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在建项目工程档案信息化管理的现状及对策汪琳

发表时间：2020/11/10 来源：《基层建设》2020年第22期作者：汪琳

[导读] 摘要：随着我国城市化进程和相关领域技术的深入发展，工程建设的规模和数量不断扩张。

        上海核工程研究设计院有限公司上海徐汇区 200233
        摘要：随着我国城市化进程和相关领域技术的深入发展，工程建设的规模和数量不断扩张。工程档案管理作为在建项目管理中一个重要的环节，需要客观有效地反映工程建设项目在建设全周期的真实过程，是工程建设的原始记录性凭证。而进入大数据时代，传统的工程档案建设由于工程规模、人员素质等客观条件限制日益显现出滞后性、分散性、操作复杂的特点。工程档案如何合理结合现代信息技术，实现档案管理工作的内在价值，更好地促进建筑项目工程的长远发展，是工程建设管理需要高度重视的问题。
        关键词：在建项目；工程档案；信息化管理；现状；对策
        引言
        在建项目工程档案资料主要是指建筑工程在建设过程中形成的各类记录，能够直接体现出项目建设的过程，它是建筑项目工程的质量保障，也是建筑项目最终验收合格的必要资料。当前，我国对建筑工程项目提出了明确的要求，如果申报的工程档案资料不满足验收标准，将会直接判定建筑工程项目不满足验收标准。建筑单位在工程竣工以后需按规定要求整理工程档案，并移交到相关的责任部门或单位进行保管。在建工程项目的档案资料也是项目进行技术改造的纸质依据，对质量管理有着非常重要的作用。
        一、在建项目工程档案信息化的意义
        传统的工程项目档案管理主要是收集在建工程项目的纸质资料以及在建工程项目的照片，这些资料的收集和保管都是通过人工完成的，在项目建设过程中需要投入大量的人力和物力，并且整理以后的档案资料无法很好地被利用。对在建工程项目实现档案资料信息化管理，能够使得档案管理人员从大量的工作中解放出来，将工作精力放在对档案资料的整理和分析上，这有助于在建项目工程档案管理工作的效率得到提升。由于档案工程资料在收集过程中会涉及很多部门，因此需要进行长期收集，但一线施工人员往往有着很大的不稳定性，容易造成很多档案资料会被丢弃，这使得建筑项目在施工结束以后往往没有完善的资料，无法对档案进行集中分析和利用。如果将项目工程档案进行信息化管理，档案的内容和保存格式将会被统一，大量的电子资料可以被实时查阅，提高了档案查阅的效率，也能够使得档案管理部门的工作效率得到显著提升。
        二、在建工程档案资料管理过程中的不足
        1.对档案资料管理没有引起足够的重视
        由于很多施工单位存在对档案管理认识不足的问题，在实际的项目建设过程中，往往以建设项目工程为主，抓施工、抓质量、抓进度，而忽视了工程档案资料的重要性，简单地认为工程档案资料是为了应对相关部门的检查。因而存在很多单位没有完善的档案管理制度、档案资料管理人员变动频繁、未及时随着项目进度而进行相应的档案资料编制与收集以及管理不到位导致原件丢失等问题。
        2.档案管理部门业务能力有待提高
        由于传统的档案管理模式，在建项目的档案管理工作多是由临时安排的空闲人员组成的分散组织构成，负责各个小工作区域的档案资料收集与管理的进度，而且自身都身兼数职，并未形成相对独立的科室或工作部门，档案资料收集与整理的集中性无法得到保证，其完整性也得不到保障。负责档案管理的人员多由临时指派而组成一个暂时的团体，通常没有接受专业的训练，没有取得相应的资格证书，而且在实际工作中对档案资料管理的业务不熟悉，更不要说详细地掌握熟悉相关法律法规及档案资料收集流程。
        3.档案资料管理制度有待进一步完善
        我国对在建项目档案资料有着明确的管理标准，但在工程施工承包合同中，却没有就在建项目工程档案资料的收集和整理进行明确的规定。这就导致在建项目工程中的各施工单位未能严格按照相关法律法规以及合同内容进行档案资料的收集和整理。从而造成档案资料缺失，往往会在项目竣工前对遗失的资料进行临时制作，而不是对在建项目工程的实际情况进行完整地记录，这使得相关资料的真实性难以得到保障。

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        三、加强在建项目工程档案信息化建设的举措
        1.提升对在建项目工程档案资料信息化管理的重视程度
        在实际的在建项目工程档案资料管理中，工程档案资料没有受到领导层的重视，企业在项目实际的施工过程中未设立专门的工作人员和档案管理办公室。由于档案资料管理人员存在着很大的不确定性，导致在建项目工程档案资料的质量难以得到保障。企业想要快速推动在建项目工程档案资料信息化管理，需要相关领导提升对档案管理的重视程度，使得管理层和基层档案资料管理人员树立全局观，对档案资料引起足够的重视。此外，信息化建设是否成功与工作人员的参与程度有很大的关系，需要确保基层工作人员与管理人员能够在工作中对档案资料管理引起足够的重视，推动在建项目档案资料信息化管理的进程。
        2.加强对在建项目工程档案信息化的保护
        在建项目工程档案管理主要是将项目在建设过程中的各类资料进行收集和分析，以期对后续起到参考和借鉴作用，所以档案资料的真实性非常重要。相比电子档案，纸质资料更易表现原始资料的特征。一旦纸质档案被篡改，会留下非常明显的痕迹。电子档案则难以从表面识别出该文件是否被篡改，这就需要档案管理人员确保在工作过程中不对相关资料进行修改，保证电子档案资料的原始性，并在收集过程中将文件设置为只读模式，避免其他人员在阅读过程中对档案资料进行修改。档案管理人员还要为电子档案的保存提供合适的物理环境，由于电子档案保管的介质一般是硬盘，其往往容易受到来自温度、湿度等影响，甚至出现完全无法识别的情况，所以需要对相关档案资料的保管引起足够的重视。此外，还需及时对电子档案存储介质进行检测，如果发现潜在的危害，则要第一时间进行处理，以确保电子档案得到妥善的保管。
        3.建立优质安全的电子档案存储环境
        也要认识到由于工程档案自身的特殊性，必须要在纸质化和信息化数字化两种选择中达到一个有机平衡状态。对于能够通过信息化手段保存的内容率先考虑数字建档，不能通过信息化保存的内容也要与信息化档案管理体系建立有机联系。而对于两种档案信息的管理，优质、安全性强的电子档案存储环境尤为必要，通过科学的管理方式，保证电子档案在保管、利用、迁移、移交过程中操作的不可抵赖性、数据存储的完整性、用户身份的真实性，并妥善管理在运行过程中使用的密码、密钥等认证数据，选择符合长期保存要求的电子档案存储格式，确保电子档案信息不被非法更改。
        4.建立健全档案信息化管理的内部保障机制
        有效的管理离不开科学的制度设计，对于在建项目工程档案的信息化管理的无差别落实，必须有一套相对完善、不断改进的制度保障其运行。建设企业可以专门组成决策分析团队，从自身项目实际出发，借鉴国内外相对成熟的档案信息化管理经验，探索出一套能够因地制宜的信息化管理体系，包括精神层面如对信息化管理的重要性的大力度宣传、制度与行为层面比如各项规范性的文件以及物质层面比如打印机等各种设备的提供。
        结束语
        本文通过分析在建工程档案资料管理信息化的重要作用，以及传统档案管理方法对档案进行管理过程中存在的不足，提出通过引入信息化的方式来提高在建项目工程档案资料的质量和效率，以助于工程档案资料能够得到有效的保存，进而发挥出最大的价值。
        参考文献
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