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基层档案管理工作中如何对档案室资料进行归纳和利用

发表时间：2020/11/9 来源：《文化研究》2020年7月上作者：赵业华

[导读] 档案管理是档案工作中最重要的部分，本文在档案一体化管理模式的基础上，从制度建设、人员业务能力、计算机水平三方面展开论述。

湖北省石首市大垸镇人力资源和社会保障所赵业华 434401

摘要：档案管理是档案工作中最重要的部分，本文在档案一体化管理模式的基础上，从制度建设、人员业务能力、计算机水平三方面展开论述。
关键词：基层档案管理资料归纳资料利用
        随着社会不断发展，各种信息充斥在生活的方方面面，传统的档案管理方法早已无法适应现在的社会发展速度，如何革新档案管理工作成为必须要思考的问题。
        一、创新档案一体化管理模式
        提升档案管理工作的效率和质量的前提是完善现有的档案管理制度，这是档案管理工作的保证，也是档案管理工作的依据。档案制度如果不健全，档案管理工作就容易出疏漏，同时因为缺少相关的制度指引，档案管理工作的法律依据也不足，健全档案制度首先是要创新档案收集制度，通过引进计算机和信息化技术，创新档案收集制度，让档案管理更科学、合理。其次是要完善档案保管与利用制度，在现代化档案管理的基础上制定新的细则。档案管理工作比较复杂，特别是档案归纳的环节，面对浩瀚的资料，如果没有范围的进行归纳，会浪费许多工作时间，人为降低了归纳效率。因此要对档案归纳的范围作出限定，每位工作人员的档案归纳范围都作出限定，这可以极大的提升档案归纳工作的效率，将这些工作指导细则制度化下来，一起归入档案制度，并纳入对职工的日常考核中，这有利于提升档案管理人员的工作积极性，管理人员也可以遵照档案管理制度完成自己的工作，提升自身的业务能力。
        档案管理工作并不只是将资料分类收藏这么简单，不同所属的单位其资料管理工作也是不尽相同的，比如国企事业单位和普通人事档案资料的管理工作就不同，在对档案的归纳与利用方面各有特色，要根据本单位部门的实际情况建立档案一体化管理模式，利用信息化技术创新档案管理各环节。在任何单位能及时将各种信息反馈给领导，为领导决策提供更多的信息依据，这都是极为重要的。将档案、图书等资料进行一体化管理是符合现代化管理新模式的，通过建立专门的档案室，对本部门的档案和图书资料进行一体化管理，能节省大量的资金、人力、物力，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要[3]。在落实好各项档案管理制度的前提下，制定出档案管理人员的工作细则,包括工作考核检查制度、工作职责和借阅、保密、保管、利用等规定，通过严密的制度设计，规范制作档案的程序，确保档案的质量，将不同类别、载体的档案信息进行集中统一管理，立卷归档、保管统计、档案利用、鉴定销毁、档案移交、工作奖惩等环节都能做到有制可依，通过规范档案管理提升档案管理人员的工作效率。
        二、提高档案管理人员的业务能力
        档案管理人员的业务能力是其工作状态的体现，也是档案管理人员最重要基本素质，对档案管理工作的工作效率和工作质量有重要作用。档案管理人员首先应具备扎实的档案管理基本知识，特别是归纳档案和利用档案方面的知识，必须做到全面掌握。

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档案管理作为国家管理民众的重要部分，关乎民众工作、就业、学习、参军等事物，是社会管理的重要保障。档案管理人员要不断提升自身素质，加强政策学习和政治学习，培养出深厚的政治素养，把握好档案管理工作的变化，加大对于档案管理工作的重视程度[1]。在实际工作中，要不断总结工作中存在的问题，并及时采取改进措施,增强档案管理工作中的法律意识。要从思想上提升对档案管理工作的重视，只有这样才能真正提升档案管理人员的综合素质，提升档案资料的归纳和利用效率。对于档案管理工作来说，所在单位的管理水平和重视程度，是档案管理质量的决定因素之一，特别是主要领导的态度，领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证[2]。档案管理单位的主要领导必须意识到责任意识对提升职工工作效率的作用，通过一定的激励措施，提升职工的工作积极性,让职工真正意识到档案管理工作对国家和社会的重要作用。领导提升了重视度，重要工作内容领导亲自部署、亲自指挥，做到真抓实干，在加强思想建设的范围内，强化对档案管理工作的指导。在实际档案管理工作中，档案管理人员的工作态度及对档案的认识度，是提升档案管理人员基本素质的主要内容。档案馆应当加强宣传档案资料知识，同时对职工展开培训，让档案管理人员掌握档案从收集、归纳到整理的各个工作环节的具体步骤，通过将工作中的各个步骤了如指掌，在思想上建立正确的档案管理工作观念，档案管理工作人员必须意识到档案的重要性，如果不能及时将档案资料进行归纳、利用，档案的管理就不按时完结，为后续的工作的展开留下许多隐患。只有及时将档案归纳做好，档案资料管理才算是真正完成，后面工作才能顺利展开。按时做好档案归纳与利用，不留任何尾巴，这是档案管理人员业务能力的要求，也体现了档案管理人员的基本素质。
        三、提升档案管理人员的计算机水平
        新时代的档案管理工作以现代化管理为基础，如果没有计算机设备或管理人员的计算机能力不强，新归档方法就很难被应用，档案管理人员的本职工作也无法做好。文件级档案管理，工作人员首先要形成正确的认识，努力提升自身计算机操作水平，积极探索档案整理的新方法，为实现现代化档案管理贡献自己的力量。实现档案信息化管理首先要进行计算机和配套设施的建设，然后要对工作人员的工作理念进行更新，特别是提升工作人员的信息观念、信息意识，让工作人员从静态档案的管理思路转变为动态信息的管理思路，做好信息资源的开发利用。另外，要加强对现有信息资源的开发利用程度，利用现代信息处理技术将馆内所有档案信息进行数字化处理，建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库。还要加强电子信息化专业人才的引进，提升电子档案管理的质量和效率。档案管理工作创新发展的关键是现代化人才的引入，一支高水平的现代化档案管理队伍是档案事业长盛不衰的保证。网罗各方面人才，知人善任，让每一个人才都能在岗位上体现自己的价值，保证档案信息服务人才队伍永远年轻。
        综上所述，档案管理工作的关键是档案人才队伍的建设，这是提升档案管理工作的基础，也是现代化档案管理所必需的构成要素。
参考文献
[1]韩美凤.关于对基层档案室资料归纳和利用的分析[J].决策与信息(中旬刊) 2016(8): 276[2]王春雨.基层档案管理过程中如何对档案室中资料进行归纳和利用分析[J].经贸实践.2019( 24):247
[3]王贺.档案管理中如何对档案室中的资料进行归纳和利用[J].数码设计(下). 2020(2):139