姚淑华
华电能源股份有限公司富拉尔基热电厂 黑龙江齐齐哈尔 161041
摘要：工程档案管理作为在建项目管理中一个重要的环节，需要客观有效地反映工程建设项目在建设全周期的真实过程，是工程建设的原始记录性凭证。电力建设项目档案是一个项目从立项、可行性研究、设计、招投标到施工、竣工等全过程的真实记录和客观反映，这些档案资料，对工程质量的监督及今后的运行、维修及改扩建具有重要的意义。项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。建设项目档案如何合理结合工程实际，实现档案管理工作的内在价值，更好地促进建筑项目工程的长远发展，是工程建设管理需要高度重视的问题。
关键词：建设项目档案；管理；措施
引言
充分认识电力建设项目档案的重要性，做好电力建设项目档案，是为了进一步落实集约化、精细化管理的要求，实现电力建设项目的规范化建设，提升工程建设和管理水平。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。
1基本建设项目档案管理工作中的问题
1.1基本建设档案归档困难
目前，企业基本建设档案归档相当困难，首要问题是归档不及时，《企业基本建设档案归档规范》中明确规定：“基本建设工程竣验收交付使用三个月后，要将工程建设的全部档案材料按要求组卷后向档案部门移交”。可是，每到工程项目档案归档时，档案管理部门根本看不到竣工资料，而工程管理部门为了完成任务，施工单位为了尽快完工结算，对档案管理部门提出的要求承诺能做到，其目的是能顺利通过竣工验收办完相关手续，事后很难按时兑现总是一拖再拖，使得档案管理部门很被动，更有甚者，工程交工一年，竣工档案还是迟迟交不上来，使得基本建设档案归档工作未能按计划完成，给日后其他相关工作带来了极大的困难。
1.2归档材料不规范
有些负责收集建设项目档案的部门与单位没有设置档案管理员专职收集、保管，只是安排临时兼职人员负责，因其对档案业务不熟导致归档材料不齐全、不完整，缺乏准确性、规范性。例如归档文件字迹不清楚，不整洁，格式不规范，缺少签字日期；有的材料只收集到复印件，原件去向不明，而复印效果差且字迹不清晰；外文资料无译文，造成归档后查询不便；有的工程项目没有竣工图，或竣工图不能真实反映工程原貌；或竣工图手续不完备，缺乏相关单位责任人的签章；图纸变更后未加盖公章，图纸多处破损，折叠方式随意等。更有甚者对重要资料忽略不管，导致遗失，造成严重损失。
1.3归档工作与工程进度不同步
我国出台相关政策法规要求项目档案资料的工作要紧跟工程建设项目的进度，对在建项目档案资料有明确的管理标准。但是由于建设项目的规模以及工程档案资料产生来源的多样性和分散性，往往无法做到与工程建设进度保持相同的更新速率，而显示出明显的滞后性，从而导致了归档工作不能与工程进度同步。这不仅会影响项目档案专项验收，严重者会造成竣工验收无法进行。
2做好基本建设项目档案管理工作的措施
2.1做好前期准备工作
建设工程项目立项之初，就应当将档案管理工作定位为工程建设项目的重要组成内容。构建高效的档案管理组织机构，并配备齐全和有效的工作力量，并且还需完善相应的档案管理制度，最重要的是落实项目相关文件归档、分类及存放的制度等，这样才能保障施工、监理等机构在后续进行档案归档整理时有据可依。
并且，相应的档案管理单位，还需在此基础上做好项目建设资料、文件等材料的收集、分类及整理工作。在此过程中，建设单位应当基于项目本身特点内容，充分结合工程实际来做好工程类目划分及进度的制定。同时还需做好项目档案工作计划的制定，这样才能真正将档案管理工作的相关制度规范落到实处。
2.2实行档案工作与项目建设同步进行
为了使归档的档案符合国家规定的要求，档案人员要在工程筹建初期就注意从“头”抓起，把抓好源头作为工程档案管理的工作重点，从项目的提出、到立项、设计、施工、调试、竣工投产等各阶段档案部门都做到超前介入，跟踪监督。使建设项目工程档案随工程进展环环相扣、段段相连、步步延伸、逐步形成。档案人员要利用工程进度汇报会、工程协调会，向施工人员下发档案管理收集范围及归档要求，使工程施工者对档案的形成心中有数，并能积极配合做好工程文件形成过程把关和积累工作，为档案的完整奠定基础。检查工程计划进度与档案形成积累同步，加强施工人员档案意识，在工程施工阶段施工人员除注意档案的形成，积累外，还在工程施工阶段中检查质量情况的同时检查档案积累及质量情况。档案人员还与技术人员和管理人员密切配合，充分发挥档案网络的作用，掌握工程档案工作要点，明确自己的职责和任务。充分发动兼职档案人员，严把“事前、事中、事后”控制关，要求各参建单位都要严格执行建设项目档案管理的有关规定，使归档材料符合档案管理要求。
2.3尊重基本建设项目的特点，确定收集重点
企业基本建设工程项目门类复杂、多工程并举的客观现实要求企业档案工作者不能有畏难情绪，必须迎难而上，尊重客观现实，多学多问，多了解企业基本建设项目的特点。建筑工程方面，参照企业档案分类大纲、工程初步设计与工程报建的相关内容，对建筑工程的性质和用途作出准确的判断，进而作出正确的一级分类方案；在建筑工程中要重视厂房以钢结构为主的特点，了解钢结构工程的特点，了解在建设中钢材质量控制、焊接质量控制、隐蔽工程控制以及整体质量控制的措施，注重对相关文件材料的收集。注意由于建筑地处特殊环境所必需的防雷、防风工程，做好该类施工单位资质材料的收集。市政工程方面，要将绿化、道路建设与地坪处理工程相联系，不能简单地将地坪处理工程作为零星工程处理，要与其他绿化工程、道路建设工程相结合，联合归档。
结语
总之，项目档案管理是企业档案管理的一项重要基础性工作，是企业管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好项目档案管理工作对企业的发展有重要的作用。电力企业只有重视项目档案管理工作，稳定档案人员队伍，提高档案人员专业水平，并结合自身档案特点管理好、用好档案，为企业今后的生产经营服务，才会保证项目档案工作迅速的发展。
参考文献
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