钟声
民航黑龙江空管分局
黑龙江省 哈尔滨市 150036
【摘要】如今档案信息化建设正处于突飞猛进的阶段，其发展潜力是有目共睹的，但同时，我们也必须清晰地认识到现阶段档案信息化建设中存在的明显的问题和不足，只有解决好这些问题，才能保证档案信息化建设的完整性，不断提高档案管理的水平。以下就目前档案管理中存在的一些问题，进行详细的阐释，提出关于档案信息化建设和档案管理的几点思考，供相关人员参考。
【关键词】档案信息化；建设；档案管理；几点思考
一、档案信息化建设的具体内容概述
（一）服务意识
档案信息化建设首先需要提高档案管理人员的服务意识。档案的管理是加速社会文化发展的重要动力，档案人员需要具备相应的服务意识，才能够服务于大众，服务社会。档案的信息化建设需要在深度和广度上进行改革，废除传统的单一的管理模式，从而满足档案管理发展的需要。不断加强档案管理人员的专业知识，从理论和实践方面提高档案管理人员的素质，激发档案管理人员的工作动力。
（二）硬件设施
档案管理的信息化建设首先需要从硬件设施进行改革，硬件设施是档案管理工作能够开展的前提要素，如果不能保障硬件设施的质量，档案管理的质量也会受到影响。档案管理的硬件设施包括计算机、存储区域、数据库、局域网等，这些组成了档案管理的支撑平台。
（三）管理水平
档案信息化建设的关键是提高档案管理水平，档案管理水平的提升也是信息化建设的重要内容。在科技信息迅猛发展的今天，档案管理中高新科技出现的越来越多。目前常见的管理模式就是电子化档案管理，电子化档案管理模式使得经济飞速进步，也不断促进档案管理迈向更高的阶层。除此之外，档案的管理水平提高还包括对档案管理内容进行不断地创新扩展，不断丰富档案管理内容，不断提高档案管理的管理水平，对社会的进步起到更好的促进作用。
二、档案信息化建设重要性分析
第一，有助于提升档案管理的便捷性。基于信息化时代背景下，积极制定出完善的档案信息化建设制度，可有效将传统的纸质档案转化为电子档案，实现对档案信息的数据化管理，促使各环节档案资料管理工作的便捷性大幅度提升，有助于降低其他外界因素对档案管理造成的影响，更好的保证档案的完整性[1]。
第二，有利于从本质上优化档案管理途径。具体建立信息化档案管理体系时，基于各种档案信息均是以电子数据的方式存在的，所以依靠相应网络平台，便可以对档案信息实施具体的收集、保存及管理操作，有助于促使档案管理工作的整体质量及实效性大幅度提升，进而可以更高效的应用档案资源，促使档案资源的利用率大幅度提升。
三、档案管理工作存在的问题
3.1档案的内容缺乏真实性
假如档案中记录的内容不全面或者真实性不足的话，那么档案管理工作也就失去了其原本的意义。虽然档案中记录的相关信息都是与自身发展密切相关的信息。但是，由于的档案数据在搜集、整理的过程中，采取的都是自下而上的传递方法，由最底层一级级的上传至的档案管理部門，而在信息传递的过程中，很多工作人员为了节省信息传递的时间，就会出现信息记录内容失真或者内容准确性不足的现象，而导致档案管理工作无法发挥出其应用的管理价值和作用。
3.2管理工作缺乏规范性
传统的以人工方式为主的档案管理方式，由于受到时间、空间等因素的限制，导致档案管理人员在获取数据的过程中经常出现数据不全面、不及时或者不具体等各方面的问题，再加上传统档案管理工作缺乏解决具体问题的有效措施，所以影响了档案管理工作效率和水平的提升。
档案管理部门因为忽略了档案收集与整理的工作，而在档案收集的过程中只是简单的填写相关的内容，这种现象的存在不仅对档案内容的全面性产生了严重的影响，而且增加了后期档案查阅和使用的难度。另外，很多在档案管理工作过程中因为档案管理制度不完善，所以导致后期档案管理工作出现了严重的问题。
3.3缺乏信息化档案管理技术
档案信息化的不断渗透以及推广之中，在当前已然成为了一项趋势以及主流，但是，仍旧有很多对于档案信息化没有重视的情况，同时档案信息化技术也就应用不是很到位，而采用传统的人工档案管理方式，正是因为档案管理工作缺乏了信息化技术的支持，所以不仅增加了档案数据信息遗漏现象发生的几率，浪费了档案记录的时间，而且不利于档案数据信息的保存，严重影响了档案管理工作效率与质量的提升。
四、档案管理信息化的完善措施
（一）积极壮大档案信息管理队伍
档案信息化管理若要发展壮大，需要优秀的专业团队和高水平的管理专业人才，因此，我们需要重视档案信息化管理队伍人员的选拔、培训和考核工作，制定科学合理的竞争筛选机制，培养档案管理人员的责任心和进取心，同时，从专业知识和管理电子文件、档案等方面加大培训的力度，提高管理人员的计算机网络安全意识，不断提高档案信息管理的安全性和完整性。
（二）优化管理手段
为确保档案管理工作能够顺利高效的开展，需要不断提高对信息的管理手段。主要体现在：其一，健全管理制度。档案管理制度的制定可以让管理工作有依有据，避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理规章制度，有利于提高管理效率。其二，改變管理模式。传统的管理模式已经逐渐被社会淘汰，不能满足时代的发展，掌握对已知档案信息进行管理分类，是目前管理方式的重点。
（三）提高档案管理技术支持与资金保证
在目前的档案管理信息化建设阶段，对档案管理的技术和资金保证提出了新的要求。需要不断完善档案管理的信息化建设，保证档案管理的稳定发展。不断增强档案管理信息化技术，对档案管理的访问权限进行设置，保证档案管理的安全性。对档案信息化建设进行资金预算，对建设资金进行科学合理的管理。
（四）提高从业人员的素质
从业人员的素质决定了行业的水准。在进行档案管理人员的聘用时，需要结合实际工作需要，选择优秀的综合性人才。
首先，专业对口性，不了解行业的人看来，档案管理工作就是简单的对档案进行分类整理，登记存档。但实际上，随着档案的信息化建设，从业人员在计算机的能力上有了更多的要求，需要从业者能熟练运用网络进行档案的存储、修改、统计等操作，因此从业者最好具有专业对口性。
其次，适应竞争机制，合适的管理竞争机制能够激发管理人员工作的积极性，为岗位招募合适的从业人才，健全激励机制，具备适应竞争机制的能力。
再者，学习能力，随着时代的进步，行业也处于更新换代的时代，管理人员只有不断学习，充实自己，才能适应社会的进步，满足档案管理人才的需求。因此具备学习能力对行业的档案管理信息化建设十分重要。
五、结语
综上所述，信息时代发展脚步不断加快，各档案管理部门理应对档案信息化建设提起高度重视，对相关工作的重要性拥有正确认识，针对现如今各环节档案管理工作及信息化建设工作中存在的各种问题加以有效分析，树立起现代化的档案信息化建设及管理观念，积极利用多种信息化手段，提升档案管理实效性，有助于推动社会经济发展。
参考文献：
[1]范智新，沈牡丹.开展档案信息化建设创建服务型档案馆——以华中科技大学档案馆为例[J].办公自动化，2018，23（21）：53-55.
[2]杨爱云，宋莹，朱明慧.企业数字档案馆建设初探——以中国交建数字档案馆一体化建设为例[J].办公室业务，2018（20）：58-59.