宋金祥
昆明供电局 云南 昆明 650500
摘要：随着时代不断进步与城市化进程的加快，推动电力行业迅猛发展，同时也给资料档案管理提出了更高的要求，档案载体从传统的纸张逐渐向光盘等电子载体发展。储存了大量重要资料信息的电子档案，为电力企业管理提出了新的课题，如何在管理层面和技术层面对电子档案安全性予以保障，使其在电力企业发展中充分发挥作用，本文就电力企业管理中电子档案管理方法以及保障其安全性的有效途径进行分析和探讨。
关键词：电力企业；档案管理；电子化
引言
电力企业的档案管理实现了由纸质档案向电子档案的过渡。在信息科技高速发展的时代背景下，电力企业要实现又快又好的发展，必须要优化电子档案管理方法。电子档案有着诸多优点。要做好电子档案的管理工作，则需要对其管理方法予以创新，通过对纸质档案管理方式进行改革，挖掘电子档案管理新方法，从而为维护电力企业生产经营秩序，促进电力企业持续发展提供强劲动力。
1电力档案管理工作创新的必要性
信息技术不断被普及，给人们的工作和生活带来了巨大的便利，与此同时，也给相关工作造成了一定的挑战和危险。电力档案管理是电力企业发展最为重要的部分，档案管理质量的好坏将直接影响电力企业的发展，特别在电力故障抢修过程中，需要查阅档案才能判断故障点，例如电缆中间头位置；对此电力档案管理工作需要做到以下几点：第一，在电力档案管理中需要保证档案信息建设与电力企业信息化建设同步，从而便于各部门之间的信息对接，真正意义上实现电力档案信息的高度共享。第二，加强电力信息档案数字化管理，有效加快电子档案建设，便于档案的查找和归档。第三，实现单子档案信息网络化管理，利用互联网技术对电力档案进行科学管理。
2电子档案管理现状分析
2.1对电子档案管理缺乏正确认知
在电子网络科技手段的驱动下，用电子档案取代传统的纸质档案成为当代电力企业进行管理的必要趋势。但是就电力企业自身而言，对使用电子档案仍然缺乏必要的正确认知，导致电子档案的优点和效用未能充分发挥。很多电力企业档案管理者认为，将纸质换成电子档案并没有任何实质性的变化。因此，他们在管理上并不会花费时间学习并创新，没有对电子档案进行必要的摸索和建立管理流程。这种错误的档案管理思想不仅不能让电力企业在实施电子档案管理后获得显著效益，同时也会因为无法适应社会的需求而不可避免受到影响。
2.2电子档案完整性、真实性难以控制
作为电力企业运营管理的重要历史原始凭证以及记录，档案的真实性、完整性至关重要，是电力企业运营决策制定大修、技改计划的重要参考凭证和基础。由于载体读写技术以及档案内容在管理过程中受外界影响容易发生变化，比如因光盘质量、读写技术问题等，造成电子档案损坏无法读取；数据传输过程中出现数据变异或丢失，对文件的可读性造成影响；或者在传输和存储过程中，文件被篡改等情况，所以要想确保电子档案完整性、真实性有较高难度。
2.3管理流程未能规范化
电子档案在管理的过程中必须遵循一定的规范流程才能保证管理工作的质量，但是在实际的电子档案管理中，从资料的搜集、整理、筛选、归档到其他各项步骤都存在很大的人为性，缺乏必要的统一管理和标准执行。而这种做法虽然在一次两次中不会存在很大的问题，但是久而久之就会出现信息管理混乱的局面。各个管理员按照自己的管理理念和喜好进行管理，容易造成一些有价值的信息被忽略，甚至被丢弃，对公司而言，损失巨大。而一些没有价值的信息会占用有限的空间，并增加管理的难度。
3电力企业电子档案管理的优化策略
3.1建立电力企业电子档案管理规范
关于电力企业电子档案管理规范的建立，需要以规范、可靠、高效为原则。这是电力企业档案电子化的基础性要求,同时也是档案信息具备实用性的基本条件。要让电力企业电子档案管理符合以上要求，需要从以下方面努力：（1）确立统一规范的电子化标准。电力企业的电子档案信息均需设立统一的文本格式、技术模式、工作标准，或采用国际通用的要求标准，或采用经过共同认可的规范。这样才能增加管理行为的可靠性。（2）核定电子档案的管理权限。要让电力企业电子档案的管理更加规范，则必须对电力企业电子档案的使用权限进行审核，针对不同的信息等级设定不同的权限要求。电力企业档案管理人员必须根据级别进行权限认定，需要进行操作时再利用系统登录注册。与此同时，电力企业档案管理者要对电子信息的利用过程进行监控跟踪，由此生成的记录也可以作为后期的查证核验依据。
3.2重视档案管理流程创新
在电子信息时代，档案管理人员在进行档案管理过程中需要结合信息化管理理念，不断优化管理流程，具体流程优化措施为以下几点：第一，将档案管理工作进行细分，明确档案的收集、管理、利用等核心工作。第二，档案管理人员在工作过程中，对档案的接收时间、格式等明确规定，有效提高档案管理的实效性和可靠性。第三，档案管理时需要优化数字化档案的保存形式、利用方式等，便于档案的归档、管理和查阅等工作。同时在档案资源开发过程中，还要明确电力档案开发范围和利用方式。第四，在电力档案管理中需要制定科学的数字化档案管理标准，对于相关的操作流程进行完善，主要工作内容包括各部门业务系统与档案管理系统之间的对接端口设置，对档案接收标准进行制定，从而有效提升电力档案的收集、归档以及整理效率。
3.3电子文档存档、保管工作加强
电子文件归档方式的选择直接影响着档案的稳定性和安全性目前普遍采用多份备份光盘进行数据存储，使归档过程中数据丢失情况得到有效控制，但备份盘的大量制作也增加了相关管理人员的工作量以及存储空间。随着信息技术的不断发展，电子档案存档技术可利用只读光盘，并采用网络移交、归档的方式进行。另外网络移交包括：对电子文件归档专线网线传递予以实现；确定电子文件信息汇集的中心管理部门，如利用信息管理中心，对电力企业的信息管理工作进行统筹和规划，对各部门形成的电子文件进行及时收集、汇总、处理、分发以及共享。另外由档案部门对过期数据进行鉴定。
3.4电子档案信息化工作队伍的建设
档案管理工作的主体是人。因此电力企业方面要重点关注档案管理人才队伍的建设，提升档案管理队伍的技术性和专业性，积极学习各项专业技术，提升档案管理工作人员的安全意识，熟练运用身份认证技术、防火墙技术以及数据备份等技术保障档案的安全。此外，在档案管理人员入职之前，电力企业要对其进行系统化的入职培训，帮助档案管理人员建立责任意识和专业技能知识体系，同时要定期组织在职员工进行阶段性的培训，实时更新工作人员的专业技能，最终打造一支专业化的信息档案管理团队。
结语
电子信息化档案对电力企业管理非常重要，其价值也不是仅仅由其经济价值来评价的。作为一种信息资源，是电力企业发展的无形资产，规范化、科学化的档案管理，不仅体现档案的管理水平，而且促进电力企业的管理水平。电子信息化档案管理已渗透到电力企业管理的方方面面，随着信息化和大数据的快速发展，电子信息化档案对电力企业的支撑作用将更加有力。
参考文献
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