试论档案管理工作内容与模式的转变--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

试论档案管理工作内容与模式的转变

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：邢辉

[导读] 摘要：档案管理是一项复杂的工作，需要从细节入手落实管理，新时期下档案管理的工作内容与模式均有所变化，为保证档案管理成效，需要探寻科学且有效的管理方法。

        磐石不动产登记中心吉林省磐石市 132300
        摘要：档案管理是一项复杂的工作，需要从细节入手落实管理，新时期下档案管理的工作内容与模式均有所变化，为保证档案管理成效，需要探寻科学且有效的管理方法。本文就档案管理工作内容的转变进行具体阐述，并对档案管理工作模式的转变进行探究，旨在提升档案管理工作质量与效率，真正为社会发展而服务。
        关键词：档案管理；工作内容；工作模式；转变
        社会发展新阶段下，计算机、网络、多媒体等技术快速发展，促进了档案管理工作内容与模式的变革，这就需要将新思想观念渗透于档案管理中，提升档案管理水平，确保与时代发展需求相符合。基于此，对档案管理工作内容与模式的转变开展探究，具有一定现实意义。
        一、档案管理工作内容的转变
        （一）档案收集
        档案管理工作以档案收集为基础。传统档案管理中大多坐等档案形成，之后再进行归档，通过纸质文字来记录档案，后期查找与保存都存在局限，长时间保存后极易出现泛黄、变脆等问题。新时期下电子档案的应用，可依托计算机系统实现长久保存，档案收集的先进性与主动性更强。
        （二）档案保存
        电子档案管理的落实，能够减少不必要的库房资源消耗，后期查阅也更为便捷。传统档案保存中若管理不到位可能会遭受虫咬，而电子化管理可弥补这一不足，保证电子档案管理的简便性与高效性。电子档案的稳定性与安全性不足，需要做好数据备份，为电子文档的安全性提供保证。
        （三）工作新内容
        档案管理工作中，需要重视设备故障防范，为数据安全提供保障，促进档案管理工作的有序推进。档案管理人员需要高度重视设备运行的安全性，制定科学化应用措施，就数据进行备份，或应用双机热备份机制的构建来保障系统应用程序与数据的安全性，满足档案管理工作需求。档案管理工作中权限控制也是一个重要方面，档案信息方面需在拷贝、破坏等方面加以防范，限定访问目录、子目录及其他资源等，以权限控制来保障档案资源安全，以防火墙控制来对黑客破坏加以防范，保障网络运行安全。一旦病毒侵入档案信息中，会威胁到网络的安全，甚至毁坏档案资源。档案管理工作中，以最新且高效的杀毒软件为辅助，来对病毒入侵加以科学防治。
        二、档案管理工作模式的转变
        （一）管理方式转变
        新时期下档案管理工作的开展，在管理方式上发生了很大改变。档案管理工作具有一定特殊性，有所涉及他人隐私，这就要求档案管理人员具备优良的职业素养和较强的责任意识与职业素养，档案管理工作质量与效率也能够得到保证。在档案管理工作中，需要做好保密工作，档案管理工作人员陪同查阅档案资料，并亲自操作计算机，以避免档案信息有所泄露。电子档案借阅方面，可依据用户权限加以合理判断，若用户具备查阅权限，可查询后借阅；若不具备查阅权限，经过审批流程批准后方可借阅档案资料。对于借阅者无权查看的档案，可经过如下流程进行审批，如图1所示。

                              图1 审批流程
        在档案管理实际工作中，需要密切把握档案保存情况，结合具体类别进行管理，及时备份以免档案资料丢失。在档案管理过程中一旦发现信息错误，需及时与本人取得联系，重新填写后妥善保存。以计算机系统和档案管理软件为支持开展电子档案管理，需要及时检查并更新系统，在发现故障的第一时间进行处理。电子档案管理的落实需要加强细节管理，包括档案信息录入、信息检查等。档案管理人员需要具备扎实的专业基础和较高的技术水平，并具备档案管理基本职业素养，包括责任意识、耐心、细心等，以切实提升档案管理工作质量。
        传统方式下主要以纸质方式来存储档案，而新时期下电子档案存储是依靠内存和硬盘来实现，档案存储方式发生变化，这就要求改革并完善档案管理相关制度，为档案管理工作的落实创造条件。为确保档案信息安全，电子档案查阅过程中不可携带电子产品，并以专门的摄像头就档案查阅实施监督，若携带手机进入档案馆，要求不可以拷贝及拍照等，一旦发现违规行为必须进行严厉惩处。信息时代下公众的思想观念有所变化，为保证档案管理效率，需要积极更新档案管理理念，创新档案管理方式，应用先进技术，丰富管理经验，确保档案管理水平得到明显提升。档案管理工作在新时期下的开展，需要坚持以人为本的原则，就管理制度加以积极完善，改革管理模式，提升档案管理整体效率。
        （二）信息档案收集工作转变
        就传统档案管理来看，档案获取主要依靠自然生成方式，之后进行归纳管理，此种方式主要依托纸质文件，档案管理工作任务繁重，并且保存条件及保存时间都会对纸质文件产生一定影响，后期调取阶段极易出现损坏，人工操作往往消耗较多的时间和精力，大量文件档案若依靠人力方式加以记录，受到人员水平及能力等因素的影响，也无法保证档案数据的周密性与完整性，档案管理工作效果也会因此而受到影响。新时期下应当重视信息技术应用价值的发挥，以电子信息收录方式来推进档案管理，免受收录条件及人员素质的限制，通过计算机技术的应用，明确收录顺序，科学化管理档案信息。电子信息管理的逻辑性较强，档案调取阶段可通过计算机技术应用来检索目录，信息搜索与调取更为便捷高效，新型档案管理工作更具主动性与便利性。
        （三）存储设备安全管理转变
        档案管理工作模式中，需对存储设备安全管理的转变形成客观认识。在档案管理过程中，以电子计算机系统为支持，能够提升档案管理效率，但故障的出现所造成的影响较大，极易导致档案数据丢失或乱码，降低档案资源的利用价值。在电子化、信息化档案管理过程中，需要做好系统的日常维护保养，就电子档案数据进行备份，降低档案管理问题发生几率，促进档案资源利用价值的最大化发挥。为防范系统运行故障所造成的档案丢失问题，可采取两个服务器交替运行的方式，采取热备份方法，一旦服务器发生故障，可将备用服务器启动，为原始档案信息的安全性与完整性提供保证，新档案的收录工作得以正常进行，不会受到服务器故障的影响。
        三、结束语
        社会经济的进步与科学的发展，促进了社会生产生活方式的变化，对于档案管理工作来说，这种变革在工作内容与工作模式上都有着鲜明的体现。新时期下为改善档案管理工作质量与效率，需要充分发挥现代化技术的应用价值，调整并完善档案管理模式，对病毒加以科学防范，提升档案管理人员的综合素质，确保档案管理水平得到全面提升。
        参考文献
        [1]于楠楠."互联网+"背景下档案管理工作内容与模式转变[J].黑龙江档案,2020,No.238(01):52-52.
        [2]黄文荣.档案管理工作内容与模式之转变探究[J].黑龙江科学,2019,10(03):118-119.
        [3]赵邢.论档案管理工作内容与模式的转变[J].青春岁月,2019,000(014):455.
        [4]张丹.浅析档案管理工作内容与模式的转变[J].赤子,2019,000(001):146.