金发成
浙江横店影视职业学院，浙江 金华 321000
摘要：计算机快速发展带来的信息化程度越来越高，熟练掌握办公软件成为当代大学生就业必备技能之一。许多招聘单位也将熟练掌握Office作为加分项或是硬性要求，部分企业会明确要求获得计算机二级Ms Office证书。大学毕业生数量逐年递增，每年都是“史上最难”就业季，实则没有最难，只有更难。高职院校学生如何在严峻的就业形势中脱颖而出，熟练掌握办公软件应用会有效提升其竞争优势。
关键词：办公软件；就业；技能
第三次工业革命推动了社会快速发展，中国在接入互联网后发生了翻天覆地的变化。近年来，计算机功能被广泛开发应用，人工智能、大数据等新概念层出不穷，越来越多的劳动力被从复杂的人工劳作中解放出来。就目前形势来看，越来越多企业对员工的计算机操作能力作出了要求，熟练掌握办公软件的操作能力甚至成为了应聘人员的必备技能。因此高职院校培养和提高学生办公软件操作能力迫在眉睫。
一、大学生就业现状
自1999年大学扩招以来，每年都被媒体称为“史上最难”就业季。2019年本科大学应届毕业生已经高达860万，2020年达到875万，这还不包括高职应届毕业生数量。
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在过去的两年里，平均每一个工作岗位有超过30个人竞争，竞争惨烈不言而喻。而目前的招聘中，大多数用人单位将熟练使用办公软件作为加分项，甚至会有部分企业明确要求应聘人员具备计算机二级Ms Office证书。因此高职院校学生想要在庞大的就业大军中分一杯羹，就必须得掌握基本的办公软件应用技能。
二、当前高职院校计算机教育中存在的弊端
计算机教学从小学开始，但大多都是基础类学习。“计算机教学在中职学校中，很多的教师在上课的时候也是相对沉闷并且内容也不是很新颖。”①
（一）计算机教学现状
提倡“素质教育”口号已经提出很多年，但在具体落实过程中确实存在差异。30多年前，我国改革开放和现代化建设的总设计师邓小平同志就曾说：“计算机教育的普及要从娃娃抓起。”计算机教育是一门重要的专业学科，但是如果学生不能够深入透彻地掌握，在今后的就业过程中就会受到影响，工作效率也会大打折扣。
1.学校重视程度不够
目前高职院校中开设的计算机基础课程中对Office模块定位是零起点、普及教育为主，因此关于此课程的内容大多都是入门级别的，甚至有高职院校计算机课程让学生练习金山打字。随着计算机的普及，越来越多的学生在进入高校前有机会接触到计算机知识，但绝大多数中学也不重视计算机课程，甚至可能还会出现计算机课程给高考课程“让步”的现象。“而在我国，重点高校很少涉及Office模块的教育（主要以自学为主），高职院校虽然重视，但宣传导向力度仍然不够，实际效果也不是特别好。”②这就导致高职院校学生课堂学习内容有限，文字编辑、表格处理等能力水平较低，甚至毕业时还需要寻求帮助制作简历。
2.实际教学不合理
内容单一，仍旧从零基础开始，让学生从打字开始练习，在高职院校是普遍存在的现象。然而这部分内容早早在大学之前就已经接触了，大学期间完全没必要重头再来，这样反而会让学生感到枯燥无聊。其次知识零散，没有系统性，日常教学偏向于应试教育，致使所学内容与实际需要相脱节。由于日常使用和教学研究有限，几乎没有承担做综合项目或案例，学习和应用Office积极性不高。计算机专业毕业的教师，大多擅长于编程，而不擅长于Office，可能仅仅是考过一个计算机二级证书，对于Office还停留在浅尝辄止的层面，水平并没有比学生高出很多。
3.学生思想认识不高
绝大多数高职学生存在这样一个思想认识误区，即毕业后一定要从事与专业对口的工作。其实即使无论从事哪一方面或是哪个行业，都会用到某一方面软件，最为常用的莫过于Office办公软件了。就笔者目前所接触到的高职学生来看，包括优秀学生干部在内的学生，几乎对Office知之甚少，更谈不上熟练掌握。申请表填写内容五花八门，格式各有千秋。学生更加侧重专业软件的学习和使用，例如PS、AE等软件，忽略了办公软件的学习和使用。笔者目前负责本学院就业工作，从2020届毕业生就业行业类别来看，有一部分学生毕业后从事文员、贸易销售、订单跟踪等工作。通过对这部分学生就业回访得知，因为在校期间不重视Office办公软件的学习，有时甚至会事倍功半，工作效率低，甚至有些掣肘。为了能够尽快满足工作需要，工作的同时也在自学办公软件操作应用。
三、全面加强学生办公软件操作能力
（一）提高思想认识
计算机操作能力应该是衡量一名新时代的大学生合格与否的重要标准，也应该成为衡量高校计算机基础教育这门课程的重要基础。绝大多数高校非计算机专业学生，需要的不是多么高深的软件编程、数据库应用等能力，恰恰应该是将来毕业后应用最为广泛的Office办公软件操作能力。所以高校在学生入学后进行新生始业教育，以及后来的职业生涯规划课程、计算机基础课程等都应该传递一个重要信息和导向，Office办公软件务必要掌握。无论是学生还是计算机基础课程教师，首先要摒弃传统观念，解放思想认识，意识到掌握办公软件的重要性和必然性。
（二）优化课程设置
秉承“以人为本、面向实际、全面发展”的育人理念，以培养学生职业化的办公能力为目标，调整计算机基础课程侧重点，有意识地向办公软件倾斜。重点模块应当包括数据统计、分析与处理；一般性应用文写作与文字处理、复杂文档排版与编辑；专业演示文稿与制作等。其中Word重点突出职业化公文办公能力，培养学生逻辑思维和行文习惯。Excel着重培养数据处理与管理能力，使学生在处理数据的过程中，体验到与传统人工数据处理之间的差异，提升工作效率。PowerPoint则力求引导学生制作演示文稿，在今后的求学和工作过程中，小到课题项目申报，大到岗位晋升竞聘，都离不开演示文稿制作与演讲。
从现代化办公中遇到的实际问题出发，以提高学生就业能力为目的，精心组织和选取具有典型性、代表性的案例来构建课程宏观设计。例如在进行Word教学设计时，可以将毕业论文设计贯穿整个教学过程。从字体、字号选择，段落排版、目录注释引用、页码、页眉页脚等内容全部考虑进去，其中还可以进行必要的应用文规范写作。此外就工作中经常用的桌签制作、邮件发送等实用性内容进行详细讲解操作，切实做到提高学生办公软件能力水平，提高就业能力和综合素质水平。
（三）改进教学方法
教学方法应以“解决实际问题”为导向，改变以往传统教条式、单一式学习。在实际授课过程中，案例选取得当，要接“地气”，贴近课堂、贴近学生、贴近生活。此外还要分析学情，必须按照由浅入深、循序渐进的原则分解教学目标和任务，整个教学过程要始终围绕“学生为主体、教师为主导”的原则进行。
1.实景导入，提出问题
通过选取典型案例展示，解决实际问题，以此为切入点，建立感性认识，激发学生的学习兴趣。例如最简单的在学生开展活动时，经常需要打分，最后当场算出平均分并进行排名，如何利用Excel现场快速而又准确无误进行操作。
2.分析案例，解决问题
提出问题之后，就是分析问题，明确所要完成的任务或者说最终要达成什么样的效果，找到解决问题的方法和途径，可能方式方法不止一种，充分权衡利弊，选择最优路线或组合。学生在实际操作中也会遇到并提出各种具体问题，需要老师进行指导，在问题的引导下和解决问题的过程中学习到相关知识和操作技能。例如要进行成绩排名，首先要算出每个人的平均分，是用Sum函数直接求和再求平均值，还是直接用Average求值。两种不同的方法各有千秋，实际操作中则要根据具体要求选择合适的方法。
3.总结反思，互相交流
古语云：“学而不思则罔，思而不学则殆。”每节课结束前，都要进行课前小结，引导学生对本节内容中的重难点进行归纳，强化理解和记忆。另外在教学过程中要注重讲评环节。成果展示可以充分促进学生之间交流对话，彼此分享经验做法，发现自己的不足之处便于今后学习过程中加以改进迎头赶上。4.举一反三，学以致用
“艺术源于生活而高于生活”。案例来自于生活，学习最终要回到生活，服务生活。为了保证教学效果，使得学生能够学以致用，每节课结束后，都应该布置相应的课后实训案例，起到巩固的作用，同时也要引出下一节课要教授的内容，让学生及早思考预习。例如课后可以给出某一期节目中的选手得分，让学生对其进行排名，看最终结果是否与节目中公布的一致。现场打分的这种案例我们已经学会了，但并不是所有场合都会采用打分的形式。最典型的是举行换届选举大会时，分发选票后要求现场投票、唱票、计票并即时公布结果。倘若遇到这种情况又该如何操作。将问题留给学生，让他们先行思考。这个案例同样很实用，而且在生活中遇到的频率很高，这就引出了下节课的教学内容。同样在Excel中可以非常简便操作，只需要鼠标点击即可，即时显示票数和结果。
（四）依据专业分类教学
计算机基础课程作为一门公共课，面向全校学生。但不同专业学生，计算机功底也不尽相同，操作方向以及将来就业趋向也有所区别。“如果眉毛胡子一把抓，教学课件全部一个样，会造成学生学习兴趣不足，专业特色不突出。”③
首先根据专业类似或者相近，对学生整体进行分组，其次还要根据学生基础不同设置不同层次的教学进度。比如计算机专业的学生具备相当的基础，课程安排可以紧凑一些，内容可以深入一些；一些文科类专业，对文字类比较敏感，则在Word教学中要求严格一些，内容适当深入一点；对于数学、统计、会计、人力资源管理等专业要加大Excel中函数的应用、数据透视分析等内容讲解和使用。对于设计类专业，除了要掌握专业软件如PS、AE等之外，还要掌握好PowerPoint演示文稿的制作，将来在工作当中少不了要向外界展示自己设计的作品，对于这一块务必要精通。
（五）专业技能培养
办公软件应用范围是极其广泛的，小到会议记录，大到社会统计，以及数字化办公，都不能缺少办公软件的协助。学生在毕业参加工作后，用人单位也不会花费财力为员工提供基础办公软件的培训。所以在校期间，高校采用不同行业所需的基础办公案例作为练习单元，让学生通过实践掌握技能，为毕业后顺利就业打下坚实的基础。办公软件教学主要是指Word、Excel、PowerPoint及其他一些常识性内容教学。
1.Word技能与应用
Word是最为常用的文字编辑与处理工具，作为一名合格的大学毕业生都不应感到陌生。无论是毕业论文还是平时期末作业，亦或是填写各类申请表都需要用到。基本功能和用途主要有：文字编辑与处理、应用文写作、图表美化、字体与字号调整、间距大小、页眉页脚和页码、简单表格制作、不同资料大量合并打印信件等。而在日常工作文档处理中，需要相关人员如文员、秘书等不仅做到重点突出，条理清晰、逻辑严谨，较高标准地起草文件、合同、总结材料、工作报告等，还需要按照规范要求利用文字处理软件对信息进行美化处理。按照国家最新版《国家行政机关公文格式规定》：行政机关公文的发文机关标识（即红头）推荐使用小标宋体，用红色标识；公文标题2号小标宋体字；公文正文使用三号小标仿宋。
基本的常用文体应该有所掌握和了解，至少知道公文分为上行文、下行文和平行文，不同的行文对象，抬头、语气和措辞也都不一样。大学期间最为常用的申请书、通知、公告、请假条等常用文体格式一定要掌握。此外绝大多数情况下每当遇到填写申请表的时候，几乎每个学生上交的申请表内容不一、格式千奇百怪。这从侧面反映出当前学生办公软件使用基础薄弱，亟待强化学习。高职院校学生必须掌握并提升自己使用文字处理软件的写作水平，以便于在今后找工作时处于有利竞争地位。
2.Excel技能与应用
Excel在日常工作中并不陌生，而日常使用功能不足一成，但这一成已经可以满足日常非专业需要。换句话说表格处理软件功能非常丰富，比较常用的有：制作报表、导入\出数据、数据快速输入、数据验证、公式复杂计算、基本函数运算、筛选去重等。比如大学期间评选奖学金的时候经常会将所有学生成绩导出为.xls格式，然后直接在表格中进行处理操作。用Average函数求出成绩平均值，然后再用Vlookup函数填充个人素质拓展成绩分数，最后按照所占百分比计算出综合测评成绩，最后利用Rank函数进行排名。利用If函数比较两组数据是否一致，并将不一致的数据用特定颜色标识出来，利用统计软件对数据进行统计分析等。常用的还有可以用数据绘制图表，包括柱形图、折线图、饼状图等，常与PowerPoint两者结合起来应用。在竞选投票时，可以直接使用Excel唱票统计数据，实时显示唱票统计结果，防止作弊。
在不同的岗位上，对Excel软件要求不尽相同，财会、统计等专业要求更高。但是最基础的操作技能是必须要掌握的，否则在今后的就业过程中会丧失一部分优势和主动权。
3.PowerPoint技能与应用
PowerPoint俗称PPT，学生对此软件尤为熟悉。自从多媒体迅猛发展以来，相当一部分教师依赖于PPT授课，甚至有的老师会出现离了PPT不会讲课或者整堂课没有板书的现象。学生会明显感觉到每位任课教师都有自己风格的PPT，并且学生喜好和接受程度也不一样。一套完整的PPT文件一般包含：片头动画、封面、前言、目录、过渡页、图表、图片、文字、片尾动画等。其中还可以插入丰富的影音资料，如音频、视频、动画等。近年来PPT使用范围愈发广泛，学生在校期间主要用于竞聘演讲、年度工作总结汇报、论文课题答辩、结题报告等方面。在校外主要用于工作汇报、企业宣传、产品推介、项目竞标、管理咨询等领域。
PPT的应用已经渗透到生活的方方面面，而这部分恰恰是高校和学生最容易忽视的。学生一般都是随便插入几幅图片，配上整段长篇文字就算完成任务。PPT与文稿配合使用得当，将会起到事半功倍的效果，在今后的各类场景中应用会更加广泛，需要引起学生与高职院校的高度重视。
计算机技术的飞速发展对于推动社会进步有着深远影响，高职院校首先要提高思想认识，以就业目标为导向，科学合理设置课程，着力培养学生计算机尤其是Office办公软件应用能力，从而提升学生就业竞争力。同时学生也要深刻认识到掌握Office办公软件的重要意义，才能在将来就业过程中立于不败之地。
参考文献：
①蔡媛，以就业为导向的办公软件在计算机教学中的应用，[J]，科教文汇，2012(11):54-55.
②汪卫平，浅谈高校Office办公软件的教学实施，[J]，教育长廊，59.
③雷玉梅，高职学生办公软件操作能力培养探析，[J]，教学实践，2013，（05）:113—114.