喻彩贤
云南经济管理学院，云南省昆明市，650106
摘要：随着大数据时代的来临，对各行业与领域带来不同程度的影响，在为不同领域提供发展机遇的同时，也带来许多挑战。档案管理工作同样如此。档案管理看似简单，其实细节纷繁复杂，其中各类信息数据都需要确保管理妥善与合理。为了能与社会发展速度匹配，必须及时针对档案管理模式进行革新，以便各类档案能在经济社会发展中充分发挥其价值。基于此，大数据时代背景下学校档案管理模式如何发展，便成为许多学者关注的重点。
关键词：大数据；学校档案管理模式；探微
一、大数据背景下学校档案管理模式的特点
（一）数量庞大。目前，学校电子档案的数据量飞速增长，这种情况主要有两个方面的原因。首先，随着高校扩招，学校内的师生数急剧增加，学生信息、老师履历、校史发展等多方面的信息汇总导致大量的数据积累。其次，由于信息技术的发展，纸质档案已经适应不了社会的发展，逐渐转变为将信息录入到电子档案之中，这样做既保证了传统档案的安全性，又保证了传统档案查阅的便捷性，是档案管理发展的趋势。
（二）种类复杂。学校档案种类非常繁多，在学校内部的档案种类涵盖学校党政档案、学校行政管理档案、学校日常教学记录、教学科研报告、学校教学设备备案、学校产品清单、学校对外事宜记录、学校基础建设记录、出版刊物、财政管理记录、声像、实物等多个类别。各类档案之间存在消息不互通的情况，需要对各类档案专门管理。在档案日常管理中，学校内部各类档案所运用的设备和技术又不尽相同，导致各类档案的结构具有差异性。
（三）利用率低。学校档案的数量和种类非常的多，各种档案虽然都具有较高的价值而且历史也比较长远，但是这些档案的利用率并不高，基本上都处于“休眠”的状态，档案的数量和利用率是呈反比，大部分的档案都没有将价值体现出来。
（四）具有真实性、权威性。档案管理，就是要赋予档案的真实性和权威性，学校档案更是如此。学校的档案记载着老师的工作履历，学生学习和成长过程，以及其他若干重要信息，这些信息都要求绝对的真实，比如，学生在进入下一个接收单位时，接收单位要对学生在过去这段时间内的品性和成绩做充分了解，如果档案不真实，不具有权威性，那会给接收单位对学生的判断造成很多不利影响。所以必须要保障学校档案的真实性和权威性，保证档案可以客观地反映出学生的成长过程、老师的教学履历和其他事物的记载。
二、大数据时代学校档案管理面临的挑战
（一）对信息采集的挑战。传统的档案管理因存储载体的制约，无法做到将所有的档案信息进行合理的分类和保管。对于一些档案要按照管理年限和重要性进行销毁，以此保证档案储存室能够有更多的空间。大数据时代的档案，要对所有的档案进行信息采集、存储，实现档案信息数字化，利用大数据技术可以将这些档案存储在云端，这要求档案管理员要对原来的档案进行重新采集，这是一项巨大的工程量。
（二）对档案保管的挑战。一般的档案都要存储很长的时间，但是传统档案由于技术的局限性，为这项工作的开展带来了很大的困难。大数据时代的档案管理可以将档案存储在计算机硬盘和互联网云端，能有效解决这个问题，但是由于目前档案的种类和数量在不断增加，档案存储的信息也变得越来越多元化，比如现在的档案里不仅有图片信息还有音像信息，信息化档案的存储容量在爆炸式的增长，这些问题同样也给信息化档案的保管带来很大的压力。
（三）对档案利用的挑战。学校的传统档案利用率不高，主要是因为查阅不方便，传统档案的载体天生具有无法突破的技术障碍，导致档案的存储和调取都相对比较复杂。大数据时代的档案虽然可以方便调取和查阅，可以很好地改善这一状况，但是，由于技术的进步，档案已经不再是只为学校内部提供服务，校外也存在着很多用户，要保证校内和校外用户都可以方便地使用档案，这是一项不小的挑战。
三、大数据时代学校档案管理工作优化策略
（一）建立完善的档案体系
1.扩大档案信息的收集范围。
随着科学技术的快速发展，储存技术也跟着不断的提升，利用大数据技术的信息化档案存储能力得到了质的提升，所以在技术得到保证的基础上，要不断扩大档案信息的采集范围，以此保证档案的全面性，从而提升档案的价值和利用率。对档案信息的采集可以将原来传统文字进行保留，再增加图像和视频等更生动的信息。运用大数据手段把这些信息进行数字化整理，将信息数字化后可以存储在指定介质内，还可以同步进行云端备份，这样可以有效充实档案内容。
2.制定专业的信息采集标准。目前传统档案的建立已经有成熟的技术和制度，但是对于以大数据为基础的档案还没有明确具体的制度，所以建立健全相关的信息化档案管理制度非常重要。信息化档案的建立和保管需要学校内部各个部门配合，相互之间协调性不好，信息的采集会出现重复和不全的现象，但是制定合理的制度后，学校各部门按照制度标准执行可以有效地配合信息化档案管理部门开展工作，大大提升信息化档案管理工作的效率。
（二）建立大规模的资源体系
1.集成学校档案信息。学校内部的档案数量庞大，种类繁多，不方便查阅。信息化档案对学校内部的档案进行合理集成，可以方便用户在查阅时，快速找到相关档案。具体做法是：电子档案利用平台的优势，将所有的档案种类进行大数据分析，找到这些档案的共同点和相似点整合在一起，然后再将重复的信息删除，补全缺失的信息。串联各种类的档案，将所有档案都进行统一编号，将相同点标记出来，这样用户在查找档案时，只需要输入关键词，就可以快速找到想要的档案。
2.保障学校档案安全。档案安全是不可或缺的一环，再详细准确的档案，没有安全的保管措施，也将是没有任何意义的。信息化档案的安全工作首先要保证硬件设备，信息化的档案都以数字的形式存储在计算机硬盘内，保证存储设备不受损害是基础。同步要对所有的档案进行云端备份，一旦发生硬盘损毁，可以对云端备份的数据进行重新下载。最后还要强化档案管理人员的安全意识，提高计算机使用能力，要时刻检查各类档案的存储情况，一旦发生数据丢失，可以马上进行数据修复。
（三）建立完善的服务体系
1.扩大服务范围。学校的档案通常只是服务于学校内部，记录的信息也通常只是学校内部的事情，这样存在局限性。为了提高档案的利用率，亟需扩大服务范围，第一方面是增加服务对象，做到既可以服务校内师生，也可以让校外的人员查阅档案。第二方面是增加档案的内容，让档案可以服务于更多方面，如增加录音、影像、图片等，让学校内优秀的教学资源可以渗透到社会各个行业内。
2.创新服务方法。以往的档案查阅，需要到档案室进行调取，这样做非常浪费时间，工作效率也十分低下。大数据技术可以改善传统查阅的不便性，开发线上查阅功能，用户可以在任何有网络和电脑的地方，进行线上预约，管理人员根据用户的要求，整理出相关档案，用电子邮件的方式发送给用户，这样可以极大节省用户时间，提高工作效率。对于档案的形式还可以不断完善和增加，提高档案的教学辅助性，师生可以通过查阅历年来优秀的教学案例进行参考，来提高教育教学的质量。
3.提高服务质量。首先，保证信息化档案平台的稳定性，保证其可以长期稳定地为广大用户提供服务。其次，保证平台的运行速度，保证用户在查阅档案时，可以快速找到自己想要的档案。最后，保证档案的安全性，不要发生泄露信息或者数据丢失的现象，保证用户查到的档案全面、真实、安全。
结语：
大数据时代的来临，关于学校档案管理这一需要牵涉大量信息数据的工作产生明显影响。基于大数据技术的愈渐普及以及广泛运用，虽然提高了档案工作的效率，但对学校档案管理工作本身的要求也相应提高。并通过不断加强档案管理人员抓也素质以及对档案信息数据的保护，以实现档案信息资源的充分开发以及运用。
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