信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：石楠楠

[导读] 摘要：随着信息技术迅猛发展和互联网时代的到来，信息化网络化已卷席各个领域。

        郑集乡文化服务中心
        摘要：随着信息技术迅猛发展和互联网时代的到来，信息化网络化已卷席各个领域。在这样的大背景下，事业单位档案管理也应随着时代发展步伐进入信息化时代。本文就信息化时代行政事业单位档案管理科学化进行分析，针对性提出对应的优化及改善措施，以此推动行政事业单位档案科学化管理进程。
        关键词：信息化时代；行政事业单位；档案管理；科学化分析
        引言
        事业单位档案管理信息化就是指打破以往的传统档案管理模式，运用网络技术信息平台来实现档案管理数字化和信息化。可以说，事业单位原有的传统档案管理模式已难以适应新时代事业单位发展需要，因此，在互联网时代加快事业单位档案信息化管理步伐已迫在眉睫。对此，本文将对信息化视角下行政事业单位档案管理科学化进行探究思考，并提出相关的优化策略。
        1信息化时代档案管理科学化的重要性
        对于行政事业单位来说，其档案管理工作是行政事业单位自我改革创新的重要载体，其档案中记录着行政事业单位具体的成长阶段以及其发展历程。每一个关键建设时期档案中都有详细的信息记录，此详细的信息记录可以为事业单位发展战略的制定提供一定的参考作用，从可行性的对策点中得到发展依据点，当然这个发展战略的制定可以适度整合各种信息技术以及手段，将其技术以及手段应用到档案管理基础工作中，可以不断提升档案管理的科学化管理水平以及质量，从而将档案管理的应用价值充分发挥出来。另外，档案管理的科学化探索是不能停止的，原因及依据点都是建立于国家的政策要求下，同时科学化档案管理需要针对其行政事业单位自身具备的特点，才能得到强有力的推动，当然档案管理工作需要借助完善的档案管理材料得到有效的分析以及预测，从而提供给行政事业单位，方便决策的制定[1]。
        2互联网时代事业单位档案管理信息化存在的问题
        2.1事业单位缺乏档案管理所需的文档一体化软件
        文档一体化是从文书管理和档案管理一起开展入手，从文件制发、收发、办理、归档到档案管理的全过程管理，保证文件内容完整、和元数据结构一致，从而实现从文件到档案的数据畅通完整。目前，在事业单位中，文书工作和档案管理工作一般由一人承担，由于缺少专门的文档一体化系统软件，导致事业单位档案信息化进展缓慢，起步较晚。
        2.2事业单位缺少档案数字化必要的标准规范
        档案数字化一般是通过计算机扫描等信息技术来实现的，因事业单位档案数字化国家档案部门尚未出台专门的标准规范，因此只能参加国家有关机关档案著录标准要求来做，通过扫描技术、网络技术等去实现将传统的纸质档案及照片、底片等特殊载体档案转化成为数字档案信息进行储存，建立档案全文数据库和多媒体数据库[2]。
        2.3事业单位缺少档案信息化所需的硬件设备
        由于事业单位大多注重经济效益和社会效益，而对档案数字化往往重视不够，投入不足，一些档案信息化所需的设施设备不能及时购置或更新，导致档案信息化管理必要硬件设备缺失，影响档案信息化的开展。
        2.4事业单位缺少必要的档案信息资源共享平台
        事业单位开展档案数字化目的就是实现利用网络化和资源共享。由于缺少必要的信息技术平台，导致一些可以公开的档案信息不能及时公开发布，导致群众必需的档案信息资源不能快速便捷地被利用[3]。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        3信息化时代档案管理科学化对策分析
        3.1完善相关管理制度
        信息化时代所要求的行政事业单位档案管理工作内容点，就是相关的行政事业人员一定要认识到档案管理工作的重要性，在具体的认知程度下加强档案管理宣传，同时也可以借助互联网技术对档案管理工作进行宣传，详细讲解档案管理有关的知识以及法律法规等，清醒认识行政事业单位档案管理工作的作用，以此来重视档案管理工作。当然实际的行政事业单位一定要根据自我发展情况制定档案管理制度，以此来严格要求档案管理，领导人员也可以借助管理制度发挥出自我制约力，将档案管理责任划分到每一名档案管理人员身上，规范其日常工作流程以及行为等，从本质上促进档案管理水平以及质量的提升。档案管理制度的落实需要借助多种方式以及手段，比如可以对档案管理人员进行每个月的定期考核，奖励优秀的档案管理人员，而对于业务能力不高的档案管理人员要进行适当的惩罚，只有通过该种奖罚制度的落实，才能有效激发人员的积极性，能就此提升档案管理制度的有效性。档案管理人员具备了工作动力，就会更加认真地工作，由此能进一步提升档案案卷的管理质量。
        3.2培养专业的管理人员
        行政事业单位要加强档案人员专业培训活动参与力度，贯彻信息化时代的培训理念，从具体的档案管理技术中进行培养，融合科学合理的管理方案进行有效的档案管理，整个档案管理工作中，不要忘记对档案管理人员专业化管理思想的建设，让管理人员强化自己的职业责任感，对档案管理工作认真负责。针对档案管理工作性能较强的特点，相关的档案管理人员不仅要具备强大的责任感以及使命感，同时还需要具备良好的管理能力，多项现代化技能也要掌握，比如对于计算机技术、信息化技术等[4]。
        3.3加大资金投入力度
        科学化的行政事业单位档案管理工作不仅要满足其技能以及素质的提升，还需要建设资金的支持。因为只有不断完善档案管理工作的各项设备，从充足的资金中全新升级相关的设备，才能结合计算机现代技术，构建一个高效的档案管理系统。行政事业单位要对档案管理工作的环境进行全新的升级改善，让档案管理人员满足轻松、舒适的工作环境需求，以此来激发档案管理人员的工作热情。同时，档案管理室一定要配备专业储藏柜以及各项消防设备，满足最佳的信息化档案管理工作需求点。为了达成网络化档案管理，行政事业单位要为档案室配备计算机，计算机设备进一步应用到档案管理工作中，能有效提升档案管理的质量。档案管理工作必须要结合信息技术，实现档案管理的信息化发展目标。
        3.4推进无纸化的办公模式
        无纸化办公，要借助网络、硬件、软件共同发挥作用：一方面，减少纸质化办公所耗费的人力、物力、财力；另一方面，从源头上减少纸质档案的生成。电脑存储的空间很大，并且可以无限拓展。行政事业单位每天都有很多文件需要印发，无纸化办公，从拟稿、核稿、校对、签发、编号、印制、盖章、封发都在网上进行，简单便捷，只要能上网，何时何地都能办公，大大提高了办理时限。其实不仅是行政事业单位内部行文，群众的行政许可都可以网上办理、网上申请、网上办结，大大方便群众办事，让群众少跑路。而此过程形成的电子档案便于收集、管理、查阅[5]。
        结束语
        总之，为适应新时代科技信息快速发展，事业单位必须立足自身业务领域，加快档案管理信息化建设步伐，在技术、人才、硬件等诸多方面统筹兼顾，稳步推进，全面推进事业单位档案管理的规范化、标准化和信息化，为各项业务顺利开展提供有力的档案信息支持。
        参考文献
        [1]张艳菊.大数据时代事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务,2018(15):43-44.
        [2]脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理[J].科技传播,2018,10(11):146-147.
        [3]刘小瑾.事业单位档案管理在信息化时代中的创新路径探讨[J].办公室业务,2018(09):41.
        [4]王静.探讨行政事业单位大数据时代信息化档案管理[J].办公室业务,2018(08):74-75.
        [5]崔强.浅谈信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2018(03):71.