基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析--中国期刊网

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基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：朱焱

[导读] 摘要：就现代档案管理在企业中的重要性，本文重点分析了现代档案管理的特点、实施前提和方法，最终得出现代档案管理拥有以计算机为核心的特点，整体提升档案管理效率，确保档案文件的准确性和真实性，并对档案管理人员提出了严苛要求。

        曹县青菏街道办事处山东菏泽 274400
        摘要：就现代档案管理在企业中的重要性，本文重点分析了现代档案管理的特点、实施前提和方法，最终得出现代档案管理拥有以计算机为核心的特点，整体提升档案管理效率，确保档案文件的准确性和真实性，并对档案管理人员提出了严苛要求。
        关键词：基层事业单位；文件档案管理；路径
        前言
        近年来，中国已经迅速进入现代化阶段，许多先进技术给了中国各行业更大的发展空间。随着信息技术的飞速发展，我国已经逐步进入到信息时代，各行各业借助先进的信息技术有效改善了办公环境。在此背景下，基层单位档案管理也在努力改革落后的传统管理模式，借助先进的现代技术，不断创新档案管理，使之高效运行。
        1切实保障工作程序和方法的标准化
        根据科学的理论和专业经验，这是保证工作程序和方法规范化的重要手段。企业档案管理要求，从档案收集到档案鉴定保存的每一个环节都要严格按照规范程序进行。
        1.1有效整理和保管档案
        档案整理既是档案管理的基本内容，也是实现规范化、规范化目标的重要前提和基础保障。这是因为如果企业不定期对档案进行清查，或者档案传递过程中保管期限的划分不准确，就会出现大量的副本。因此，这些文件应先销毁，然后按要求定期整理保存。只有这样才能避免档案的重复，提高工作效率。
        1.2合理规范案卷
        档案标准化的先决条件是要拥有充足的档案，其目的是将具有一定联系的档案组合起来，对象是内容复杂、数量庞大的档案。重组中还需对标题模糊、目录不全和页码错误的案卷实施二次加工与修整，从而确保案卷完整性。通过重组，除了有效优化档案管理，实现科学存储外，还可以为后续的计算机管理提供良好的条件，建立完善的档案检索平台。
        1.3规范著录
        著录既是档案管理的基础工作，也是计算机管理的必然要求。描述的质量直接影响到相关数据信息的真实性。但由于工作条件不同，计算机管理对技术要求高，在实际工作中，除了要充分考虑现行规定外，还要结合企业的经营和发展，制定出适应企业需要的细则，提出并实施可行的方法。
        2切实做好物资准备，加速现代化管理进程
        缺少规范化和标准化方法的支持，极易使计算机因数据准备不足而无法获得预期效果，甚至不能使用，从而减少现代管理的进程。所以，还应足够重视数据准备工作，建议从以下几个方面提升数据准备水平。
        2.1区分对待，科学分类
        企业档案管理的目标是使各类档案更好地用于企业经营和发展，为企业提供优质的档案服务。发展计算机管理是有效提高工作效率的重要手段。在此过程中，应以档案的重要性和利用价值为基础，以使用率较高的档案为重点，为计算机管理夯实基础。
        2.2优化描述，以切实保证输入效率
        根据经验，在实际的档案著录工作中，档案馆可分为三个不同的层次：一是对反映问题有限或具有一般利用价值的档案，应实行档案级著录；第二，对于一个包含多个包含相同内容的文档并排列在一起的文件，实现了文件组合级别的描述；第三，对于核心文件和能充分反映问题的文件，应实施文档级描述。通过这样的处理，除了暴露档案的核心内容和特点外，还可以减少一定的录入项目，从而节省人力物力，保证录入效率。
        2.3充分利用档案基础，进行分类保存
        如果文件具有良好的基础和足够的内容，则可以根据描述工作中的文件目录进行分类和索引。同时，可以通过相应的计算机软件输入一些特殊的文件，最后给出文件的分类号。通过这样的处理，可以最大程度地利用档案目录，简化了档案描述链接，实现了分类保存，加快了描述速度。

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        2.4汇总关键术语并缩短搜索时间
        总结关键术语有利于档案的检索和利用。对于主题词，虽然有一定的效果，但实际操作过于繁琐，效率低下。用关键词代替传统的主题词，既能解决这一问题，又能达到趋利避害的效果。关键用语是指从文件内容主题当中总结出能归纳主题的所有词汇，即完成关键用语的标识，然后输入到计算机中，借助其批量处理软件开始有目的性的处理。以“铁路线路基础设施建设”为例，对于它的关键用语，不同人可能有截然不同的看法，如“铁路基建”、“线路建设”等，在利用计算机处理后可统一确定为“基建”。此外，我们还可以利用计算机的其他功能来实现单词合并。合理使用该方法不仅可以加快索引速度，克服自动标引精度不高的缺点，而且可以有效地解决语义内容与分类关系的问题。
        3现代档案管理必须适应电子化、信息化发展的需要
        目前，一些企业仍无法摆脱传统的纸质办公模式。电子文档的生成是企业档案管理实现计算机管理的主要挑战之一。在实际工作中，只有将传统文件管理与现代电子文件紧密结合，才能真正实现现代管理的目标，在此基础上，建议相关工作人员从以下几方面着手：
        3.1迫切需要培养企业文件管理员的知识和技能
        如今，随着办公自动化的出现和应用，企业档案的产生发生了很大的变化。例如，文件的编制、分发和归档可以通过计算机完成，而纸质文件的传递过程则没有设计。因此，档案的前身应以电子形式存在，这与传统的纸质档案在格式上有很大不同。在这种变化的影响下，档案管理人员必须面对越来越多以磁盘为载体的新型档案。不同的档案包含着不同的信息和内容，整合和提供这些复杂的信息是档案管理人员的基本任务。为了保证档案的真实性和可用性，有必要失去提供有价值信息的机会。实现上述目标的关键是加强全体档案管理人员的专业知识和技能。在实际工作中，企业可以通过定期的培训活动，提高人员的知识水平，并在实践中加以指导，使其尽快适应现代档案管理的需要。
        3.2有效降低对企业档案管理的影响
        过去，档案管理主要集中在纸质文件上。计算机出现和应用后，电子文件迅速取代了纸质文件。操作员可直接使用办公软件起草、修改并保存给当地部门人员。因此，许多常见文档没有以前的边界。对于纸质文件的管理，已经有了很长时间的实践总结，有一套很好的工作流程和方法。以档案系统为例，它是档案管理的起点，也是档案与文献两项工作的主要结合点。文件形成后，由文件部收集对卷，交档案部门管理，一般每年归档一次。电子文件应用后，可以随时修改并存储在计算机中。可以看出，电子文档完全依赖于计算机。当需要归档时，应以光盘形式传送，归档范围不再是具有使用价值和保存价值的档案，而是具有相应的阅读软件或操作系统。
        结束语
        综上文所述，现代档案管理是当代企业发展的主流方向，大势所趋。以保证档案管理的准确性和有效性为核心，对档案管理提出了更高的要求。具体工作过程中，企业可以借鉴上述方法，加快向现代档案管理方向转变。
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