资料出现了不完整的现象。档案资料的不完整影响了档案管理工作的开展，使部分信息无法得到核实，无法对档案信息进行准确分析。管理基础薄弱还体现在档案资料内容较为混乱，对档案资料的整理工作带来了难度，特别是当一些企业宣布破产之后，混乱的档案资料无人整理，在一定程度上也无法保障部分员工个人信息的安全性。要想推进档案管理工作的改革，必须对目前管理混乱的现象进行改进，为今后现代化档案管理工作模式的形成奠定坚实的基础。
        2.2制度问题
        当前我们发现虽然大部分企业均建立了档案管理制度，但是却存在不完善的现象，现行档案管理制度和档案管理工作产生了一定的脱节，档案管理制度的不健全、不完善，极大降低了档案管理质量。具体来说，部分电力企业对于原始记录和原始凭证的归档工作忽视管理，极易导致档案缺失。不仅如此，由于档案借阅制度不健全，极易导致出现档案借阅后长期不归还的现象，降低了档案的完整性。此外，在档案借阅的时候，部分人员缺乏良好的档案保护意识，出现了随意标注和修改的现象，降低了档案的真实性和完整性，逐渐丧失了其价值作用。
        2.3电力企业档案管理意识有待提升
        随着社会精神文明的不断发展，近几年，国家相继出台了更加完善的档案管理方针政策。这些策略在一定程度上推动了电力企业的现行档案管理工作，但是由于管理者的重视程度和实施细则上存在着一定的差异，导致具体的工作中还有很多问题亟待解决。特别是相关责任人缺乏对档案管理工作的认识，在企业年度工作计划中并未过多关注，因此整体实施计划中并无实质性内容，导致档案工作责权不明确，也无具体的管理细则出台。导致工作中人员积极性不高，档案管理工作一直处于停滞不前的状态。
        3新时期加强企业档案管理工作的有效途径
        3.1加强培训活动
        在现代化企业的发展过程中，人才是保证工作效率和效果的关键因素，只有培养出大批高素养人才，才能够真正提升企业档案管理工作的水平。企业应当对负责档案管理工作的人员实施有效的培训活动，提高工作人员的档案管理技能，使工作人员可以更加有序地对档案资料进行整理和归纳。档案的类型和内容较多，如果工作人员专业能力不够，则无法对档案进行有序的整理、归纳、分析。

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因此，在培训的过程中管理人员也需要对工作人员实施一定的考核，确保每个负责档案管理的人员都可以拥有专业的工作技能，可以将培训过程中学习到的理论知识应用到实际工作过程中。同时，需要对工作人员的专业素养进行培养，在实际的工作过程中利用管理模式向工作人员渗透思政教育，促使工作人员形成专业的职业素养，使其可以认识到自身在工作中所需要承担的责任。但管理工作的责任极其重大，必须让工作人员拥有一定的职业素养和意识，从而推进档案管理工作的现代化发展。因此，管理人员也需要对培训活动的内容和形式进行改革，改变传统单一的讲座式培训方式，利用多样化的手段提高培训效率。
        3.2完善数字化建设规划
        毫无疑问，档案数字化并不是一项简单轻松的工作。从这一任务的提出到全面落实，每一阶段都面临着各类问题。档案数字化对于电力企业的未来发展有很大益处，但在具体操作环节，仍然要结合企业的实际情况做出合理安排，针对不足之处进行及时调整。而首先要做的，就是完善企业内部的数字化建设规划，从而确保数字化进程的高效有序。在数字化前期阶段，要明确涉及到的各种细节，例如需要数字化的档案量、相关操作技术和设备，以及可能存在风险和应对措施等。合理全面的规划方案能够起到统筹协调的作用，降低出现不良现象的概率，为后续工作创造良好的基础，并提供科学可靠的指导和依据。此外，还要分阶段制定实施方案，对每一流程做出详细的落实措施，有条件的话，还可以事先进行模拟分析。因为数字化本身有一定的复杂性和高度的虚拟性，并且容易受到外界因素的干扰，针对这一情况，要求专业人员对实施过程进行监控分析，一旦发现不利现象要及时采取措施予以解决。可见，数字化建设规划不是笼统的，而是具体到每一细节每一流程，完善规划方案能够避免很多不必要的麻烦，也提高了实际工作的科学性和效率，电力企业要引起足够的重视。
        3.3加强档案管理制度建设，确保档案的齐全、完整
        为确保档案工作顺利开展，我公司先后编制了《档案管理制度》、《项目文件归档管理实施细则》、《特殊载体档案实施细则》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案利用、借阅制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案库房管理制度》、《设备开箱验收制度》等制度，并根据工程进展情况及时修订。这些制度明确了各类档案的归档范围，档案收集、分类、整理、组卷、编目、排架的程序，使档案管理工作有据可依，有章可循。
        年初下发《关于认真做好公司2018年度文件材料归档工作并提前做好2019年度文件材料收集整理的通知》，要求各部门的兼职档案员应根据《天津华电南疆热电有限公司档案归档范围及保管期限表》的内容，认真收集本部门2018年度的文件材料，并在2019年一季度前集中向档案室移交。
        3.4加强信息化建设，提高档案现代化管理水平
        为适应档案管理现代化的需要，南疆公司购置了OA、档案、商密“三合一”信息管理系统，进一步强化过程管理和信息化平台的应用。积极组织各参建单位及时对项目文件进行录入、组卷、扫描和挂接等工作，使项目档案实现数字化管理，给档案的查询、利用提供方便，提高档案现代化管理水平。
        3.5加强档案宣传力度，提高参建人员档案意识
        为提高参建人员的档案意识，自工程开工以来，针对施工单位人员流动性大，档案意识薄弱等现象，档案人员不断加强各参建单位现场管理人员对《项目文件归档管理实施细则》、《特殊载体档案实施细则》的学习，使各参建单位管理技术人员对工程档案组卷及各自的管理职责和管理要求有了明确的认识。针对工程建设中出现的文件收集、归档、管理等问题，多次召开档案例会，及时解决问题，为参建单位档案人员做好档案管理工作提供了有力保障。
        结束语
        综上所述，无论是工业生产还是日常生活，都离不开用电需求，电力企业作为新社会能源的主要供应者，其作用不言而喻。针对当前该项工作中所呈现出的人员、制度以及意识方面的问题，电力企业领导层要引起足够的重视，积极采取针对性措施，落实上述六项工作，创新档案管理方式方法，提升档案管理水平，促进电力企业稳定、可持续发展。
        参考文献：
        [1]刘海涛.解析新时期电力企业档案管理的新思维[J].企业改革与管理，2015（6）：10+34.
        [2]刘宇.电力企业档案数字化质量及安全保障探析[J].信息记录材料，2018，19（12）：171-172.