企业档案信息资源开发利用的问题与对策--中国期刊网

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企业档案信息资源开发利用的问题与对策

发表时间：2020/11/10 来源：《基层建设》2020年第22期作者：张玉芳

[导读] 摘要：随着现代档案管理科学和信息科学的互相渗透，档案信息化已成为现在乃至未来档案建设的主线。

        连云港金航资产经营公司江苏连云港 222006
        摘要：随着现代档案管理科学和信息科学的互相渗透，档案信息化已成为现在乃至未来档案建设的主线。随着现代企业文化的不断完善，有序地对档案信息资源进行开发利用已经成为企业发展的条件之一。因此，如何做到档案信息资源的合理开发、有效应用，为企业创造更完备的发展前景，是各个企业的管理层以及相关工作人员应该认真考虑的问题。因此，档案作为一种重要的档案信息载体不会必然地、无条件地成为资源，而是需要进行科学地管理、开发和利用。
        关键词：信息时代；企业档案；信息资源；开发利用
        大力开展档案信息资源的开发利用工作，是新时期档案管理工作者必须要承担的任务。在做好档案信息资源开发的同时，必须加强自我保护意识，充分发挥档案资源的利用价值，为企业创造更大的经济效益和社会效益。坚持以科学发展观为指导，不断提高构建社会主义和谐社会的能力，积极做好档案工作各方面的协调、全面发展，使档案事业更好地为其他各项事业服务。
        一、深化企业档案信息资源开发与利用工作的意义
        企业档案记录着企业日常管理及生产活动的各方面内容，并为企业决策和各项业务工作提供了参考、支撑、依据等丰富的档案信息资源，其重要性不言而喻。由于档案所承载的信息价值需要经过利用才能实现，所以全面、有效地提供档案利用服务是档案管理工作最终目的。在档案数字化与大数据信息时代，数字化的档案载体以及“互联网+”的信息高速，对档案信息有着更加日趋广泛的利用需求，对当前的档案检索和利用工作提出了更高的要求，结合时代发展需要，深化企业档案信息资源开发与利用工作，提高档案利用的全面性、系统性、完整性、便捷性，加强档案数字化信息资源优势，以促进企业档案信息化建设更好的发展。
        二、企业档案信息资源开发利用的问题
        1.档案管理的制度不够规范
        在市场经济下，很多现代企业已经了解了国家出台的档案管理的规范条例，但是企业内部这些条例却没有发挥其应有的作用。很多企业的档案管理部门只给出了管理制度，却没有严格按照规定进行下去。往往档案管理这部分工作是细碎而繁杂的，管理者没有足够的精力去关注每一次的工作记录情况，这就让档案管理人员松懈了下来。造成的后果在企业经营活动的进程中慢慢显现出来，档案的调取工作、整理工作一拖再拖，在真正需要借取档案资料时拿不出来，企业的生产经营效率也因此受到制约。以上问题在大部分企业中都存在，所以各企业不能抱有侥幸心理，制定规范化的档案管理制度，科学地进行档案管理工作监督是企业目前的重点任务之一。
        2.编多研少的档案编研工作
        针对企业而言，档案编研工作是立足企业需要，以服务企业决策和业务为目的，以馆藏档案文献为主要物质对象，在深入研究基础上明确编研专题，对档案文件进行收集、筛选、加工、编纂或撰写成完整体系材料的过程，是档案信息资源开发利用的一种重要形式，是档案工作的重要组成部分，通过利用结果可以反映出档案信息利用的深度。笔者对所在企业编研成果做出调查，得出企业编研特点:企业编研内容丰富，但编研成果主要以材料汇编为主，企业档案编研成果深度不足，多数编研成果属于一次文献编研，即主要是对档案文件的直接汇编利用，而二次文献、三次文献编研的成果数量较少。造成编研成果深度不足的主要原因，是企业档案编研过程中各部门联合不足，对档案内容和特征进行筛选、提炼、综合、归纳的能力不够，易造成编研成果系统性不强。
        3.思想认识不足，现代化观念不强
        信息革命风起云涌，解决电子档案信息的管理、开发和利用工作问题迫在眉睫。

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然而，很多人对档案工作的认识仍停留在对纸质档案的管理、开发和提供利用上，对电子档案信息的管理、开发和利用工作认识不足。以为只要管好用好光盘、磁盘等载体上的档案信息就是做好了档案工作。
        三、企业档案信息资源开发利用的对策
        1.加强学习，开发档案信息资源
        要想开发档案信息资源，必须加强档案信息基础理论的学习，结合实际工作，树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面，开阔视野，拓展服务领域。随着经济的不断发展和社会的进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力，依靠科学的决策技术，掌握完整准确的信息。由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，是处于基础地位的。更新观念，首先应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以微机检索为主干，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地步入联网，以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究馆藏档案的能力和水准，向社会提供经过编研加工后可利用的信息，以减少利用者查阅的耗时，从而提高档案馆的整体形象，使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。
        2.开展档案用户研究，加强开发利用的针对性
        首先，档案部门可通过科学的预测分析，总结和掌握不同的时期、不同利用者需求的内容和规律，再针对自己馆藏的实际，搜集、准备好可能大量利用的档案信息，加以必要整理。其次，要加强对利用者需求特点与心理的研究，树立良好的职业道德，通过优质服务创造一个和谐、宽松的利用环境，消除利用者的心理不适，使利用者能静心利用档案信息。再其次，要开展利用辅导，提高利用者利用档案信息的能力与水平。由于大多数利用者缺乏档案知识，对馆藏内容和利用不了解，所以对其进行利用前的辅导显得非常必要。档案馆室要配备有丰富的咨询服务经验，熟悉馆藏和检索工具的使用方法的人员，了解利用者的有关情况，有针对性地向其介绍馆藏档案的内容和利用工作中的注意事项，介绍档案检索工具的使用方法，提高利用者自主地利用开发档案的能力。
        3.提高企业对档案信息资源开发利用的重视
        企业档案信息资源开发利用是企业档案部门工作的核心，因此只有相关工作人员对信息资源的开发先一步重视起来，才能带动企业各部门的共同关注。企业首先要对档案信息资源的开发利用有一定认知，这是一种企业文化的展现形式，并且对企业发展有指导意义。企业管理固然重要，但如果缺少信息资源开发利用，那么企业也是无法健康发展的。企业档案管理人员要先做到热爱自己的本职工作，工作时不马虎、不糊弄，不消极工作，及时处理企业内部的不同声音，紧紧把握市场的实时动向，在专业技能的提升上肯下功夫，这样就能在企业里形成重视档案信息资源开发利用的风气。下一步需要企业领导的配合，在企业内部举行信息资源的讲座、档案文化的追溯活动、各种信息资源竞赛等促进其他员工对其产生兴趣，从而宣扬企业文化，为企业的经营活动打好基础。
        结束语
        综上所述，企业档案管理与信息资源开发利用对企业经营活动、生产管理、文化建设、经济效益都具有深远意义，针对企业对信息资源开发利用不重视、档案管理制度不完善、专职人才缺乏等问题，且企业档案作为一种宝贵的信息资源和潜在的生产力，无论在内容还是在形式上都发生了很多变化，并在企业深化改革的当下，已经越来越被社会重视和利用。国内许多大中型企业纷纷建立了电子文件管理系统、数字档案馆系统等，一些企业的档案数字化工作也正如火如荼地开展。
        参考文献
        [1]李颖.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].兰台世界，2010（z1）.
        [2]黄芳.新形势下大中型企业档案信息资源开发利用的思考[J].档案天地，2017（3）.
        [3]郑敏.浅谈信息时代档案资源的开发与利用[J].黑龙江档案，2015（3）.