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大数据背景下企业档案管理工作的创新路径探索张莲池

发表时间：2020/11/9 来源：《建筑科技》2020年6月下作者：张莲池

[导读] 随着大数据时代的到来行业竞争日益激烈，给企业管理工作带来更高的挑战。

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摘要：随着大数据时代的到来行业竞争日益激烈，给企业管理工作带来更高的挑战。在大数据背景下，很多企业也积极投入到改革和创新工作当中。档案管理是企业管理工作中的重要组成部分，档案资料记录着企业全部的生产经营活动，具有很重要的价值。因此，企业需重视本企业的档案管理工作，正确而客观的看待企业档案管理工作中暴露出的各种问题，并不断探索和创新档案管理工作的新模式和新方法，进一步提升档案管理工作的效率和效果，实现企业档案管理工作的重要价值，并为企业的快速发展助力。
关键词：大数据；企业；档案管理；创新；路径
        引言:随着信息技术的发展，大数据技术得到了深入研究和广泛应用,2015年国务院印发了《促进大数据发展行动纲要》,指出要“加快大数据部署，深化大数据应用，推动创新发展，助推经济发展”，加快了大数据技术在各个领域的应用，并以其在数据收集、存取、处理、分析、预测和结果显现等方面显现出较强的优势，迅速成为重要的数据档案管理工具。
        1.企业档案管理工作创新的意义
        随着科技技术的快速发展，大数据时代的到来，所有的工作内容要是不进行创新，那么都可能无法得到发展，企业的档案管理工作也是一样的。随着社会经济的发展，企业的发展也有了新的方向，而且经济的发展也让企业在市场中的竞争变得更加的激烈。在这样的状况下，企业一定要对档案管理的工作进行完善。在企业当中，档案管理的工作属于企业的档案服务的中心，只要对管理观念和制度，以及服务工作当中来进行合理的创新，才可以控制到大数据时代的发展趋势，使用大数据技术来促进企业的发展，这样才可以让企业在激烈的市场竞争当中站稳脚步。
        2.当前我国企业档案管理工作中暴露出的突出问题分析
        2.1档案管理思想亟待改变
        传统思想认为，档案管理是一项管理性、服务性和政治性的工作，认为档案管理不产生物质财富，也不由管理机构和人员利用，其发展也是以规范化和提高工作效率为目标。而现代档案管理思想则在于进一步挖掘档案的价值，使档案重新具有活力，变为企业的一种资源，为企业创造价值。因此首先要转变对档案管理工作的重新认识和定位。
        2.2档案管理工作的信息化建设不完善
        随着网络技术和信息技术的快速发展，我国已经迈入了信息化时代,并在某些领域引领着时代的信息化发展。现代的新科技给人们的生产和生活带来了巨大改变，在提供便捷的同时，也对社会的各项工作产生了不同程度的影响。在信息化时代里，我国很多企业的档案管理工作，由于未得到足够重视，信息化程度并不高。相对而言，档案管理方法滞后，也未在信息化工作上投入足够的资金和精力。时至21世纪的今天，部分企业的档案管理工作依然主要依靠人工来完成，主要的工作内容是对纸质档案进行保管，不仅费时费力，而且工作效率和质量都很难提高。如果运用计算机和网络技术，就可以高效、快捷的处理档案管理的各项事物。因此，全面加强档案管理的信息化建设已是大势所趋，这就要加大对档案管理工作的资金和人力投入，引入现代化的信息设备和系统，以进一步提升工作效率，降低总体、长期管理成本，也使企业档案管理工作提升一个新的台阶。
        3.大数据背景下企业档案管理工作的创新路径分析
        3.1企业档案管理系统建设
        企业是以营利为目的社会经济组织，其各项管理工作的核心在于创造价值。档案管理部门在认识到大数据应用前景的同时，也应当理性分析大数据应用于企业档案管理系统建设的可行性、适用性和管理成本。大数据对于企业档案管理而言，不仅仅是技术实现问题，更重要的是对企业档案收集、整理、存储、检索、统计、利用等关键管理流程的梳理和变革。

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大数据技术在档案管理系统的推广应用，要结合企业自身的经营发展实际，结合档案管理部门特点，进行综合考量和长远规划。要明确应用大数据的目标需求，权衡大数据应用的标准、程度和技术实现难度，制定和完善大数据环境下的企业档案管理制度，要对企业现有的档案资产进行价值评估，要衡量企业的资金支持力度，以及档案管理系统的升级开发与相关业务系统的对接等问题。通过审慎选择和科学决策，最终目的在于通过大数据在企业档案管理系统中的应用，提高企业管理效益、提升档案利用价值。
        3.2创新档案管理的观念
        在企业的档案管理工作当中，优化管理工作的关键内容就是对管理观念进行创新。管理人员不要用以往的管理观念来对企业的档案信息来进行管理，这样也就导致管理工作无法顺利开展。在大数据背景下，还是有许多企业的管理人员没有意识到现阶段的情况，没有跟上时代发展的脚步。现阶段的档案数据种类非常的多，而且数据信息的数量也非常的大，要是结合传统的管理观念来管理档案，那么就会花费很多的时间，这样也就会导致管理工作无法达到效果。所以，在开展管理工作的时候，一定要创新管理理念，满足大数据时代的改变，合理的使用信息技术进行工作，并且将信息技术运用到管理工作中，从而有效地提升档案管理工作的效率和质量。
        3.3重构管理机制、管理方案和工作流程
        当前，档案信息化管理已成为主要方式，但是信息化建设的总体思路仍然以提高工作效率为主要目标，限制了档案资源的再利用和价值发挥。大数据技术具有多量性、快速性、多样性、价值性和真实性特征，不仅具备传统信息化管理的功能，还将有效解决其存在的不足。因此要建立起基于大数据技术的档案管理方案，一是完善软硬件设施，为实现大数据管理提供必备的保障；二是完善档案管理机制，建全管理机构和制度，为挖掘档案价值提供条件；三是要重构档案管理工作流程，建立规范化的档案收集、存储、管理和分析制度流程，为档案管理提供基础。
        3.4加强对企业档案管理工作的重视
        企业要重视本企业的档案管理工作，特别是企业的管理层，要积极的转变观念，加强对档案管理工作的了解和认知，认识到其在企业发展中所起的重要作用。企业领导要经常深入部门，关注和了解档案管理工作的实际情况，对管理中出现的问题给予重视，并提供必要的资金和人力方面的支持。另外，企业要在企业内部加强对档案管理工作的宣传，让普通的员工也能了解档案管理工作，对档案管理工作的发展起到促进作用。
        3.5引进专业人才，提升档案管理水平
        基于大数据技术的档案管理需要有更为专业的从业人员，传统的档案管理人员具备档案管理能力，但是缺乏数据分析处理技术。因此，要实现大数据管理，人才是关键，一是要具有档案管理应有的管理知识和能力；二是要具备运用大数据技术收集、管理和分析档案数据的技能。
        结语
        总的来说，在大数据背景下，大数据技术给企业带来的不仅仅是一些挑战，要是企业可以跟上大数据时代的发展，那么企业就可以全面的发掘大数据的内容。而且企业的档案管理工作属于非常重要的一个工作，企业想要正常的进行工作就一定要做好档案管理的工作。但是，现在企业的档案管理工作没有起到效果，出现了很多的问题，这些问题一定要尽快的解决。企业的档案管理人员一定要根据大数据时代的特征，结合企业的实际情况，来对档案管理工作进行创新。经过这样的方法，就可以有效地改变企业档案管理工作的情况，使管理工作更加的高效，更合理。
参考文献
[1]王晓欠.大数据背景下做好企业档案管理的研究与探讨.办公室业务，2019（4）.
[2]艾丹丹.大数据时代背景下的企业档案管理探究.科技展望，2019（24）.
[3]张蕾,吴娜,刘冰洁.大数据时代企业档案管理模式的改变及优化途径探讨科技风,2019(27).