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探究机关单位档案管理信息化

发表时间：2020/11/9 来源：《文化研究》2020年7月上作者：梅晓莉

[导读] 虽然在很多机关单位中档案管理工作都不算是主要的工作，但是，档案管理却涉及到一个单位正常运行的方方面面，不仅包括人事档案，还包括单位在日常的工作中所涉及到的文件、图片等资料，但是，随着我国信息化进程的加快，也对机关单位中的档案管理工作提出了更高的要求，因此，档案管理信息化的趋势无可避免。

陕西省商洛市丹凤县疾病预防控制中心梅晓莉 726200

摘要:虽然在很多机关单位中档案管理工作都不算是主要的工作，但是，档案管理却涉及到一个单位正常运行的方方面面，不仅包括人事档案，还包括单位在日常的工作中所涉及到的文件、图片等资料，但是，随着我国信息化进程的加快，也对机关单位中的档案管理工作提出了更高的要求，因此，档案管理信息化的趋势无可避免。本文通过对目前机关单位档案管理的现状进行分析，从而对发展机关单位档案管理信息化进行探讨，以寻求能够提升档案管理信息化效率的方法。
关键词：机关单位；档案管理；信息化
        引言:科学技术的进一步发展，我们国家现在已经完全处在高速发展的信息化时代，因此，各项工作的开展也离不开信息化的参与.但是随着实习工作的不断开展，信息化环境下单位档案管理工作也存在着一定的问题，那么，如何结合信息化手段对这些问题进行进一步的改善，也就成为了很多档案管理工作人员需要考虑的问题。因此，在实际的工作中一定要敢于直面问题，结合各种信息化的技术和手段，开展档案管理工作，提升档案管理效率。
        一、档案管理信息化的概念
        所以说我们国家信息技术产业的不断发展，各行各业都出现了信息化的影子，对于档案管理工作来说同样也不例外。档案管理信息化，顾名思义，就是在进行档案管理的时候把档案管理工作和信息技术相融合，将网络和计算机作为档案管理的重要手段，对档案进行更加科学、严谨、高效的管理，确保档案管理能够对机关单位的日常工作提供更加优质的辅助服务。档案管理信息化最大的优势就是网络与计算机的加入可以有效地减轻档案管理人员的工作量，确保档案管理工作的准确性，提高档案管理工作的效率，进而为机关单位的日常工作提供更高效的服务。
        二、目前机关单位在档案管理信息化过程中存在的问题
        1.工作人员对档案管理信息化认识不足
        很多机关单位由于事务性工作比较多，所以往往把更多的注意力都投放在日常的工作之中，却忽视了档案管理工作对于机关单位发展和管理的作用，上到单位的领导者和管理者，下到普通的职工都没有意识到档案管理工作对于单位日常工作开展的重要性。甚至很多单位的档案管理人员都由单位的股室下属的办事员兼任,档案管理手段比较粗放，档案管理的效率也相对比较落后。此外，在平时的档案管理过程中，档案管理人员也没有意识的档案管理工作和档案保密意识的重要性，不太注重档案的保存和整理，甚至会出现因为档案丢失而对机关单位和个人造成影响的情况。
        2.缺乏专业的档案管理人才
        档案管理工作在我们国家的发展由来已久，甚至很多高等学校都开设了专门的档案管理专业，但是由于人们普遍没有意识到档案管理对于工作的重要性，所以很多的机关单位还是不太注重对于档案管理人员的招聘和业务培训，因此导致机关单位普遍缺乏专业化的档案信息化管理人才，档案管理专业化、信息化程度相对较低。
        3.档案管理软硬件设施相对落后
        档案管理信息化不仅仅是要从意识上对档案管理工作重视起来，而且也需要一定的软硬件设施对档案管理工作进行支撑。随着信息技术的发展，目前已经出现了很多方便快捷的档案管理软件，但是由于负责人的不重视，很多的机关单位在档案管理过程中还沿用以前人工登记台账，人工记录和整理档案信息的老办法，很多单位甚至没有建立起专门的档案室导致档案储存条件相对较差。

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而人工登记台账记录档案信息也降低了档案管理的工作效率，不利于档案管理信息化的发展。一旦需要调取档案的时候，往往需要花费很长时间去进行查找。
        三、如何提升机关单位档案管理信息化
        1.提高思想重视程度
        这两年党和国家出台了一系列机关事业单位发展的方针和政策，对于机关事业单位的工作方向、工作内容也提出了更高的要求，机关单位的工作量在逐年增加，再加上科学技术的发展和电脑网络的普及，也导致了在办公过程中无纸化办公的特征越来越明显，这一系列的变化都得档案管理工作提出了更高的要求。因此，机关事单位在进行档案管理的时候也一定要紧跟时代步伐和工作的需要，提高对档案管理信息化工作的重视程度。
        2.加大管理资金投入
        在实际的工作中，对于很多机关事业单位而言，单位的档案室只是一个影子一样的存在，甚至很多人都认为档案室是所有科室的附属。因此机关单位往往更愿意把资金投入在对机关单位工作有推进和主导作用的专业和科室上面，在档案管理信息化进程中的资金投入也相对较少。但是档案管理工作无论是往信息化的方向发展还是人才与软硬件设施的投入，都离不开资金的支持，因此，要想推进机关单位档案管理信息化进程，就必须加大管理资金的投入，资金成为档案管理信息化进程的重要保障。
        3.引入专业化管理人才
       专业化的人才是推进机关单位档案管理信息化的重要主体，为了提高机关事业单位档案
       管理的效率，加快机关单位档案管理信息化进程，机关单位就要为档案管理工作提供充足的人才保障,比如通过事业单位招聘考试选聘专业化的人才充实了档案管理工作中，或者对现有的工作人员进行专门的档案管理技术培训，为他们提供专业的进修机会，让档案管理人员可以获得能够紧跟工作发展变化的档案管理业务技能。
        4.提升软硬件设施
        实现档案管理信息化，软硬件设施的支持必不可少，因此机关单位可以引进先进的档案管理信息系统,从档案的建立到保存调阅的全过程实施系统化更高效的软件管理，提升档案管理的准确性。不仅如此，应该配备专门的档案管理电脑，做到专机专用，提升档案管理的保密性。同时电脑和软件的加入也可以为档案管理的工作人员提供更加高效便捷的工作环境，让科学高效的档案管理工作成为检验档案管理信息化程度的重要标准。
        结束语
        将信息化技术融入到档案管理工作之中。是档案管理工作发展的必经之路，也是必然的趋势，虽然目前为止我们国家的很多机关单位在档案管理中还存在着很多的问题，但是，只要找对方法，提升档案管理信息化策略，就能够很好地实现机关单位档案管理信息化，让档案管理工作更加严谨、科学、高效，为机关单位的日常工作提供档案和资料方面的保障。
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