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探索档案管理信息化的科学发展路径

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：李涛

[导读] 摘要：随着社会的发展进步，档案管理水平需要不断的提升同时但成效有待提高。

        郑集乡卫生健康服务中心
        摘要：随着社会的发展进步，档案管理水平需要不断的提升同时但成效有待提高。档案管理办公室为了实现这一目标，要把高科技设备和技术应用于管理过程中来。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。此文简述了档案管理信息化建设当中出现的不足之处，针对这些不足提出了几点有效建议。
        关键词：档案管理；信息化；科学发展；路径
        引言
        与传统档案管理工作不同，现代档案管理工作与数字技术相结合，进行档案资料的实时共享，创新了档案管理工作理念，使其与现代社会现实发展需求相适应，推动了档案管理信息化的科学发展进程。档案在现实社会中具有重要价值和作用，不论是企事业单位还是政府机关是否能够正常运行，都离不开完整的档案资料。由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中为不可缺少的关键环节。实现档案管理信息化有利于解决档案管理工作复杂、繁琐的现状，突破传统档案管理方式的限制，使档案管理更加透明、高效，进而促进高校档案管理工作效率的有效提升。
        1科学发展进程中档案管理信息化技术应用优势
        1.1实现档案分类整理及存储
        档案管理信息化的实现，不仅大大提高了档案信息的收集速度，还优化了管理工作，使档案管理的处理与管理工作效率都得以全面提高。从档案管理角度分析，部分高校工作的开展受到了一定的限制，档案管理信息化现后，这一问题得到了明显的解决，档案信息的查阅及传送不再受到时间与空间的限制，可以有效利用网络将档案文件高效、快速地传送给相应管理部门[1]。
        1.2档案管理信息资源共享的实现
        在档案管理过程中引入计算机信息技术使档案管理工作的开展更加有序，进而实现档案信息数据资源的共享。相关部门可以通过网络共享档案管理的数据库，实现档案目录的共享，同时也可以实现档案卷宗的实时调阅。
        1.3满足档案管理的多样化需求
        传统的档案管理方式较为单一，档案的管理要受到时间及空间的制约。因此，传统单一的档案管理方式难以适应时代变迁下不变丰富的档案管理需求，档案信息的利用率也难以有效提升。档案管理信息化的实现，满足了档案管理的多样化需求，其以信息技术为基础，在计算机及网络的辅助下实现了更加安全高效的信息收集、处理与存储，也可以实现档案信息的加密，大大提高了档案信息管理的安全性，同时也利用信息化管理的方式，使档案信息的查阅及提取速度得以显著提高，突破了传统档案管理方式的时间及空间限制，实现了随时随地的档案信息查阅，有效提高了档案信息的利用率[2]。
        2档案管理过程中存在的问题
        2.1档案管理方式落后
        传统的档案管理方式主要用纸质载体进行档案信息的记录与存储，档案内容复杂，档案类型较多，需要占用大量的空间进行存储。同时，在纸质档案资料存储过程中，受各种因素的干扰较大，一旦存储环境的温湿度发生变化，就会导致纸质文件出现损毁，同时，纸质档案资料外借或使用过程中也极易发生损坏或丢失，这都会导致档案信息资源的不完整。同时，纸质资料有一定的保存期限，一旦超出年限，档案管理人员必须重新整理与编制，档案管理工作人员还要定期进行损坏文件资料的更新与修补，这都导致档案管理工作人员的工作量繁重，工作压力较大。
        2.2档案存储与管理过程不规范
        由于档案信息管理过程中涉及多个种类的档案收集与存储，有必要实现不同种类档案的分别存储，进而减少档案信息的整理与查找效率。然而部分高校采用的档案管理不规范，难以实现档案的规范收集与管理，档案存储混乱，类别区分不清，因此，在档案查询时需要耗费大量的时间，同时还存在档案重复现象，占用了大量存储空间，极大地浪费了档案管理资源[3]。

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        2.3缺乏对档案管理工作的重视
        部分高校的领导层并未意识到档案管理的重要性，因此，依然采用传统的档案管理方式，档案管理设施未能及时更新，管理工作的混乱现状也难以得到有效改善。领导层的重视程度不高，直接导致高校未能投入大量的资金进行档案管理基础设施的建设，也没有投入过多精力进行档案管理规范化建设。因此，在实际的档案管理工作当中，档案管理人员的工作开展举步维艰，难以实现档案的分类处理及存档，以无法发挥出档案管理工作的实际效果。
        3档案管理信息化的科学发展路径
        3.1加大对档案管理电子信息化的重视程度
        为了有效提高档案管理信息化水平，管理层加深重视程度，为档案管理工作人员起到模范带头作用，向档案管理工作人员宣传与时俱进的档案信息化管理理念，让员工在潜移默化中提高对档案管理信息化的重视程度，促使档案工作人员树立较强的档案信息意识，发挥社会意识的能动作用，才能更有效地推动档案管理信息化进程。由此可见，提高对档案管理信息化建设的重视度，是推动其深入发展的前提，只有充分发挥社会意识在档案管理信息化建设中的能动影响，才能为档案信息化建设注入更多的发展动力，切实增强档案管理人员的使命感与责任心，使其更为主动地关心档案管理信息化建设事业的未来发展情况，在工作中付出更多努力和心血，为档案管理信息化建设贡献更多力量[4]。
        3.2引进配套设施，提高安全性和稳定性
        提高预算比例，配置与档案管理信息化建设相适应的高质量、性能优良的软硬件设施，避免受到电磁干扰及辐射等因素的影响，从源头上降低设备损毁概率，切实提高档案管理信息化的安全性和稳定性。
        3.3建立健全档案信息化管理制度
        建立起具有双向制约作用的管理制度，让领导层和员工间互相约束，避免因领导的独断专权，打消了员工的工作积极性，能够提高领导的决策水平和员工的执行效率。因此，在制订档案信息化管理制度的过程中，应听取员工建议，做到有功必赏、有错必罚，充分体现管理制度的权威性和公正性，让档案管理工作者在有效的规章制度规范下，最大化发挥个人工作能力。
        3.4加大对档案信息资源的整合
        由于档案资源所涵盖的范围较大，信息内容较为复杂，因此，在执行档案管理信息化工作时，必须要整合其中具有较高研究价值的部分资源信息，并对该部分内容所具有的潜在价值进行挖掘，还要对所搜集来的档案信息资源进行详细分类及统一部署，再通过分级管理方式，为企业档案信息资源的归纳、整合、共享创造有利条件[5]。
        3.6确保档案信息管理工作的安全
        首先要明确档案信息化管理模式，把档案资源统一上传并存储在云盘当中，当存储档案资源的电脑遭遇黑客或病毒时，就会发生档案资料丢失及损毁等严重后果。对此，就可采用档案资源备份的方式实现对资源信息资源的妥善保存和管理，同时，也应加强网络安全手段，比如及时建立防火墙等，并施行企业内部信息访问安全制度，设置相应的档案信息访问权限，同时采用密码校验制度，这样才能够最大限度地避免档案信息丢失。
        结束语
        综上所述，为了实现此目标，必须要提高服务水平，使档案管理工作迈上更高的台阶，走向信息化、数字化的发展之路。
        参考文献
        [1]刘佳茜.信息化背景下高校科研档案管理研究[J].兰台内外,2018(13):66-67.
        [2]宋宁.信息化背景下高职院校财务档案管理工作探究[J].辽宁高职学报,2018,20(10):100-102.
        [3]马崇训.档案信息化建设在医院档案管理中的地位和价值[J].兰台内外,2018(06):7-8.
        [4]刘敏.刍议新时期事业单位档案管理的信息化建设[J].科技创新导报,2018,15(23):167-168.
        [5]谭果.教育信息化发展时代高校档案信息化管理建设的研究[J].科技风,2017(10):278.