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信息化下的基层事业单位档案管理研究

发表时间：2020/11/9 来源：《基层建设》2020年第21期作者：赵超

[导读] 摘要：档案涵盖了国计民生的方方面面，记录着人们生产生活的资料，能帮助决策者了解掌握以往情况，研究有关事务发展规律，总结经验教训，并为创新工作提供参考，可以说档案是依据、是资源也是一种财富。

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        摘要：档案涵盖了国计民生的方方面面，记录着人们生产生活的资料，能帮助决策者了解掌握以往情况，研究有关事务发展规律，总结经验教训，并为创新工作提供参考，可以说档案是依据、是资源也是一种财富。基层档案作为档案工作的重要组成部分，作用不可忽视，但是如今互联网的普及信息化程度的提升，也让基层事业单位的档案管理工作带来了机遇和挑战。基于此，本文将针对基层事业单位档案管理在信息化背景下的实施策略予以更深层次地探讨，以期能为相关业界人士提供些许裨益。
        关键词：基层事业单位；档案管理；信息化
        前言
        随着微缩技术、计算机技术、网络技术和管理科学等在档案管理工作当中的广泛应用，各级基层事业单位已经普遍实现了档案的电子化管理，与传统纸质档案管理相比，在检索速度、收集整理、检索途径及操作管理方面都具有明显优势，在提高档案信息开发利用效率上也具有积极作用。此外，档案管理的现代化还有利于借助计算机网络实现远程档案信息的交流共享，大大提高了档案管理的工作效率。
        1基层事业单位档案管理信息化的优势
        1.1提升基层事业单位管理效率
        基层事业单位传统的档案管理工作，以档案管理人员进行手动管理为主，档案主要是纸质档案，在对档案进行管理时需要浪费大量的精力。在档案管理工作中应用信息技术，对于档案管理信息化进行不断的探索，逐渐使用电子以及网络平台来完成档案管理工作，档案资源可以通过网络数据库或者网络硬盘进行整合，使档案管理工作变得更加简单方便，同时使档案管理工作的工作效率得到提升。另外，在进行档案管理信息化建设的过程中，有利于各部门之间实现档案资源共享，使基层事业单位管理效率得到提升。
        1.2推动基层事业单位信息化建设
        档案管理工作在基层事业单位综合管理工作中具有非常重要的地位，全面加强档案管理信息化建设，不仅能使基层事业单位管理效果得到增强，还能改善基层事业单位信息化系统的建设，推动基层事业单位信息化建设，使基层事业单位综合管理工作的信息系统得到不断地优化，使基层事业单位得到更好发展。
        1.3实现档案资源的充分利用
        基层事业单位档案管理信息化能够实现档案资源充分利用，充分利用档案资源能够使基层事业单位的管理以及决策更加科学合理。利用信息技术完成档案管理工作，能够在档案管理系统中，设定相关的档案借阅以及档案查询权限，实现档案资源充分利用，使基层事业单位综合管理工作得到优化。所以现阶段必须重视基层事业单位档案管理信息化实践，并积极寻求提高档案管理信息化的措施，实现档案资源的充分利用。
        2基层事业单位档案现代化管理工作中存在的问题
        2.1档案管理制度不够完善
        俗话说，没有规矩不成方圆，任何事物的发展都要遵循其发展规律，也都要有对应的约束条件，对于基层事业单位来说也是一样，需要完善的制度对其进行规范。有一部分基层事业单位虽然已经制定了相关的档案管理制度，但是仍然不够完善，还存在许许多多的问题，例如案卷标题，档案序号不够完善，组卷不统一等，这些都是由于档案制度不健全而导致的。除此之外，相关的工作人员在对档案制度进行执行的过程当中，只停留在表面上，并没有使其发挥实际的作用，这在很大程度上降低了档案的利用价值，同时也降低了档案的可信程度。
        2.2档案检索效率过低
        档案检索方式按照检索方式可分为计算机检索与手工检索,其效率和档案硬件设施有很大的联系,而检索效率依赖于检索工具，随着现代科技的发展，计算机是目前检索速度最快的检索工具，但还是有很多基层事业单位坚持手工检索。

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也有很多部门为了提高档案检索效率，对多种检索工具研发投入了很大人力物力，错误的认为检索工具越多检索速率就越快，但实际上并不是这样的，档案检索效率在于检索设备是否精益求精而不是数量的多少，而且检索工具设置过于细密或者过于繁琐，不但不能提高档案检索速度，还可能造成档案重叠出现的情况发生，这样既不方便检索，还大大影响档案检索的速度，适得其反。
        2.3档案利用率低、管理人员意识薄弱
        尽管档案管理对基层事业单位的发展改革具有很重要的作用，有利于基层事业单位回顾过去，学习从前有利于未来工作的开展，不管是经济效益还是社会影响都能在无形中给事业单位带来提高，但是长期以来许多基层事业单位并没有有效地利用档案中的资源信息，管理人员的意识也很薄弱，忽视了这方面的管理，也损失其中隐含的效益。
        3加强基层事业单位档案管理在信息化背景下的实施策略
        3.1强化信息化理念
        信息技术已经深深影响了人们的学习生活，充分利用信息化的优势能帮助提升基层档案管理水平，使得基层档案管理更加高效、科学、合理。这需要基层的事业单位更新观念，转变思维，重视基层档案管理工作的重要性，并深刻认识档案管理信息化的重要性，从而从领导层面推动基层档案信息化管理的积极性和主动性。一线的基层档案管理人员也要树立科学的信息化建设理念，强化责任，发挥自身的能动性，主动提升专业素质，助力基层档案信息化的管理。
        3.2完善管理机制
        基层事业单位的档案信息化建设需要有一套完善的管理机制，只有搭建起良性的档案管理机制，才有可能让基层的档案管理向着信息化方向迈进。在实际工作中也要秉承可持续发展的角度，加大对基层档案管理的重视程度，积极应对基层档案资料管理信息化可能遇到的一些问题，不管提升档案管理的科技水平。同时要严格信息化管理制度，通过完善一线工作人员职责，强化审查督查力度，确保基层档案信息的精准真实。并在建设中强化基层档案的为民服务性，让人们切实看到档案管理的积极现实意义，主动参与到档案信息化管理中来。
        3.3提升人员素质
        提升基层档案管理人员的素质，一方面要加大其职业道德素质，要让管理人员明确职责，强化为民服务的意识；另一方面也要强化工作人员的自身素质，通过引进专业档案管理人才，对现有管理人员进行专业培训，通知注重基层事业单位对档案人才的倾斜支持力度，对档案管理人员做到统筹安排，尽量做到专职专岗，确保档案管理工作的可持续性。
        3.4建立档案信息资源共享平台
        事业单位档案管理的现代化建设，并非只是简单集中保管各门类档案，是一项实现档案管理工作规范化、制度化的系统工程。在建设过程中，需要标准化的管理方式、先进的设备作为支撑。并且，推进档案管理的现代化，各个项目要做到标准化，符合档案的各项标准化内容、案卷目录、编号及分类等。档案管理一定要做到有法可依、有章可循，从收集、整理到归档存入微机，都须做到条理清晰、目的明确，进而确保档案更为完整，保证正确记录和存档，防止档案记载内容的遗失、漏掉。逐步搭建起档案信息资源共享平台，向平台上传档案的目录和全文，使档案信息真正实现共享，从而使以服务为主导的档案管理现代化体系成功建立。
        结束语
        总之，基层档案信息化管理工作具有很大的现实意义，在经济社会的各项事业建设中也有不可忽视的作用，档案管理的信息化程度直接影响了信息查找的效率，精准程度也直接影响了领导者对于社会各类管理工作的决策能够真正惠及民生。因此重视基层档案信息管理的信息化建设，注重专业人员的引进和培养，是我们基层事业单位需要引起重视并积极实施的。
        参考文献
        [1]张晓婷、钟鹏，提升档案管理信息化的思考[J]，现代交际，2016,01.
        [2]王楠，浅议信息化背景下的事业单位档案管理科学化[J]，现代交际，2016,02.
        [3]王玉杰，信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J]，科学技术创新,2015,31.
        [4]杨卉，事业单位档案管理若干问题的思考[J]，学理论,2014，16，176-177.