学校档案管理工作如何更好地服务于教育教学--中国期刊网

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学校档案管理工作如何更好地服务于教育教学

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：马建国

[导读] 摘要：本文从档案管理的内涵入手，简要分析了档案管理在学校教育教学工作中的必要性，并依据当前学校档案管理存在的一些问题，有针对性地提ft相关的建议举措，以期加强学校档案管理，服务教育事业发展。

        青岛电子学校 266071
        摘要：本文从档案管理的内涵入手，简要分析了档案管理在学校教育教学工作中的必要性，并依据当前学校档案管理存在的一些问题，有针对性地提ft相关的建议举措，以期加强学校档案管理，服务教育事业发展。
        关键词：学校档案管理工作；服务；教育教学
        学校档案工作档案涵盖教育活动的方方面面：教育、科研、改革、发展规划等，既有助于促进文化和文明的传播，也有助于教育和学习的发展，对学习教育教学的发展具有相当重要性[1]。
        一、学校档案管理的内涵
        档案管理，又称档案工作，是由档案管理人员直接管理的档案、档案信息以及外部服务的一般业务名称。档案管理包括一系列活动，如收集、查看、转输、录入、统计和出版等档案工作。学校档案管理也具有师生性的特点和特色发展途径。档案馆是学校教学的一个重要组成部分，是所有学校中几乎涵盖每个学校、甚至每个学生基本资料的档案存储单位[2]。
        二、加强档案管理在学校教育教学中的必要性
        1.社会经济发展和技术进步的要求
        随着现代网络技术、社会经济发展和技术进步的传播和传播，档案管理的需要也随之增加。加强学校档案管理，积极运用新技术、互联网人才等来创新管理方式，能够为学校师生提供有力的档案资料支持。
        2.教育事业自身发展的需求
        学校档案管理包括了学校科研学术、教育教学、学生管理等活动的文件、数据、图像、音频等的综合管理。为了提高总体教育质量，必须提高档案管理的总体质量和水平。
        3.提高档案利用效率和利用价值的要求
        高水平的档案管理应确保有效和迅速地管理档案，提供信息咨询，从而保证有效利用档案资料。信息时代还对档案管理提出新的要求，以确保迅速检索和查找出所需要的档案资料[3]。
        三、加强档案管理，服务教育事业发展
        1.保障领导层对档案观念认识要到位
        为了满足学校获取档案资源的客观需要，必须加强档案管理，这也是发展教育系统的重要内容。档案管理是一项基本工作，耗时较长，通常在短时间内不能取得成果。为了确保档案管理的稳定和价值，需要领导者的注意和控制。重要的是，教育当局和学校管理人员将档案管理纳入学校的发展进程，并逐步实施有关档案管理的规则和条例，各级管理人员应在知识上适当重视档案管理，组织人力、物力和财力资源的足够投入，充分支持档案工作，并确保档案工作的持续进展。
        在学校不同部门从事非全时工作的档案管理工作人员的工作比较紧张，他们的工作往往发生变化，他们很多是新来的、专业水平较低，在学校档案管理中需要接受专门培训。档案馆为新工作人员或经验较少的工作人员提供特别培训，以确保档案的连续性。档案培训应当以个案和实际案例为基础的档案管理，模拟环境，让他们讲述对档案工作的看法，根据不同部门的具体情况设计的。为了使非全时工作人员充分了解按照工作程序和基本要求，如如何收集、分类档案等档案管理的方法和技能，档案馆应当建立档案质量监管制度，使档案管理工作能够符合相关档案管理规范。

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        2.档案管理人员的思想和能力水平要过关
        以便积极工作和取得进展。档案管理是一个专业的工作，能否成功和持续地进行，直接关系到档案管理人员的工作水平和质量。一个专业的档案管理人员必须具有高尚的道德品质，如工作准备、奉献精神、愿意面对困难、团结与合作精神。此外，档案管理员必须具备专业的业务技能。目前，在信息时代迅速发展的情况下，档案管理面临双重挑战。在知识经济和因特网信息时代，决策者不能坚持传统观点，必须坚持跟随变化而进行变换的新要求。档案管理人员根据传统的档案管理经验，学习新的信息技术，不断提高自己的业务质量，以满足时代的发展需要，积极调整思维，更多思考和总结工作，最大限度地保证档案材料的完整性和有序性，更积极主动参与档案管理。
        3.从档案资料的收集、整理、保存等方面加强管理
        学校档案是决策、工作、解决问题等的重要基础。这些资料通常来自几个来源：其一为上级当局提供的学校活动的文件、高级指导性文件，应及时接收，然后由特别人员存档，定期审查文件，以确保其完整性。关于与学校活动有关的文件，如果是在可预见的时间内在学校开展的重要活动，可以定期组织，如学校每年的工作计划，会议记录等，每学期的部门工作计划、会议简要记录、进度报告、会议记录等。此外，学校的活动可能与一些偶尔发生的事件有关，应当对这些文件经常和系统化收集，例如校外专家的讲座，管理人员调查等档案管理员需要进行密切监测和反应，并及时储存音像资料、视觉资料和文字资料，确保完整性。学校档案还有一部分来自于学生、教师、后勤人员等的信息资料档案，对这些档案，既需要做好编录，从而在需要调用、编辑、查询、收集时能够高效查找利用，也需要做好综合管理，保障档案的完整性、可用性、安全性等。
        专职档案员应当经常深入各归档立卷部门，从文件的分类、组织、印刷到档案的编写上做好能力培养。将档案文件按标题、内容、类型等作为分类，常设业务指导手册。这些工作既有利于使兼职工作人员能够按要求每年编写文件，但也使新同志们能够更快地掌握基本的文件处理、分类、档案管理等技能，从而增强学校档案馆的综合管理。
        4.主动增强服务意识，积极开发档案资源
        这是确保档案服务最终功能有效发挥的重要部分。档案管理人员应当从一些初步的准备工作做好服务，例如档案的收集、处理和检查，并记录在案，供今后使用。档案员确保学校发生的所有重大事件都有充分的文件记录，并收集和保存全部关于学校发展的资料，完整的档案可作为学校管理人员决策的参考资料，发挥重要作用。此外，咨询和检查还能够便于档案的使用，档案管理员应积极提高对档案管理服务的认识，积极探索创新的管理方法，并通过高质量的工作保证档案工作业绩和资源利用效果。
        总的来说，各级教育机构和管理人员应充分认识到档案管理的重要性，并提高工作人员的认识和专业精神档案。只有这样，才能加强档案管理，更好地服务于教育事业。
        参考文献：
        [1]裴应胜.高等教育教学发展中高校档案收集和利用工作研究[J].黑龙江教育学院学报，2016，35（10）：149-150.
        [2]林玲.体育院校档案管理体系与教学评估体系的对比研究——以武汉体育学院为例[J].湖北体育科技，2013，32（04）：358-361+348.
        [4]张践知.加强学校档案管理为教育教学服务[J].赤峰教育学院学报，1999（04）：3-5.
        作者简介：马建国（1973.3-）男山东省日照市汉族本科中学二级教师青岛电子学校研究方向：学校档案管理