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提升事业单位档案管理信息化建设的策略王莉

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王莉

[导读] 摘要：随着现代化信息技术的飞速发展，事业单位应积极顺应时代的变革，转变当前的档案管理模式，优化整体工作水平，为建立高效的档案管理机制而不断优化自身的工作思路。

        川汇区人力资源和社会保障局荷花劳保所
        摘要：随着现代化信息技术的飞速发展，事业单位应积极顺应时代的变革，转变当前的档案管理模式，优化整体工作水平，为建立高效的档案管理机制而不断优化自身的工作思路。本文结合这一话题展开相关的探讨：首先明确了事业单位做好档案管理信息化建设的价值所在，其次详细明确了现阶段广大事业单位在强化档案管理工作过程中存在的不足之处。具体改善意见肯定是在深刻剖析存在问题的基础上展开的。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；策略
        引言
        事业单位在开展档案管理工作的时候应该一改传统管理手段，强调新型管理模式的应用。而新型管理模式必须强调信息技术的应用，先进的信息手段以及技术实现无纸化信息资源朝着信息化的方向转变，数据库一旦建立肯定涉及全体层面的，同时目录数据库也是为了相关工作高效展开而设置的。本文就事业单位档案管理信息化建设的重要性展开分析，并结合具体的问题，给予参考建议。
        1事业单位档案管理信息化建设的重要性
        事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益[1]。
        2目前事业单位档案信息化管理存在的问题
        2.1缺乏对档案信息化管理的重视
        在传统的档案工作中，事业单位领导往往缺乏对档案管理的认识，导致在工作中没有主动性，也没有管理创新的意识。在统筹规划上，通常认为档案管理的工作只是对人事档案信息的保管、储存，并不愿意耗费过多的精力和时间，最终让档案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日渐普及的当下，这种管理思维已经不能顺应档案管理的新需要。
        2.2档案管理人员信息化处理能力低
        在信息化突飞猛进的当下，事业单位档案管理人员信息素养、综合素质都难以充分适应工作需求。当下很多档案从业者不是档案专业毕业的，也未经过专业的培训，缺乏对档案管理信息化的理念认知，在新思想、新思维方面，整体知识储备薄弱，对待现代信息技术的掌握、数据的处理等都不够熟悉，总体来说工作缺乏有效性和针对性[2]。
        2.3档案信息化建设平台更新速度缓慢
        很多事业单位的档案管理人员仍旧使用最传统的档案管理方式，并没有将全新的档案管理方式融入自己的日常工作中，使得档案管理的质量难以在短时间内得到提升。档案信息化平台建设更新的速度较慢，这无法让一部分新入职的员工信息录入系统中，更没有办法帮助更多的人在短时间内找到所需要的档案，这给利用档案信息化平台获取相关的资料、人才的优化以及管理带来了相对较大的阻碍。不仅如此，由于我国部分事业单位的管理人员，在进行档案管理以及档案的收集过程中，没有保持灵活且变通的思维，仍旧按照千篇一律的原则进行工作，使得档案管理变成了一个重复性的劳动。但是通过对档案管理这一工作进行分析，能发现档案管理并不是要求工作人员在实际收集档案时将档案管理变得十分单一，而是需要考虑到在互联网时代下以及计算机飞速发展的当前，档案应如何进行管理，如何确保纸质档案与电子档案能够共同流通，并且方便事业单位的工作人员对档案进行及时分析与查询。

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        3提升事业单位档案管理信息化建设的策略
        3.1提高领导的重视度
        事业单位的档案管理工作往往会因为领导人员的重视度而呈现出差异性的工作成效，同时会直接影响不同方面条件支持以及工作顺利的程度。对此，想要从根本上提高单位的档案管理信息化水平，就必须确保单位领导干部对于档案管理工作保持高度重视，同时提高资金、资源方面的重视度。对此，为了改善其中的缺陷与不足，需要进一步提升领导干部对于档案工作的重视度，并将事业单位的内部管理工作内容进行针对性建设，特别是对提升档案管理的内容保密性特征[3]。
        3.2强化软硬件的建设力度
        首先做好软硬件的建设力度。这样事业单位档案管理信息化建设才能够有条不紊地推进，硬件要求逐步提升，与之对应的配套设施也应该愈发完善。基础设施完善，档案系统的维护等等都离不开资金支持，所以资金投入也应该到位，广大事业单位将档案信息化建设纳入自身的发展计划中，完善对应的管理对策，此外其他部门也应该对应档案信息化建设充分关注和支持，这样档案管理信息化建设工作才得以高效展开。
        3.3促进档案管理标准以及规范的完善
        档案管理标准以及相关规范应该在现有的基础上进一步完善，保障后续的管理工作水平得以提升，广大事业单位结合自身实际制定完善的规范标准。首先，应该有明确的档案管理标准，针对档案相关的信息展开规范完整的管理，及时更新档案资料，保障相关信息检索的精准性。其次，明确目标的基础上完善管理制度，借鉴其他单位在档案管理方面的经验，完善自身的档案管理数据库[4]。
        3.4强化培训工作
        广大事业单位愈发关注信息化档案管理工作的开展情况，而任何一个细节工作在展开的时候都需要人为配合。为此一定要关注档案管理人员的培训工作。提升他们的责任意识，增强工作积极性。一方面事业单位引进信息技术专业的人才以及档案管理专业人才，并且有一套完整的管理方案，资源档案管理队伍结构进一步优化，发挥引入人才的带动优势，例如专家讲座，集体培训等等都是行之有效的方法，总之，促进档案管理队伍的结构不断优化、人员的综合素质不断提升是关键。
        3.5档案信息化安全管理水平提升
        事业单位在开展档案管理信息化建设的时候必须要保障档案信息资料的安全性，这就需要加强档案信息化管理的安全管理水平，应该从以下几点紧抓：首先，防止人为操作失误，防治网络病毒，设备故障等原因带来的隐患。其次，做好保密工作，制定对应的防护对策，全面加强档案信息安全管理，将信息管理系统的稳定程度提升[5]。
        结语
        事业单位档案管理工作走向信息化的道路，不仅仅是由于信息技术的进步，也是社会效率提升的必然选择。事业单位在档案管理信息化建设上要做好与社会共同进步的准备。在这个过程中，需要优化自身的信息管理水平，与单位的运行情况相结合，探索真正适合自身发展的科学道路。了解最新的网络信息、计算机技术以及应用软件，为今后档案工作的有效展开奠定基础。
        参考文献
        [1]王俊.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].智库时代,2018(48):42-43.
        [2]尹章.浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务,2018(20):85.
        [3]梁慧.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].山东档案,2018(05):46-47.
        [4]牟永帅.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科技经济导刊,2018,26(24):247.
        [5]刘敏.浅析提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].科技创新导报,2018,15(24):156+158.