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办公室档案管理工作效率的提升途径分析

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第21期作者：王鑫怡

[导读] 摘要：办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。

        云南铜业股份有限公司狮子山矿云南玉溪 651106
        摘要：办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。对于办公室档案管理工作而言，应当坚持基础性的科学原则，并结合具体工作中的实践性特征不断完善并创新，从而保障办公室档案的综合管理质量，从而真正发挥档案的管理综合价值。办公室档案管理从目前来看，仍然存在许多缺陷与不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。对此，探讨办公室档案管理工作效率的提升途径有重要意义。
        关键词：办公室；档案管理；工作效率
        1单位办公室档案管理职能定位混乱
        1.1对于档案管理工作性质的错误认识
        由于单位办公室档案管理发展并不算久，很多人对它的工作性质认识并不准确，这就导致了在日常工作中对档案管理的掌握不充分。对于单位办公室档案管理工作而言，它的工作性质定位为储存和档案管理，在民众需要的时候还可以及时调取查看。但从目前的单位档案管理工作来看，大多把重点放在了收集资料上，不能把相关文档分门别类地储存与管理好。
        1.2对于档案管理工作任务认识不清
        从目前的单位办公室档案管理工作任务来看，维护档案的完整与安全是其重中之重。档案的安全不仅关系着整个单位的商业机密，更涉及员工的政治信息机密。维护档案的完整是整个档案管理工作中的共同任务与目标。但就目前的单位办公室档案管理工作来看，很多都把工作任务定位为收集资料，储存信息等，忽略了档案的完整性与安全性。办公室档案管理的具体任务应为：（1）防止档案的损坏。（2）延长档案的寿命。（3）维护档案的安全。只有做好以上几点，才能真正地认识档案管理工作的任务，落实好档案管理工作的各项任务。
        1.3对于档案管理工作方向性模糊
        缺乏统一的管理，一些单位主管部门既管理固定工身份和部分合同制工人档案，同时也管理合同制工人档案。这样的管理方式和管理体制与市场经济发展不相适应。企事业单位应当紧跟时代发展的步伐，朝着市场经济发展的方向努力，向着市场经济发展的方向发展自身的档案管理工作，使得目标明确而具有方向性。
        2单位办公室档案管理工作中存在的问题
        2.1办公室档案存储制度不完善
        办公室档案管理工作是有需要的时候可以快速地查询、调取。然而在实际的工作确保中，办公室档案储存制度并不完善。其主要原因是各部门之间缺乏良好的沟通与配合。例如人事部的档案管理工作，需要财务部、统计部等相关部门的相互配合才能更好地完成。这些部门属于同级部门，彼此互不帮助，自己管理自己部门的档案，不愿意将自身部门的档案外借，不把自身部门档案交由办公室进行管理。虽然自己管理自己部门的档案，更方便查找，但是这样容易造成办公室档案管理内部档案收录不完整、不全面等问题。
        2.2办公室档案管理人员设置不合理
        企事业单位办公室档案管理的人员设置大概可以分为两大类：一类是负责档案收录和管理的人员，另一类是负责进行档案查阅的人员。办公室档案管理人员的设置之间关系到档案管理工作的正常进行。负责这部分工作的人员要更具专业性、严谨性。但有研究发现，很多企事业单位的档案管理对于档案查阅工作并不重视。在设置人员时也只是安排一些返聘人员或者是年老的员工。这些员工虽然在接待来访群众时态度和蔼，但由于年龄与专业知识的限制，在工作时难免怠慢，操作时由于对电脑的不属于以及对档案管理工作的不熟悉、对信息化技术了解少等，不能熟练地操作电脑技术。再者并不是每一天都有人去查阅，所以负责这部分工作的人员变得可有可无。这也是档案查阅工作人员不受重视的主要原因之一。
        2.3办公室档案管理施展空间有限
        随着办公室档案管理的不断发展，目前单位办公室档案管理已初具规模。办公室档案管理势必要跟上时代发展的步伐。一次全新的档案管理改革势在必行。将现有的办公室档案管理模式进行全新的规划与革新，发挥档案管理的更大作用，更加方便人们查阅和调取档案。但在实际的践行过程中却会遇到很多困难，比如人手不足的问题。大部分的单位档案都是长年累月地积累，数量巨大，整理起来繁杂，任务艰巨，如果想要改变现状势必要花费巨大的经费。经费开销大幅度增长，企事业单位很难承担这部分的额外开销，所以要想做好办公室档案管理的改革工作是非常困难的。即使企事业单位有心要改善现如今的档案管理状况，也可能因改革困难、耗时太长等问题而放弃。

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        3对办公室档案管理工作进行优化的必要性
        首先，办公室档案是对单位发展轨迹的重要记录，是单位确定今后发展方向、提升发展水平的关键依据，影响着管理者和单位内部员工对档案管理工作了解的深度。
        其次，行之有效的档案管理工作对于文件起到关键保护作用，除对于实体资料的分类与储存外，电子资料的加密与设限也有效保障了文件资料的安全。
        最后，良好的档案管理工作为其他各项工作的展开提供了便利。因为办公室的各类记录文件客观反映单位的具体情况及相关政策的发展实施，对于当下各部门的重要工作及思路具有不可替代的指导作用。尤其在档案信息化后，可通过检索更方便快捷地获取资料，不再被繁琐地翻阅所困扰。
        4办公室档案管理工作效率的提升路径
        4.1完善档案信息化管理系统
        伴随着信息化技术以及时代环境的不断改变，档案管理工作不断发展创新，此时档案管理工作会逐渐向着信息化的方向发展。借助先进的信息化系统实现档案的整体管理工作，可以将不同的档案数据合理分组、合理储存，从而提高办公室档案管理的整体工作效率。在这一基础上，如何稳定并持续提高档案管理效率，就必然需要及时建立、应用并不断完善信息化管理系统，从而提高整个管理效率。在具体系统建设期间，需要从下面几点着手：1.提升信息化管理意识。办公室档案管理工作的建设需要构建一个全新的管理意识，及时突破传统管理意识当中的各种缺陷，充分意识到档案管理的重要性。强化档案管理的整体水平，加大管理资金的投入，为档案信息化管理提供保障。档案信息化系统建设期间，需要许多的设备、资金以及人力资源，此时需要做好资金方面的供应，不同的档案系统需要做好针对性的系统建设，对于事业单位而言，需要做好档案管理、档案采集、网上查阅三个系统的建设，并针对不同的管理需求、职责，做好材料的收集、鉴别以及整理、储存，同时根据实际需求做好业务模块的建设，如系统维护与业务管理。2.提升管理效率。在提供资金与基础技术支持的同时，需要按照档案管理的需求做好管理工作的合理落实。一方面，需要单位领导提高对于档案管理的重视度，根据实际需求做好人事方面的调动以及资金方面的调整，从而提高管理的整体效率；另一方面，需要采取更加科学合理的方式落实管理工作，例如针对信息化系统做好管理体系的调整，从而提高管理的综合效率。
        4.2完善管理制度体系
        进一步强化档案管理工作的制度体系是提高管理工作效率的重要途径。从当前的事业单位档案管理工作现状来看，无论是文件的内容、形式方面，都存在一定程度的不齐全现象，存在相关的缺陷与不足，尤其是对于管理时间不长的单位，档案管理工作意识并不强烈，此时管理手段的应用比较落后，认为管理工作只是单纯的资料统计，只需要做好资料的储存，不需要考虑其他问题，在这一环境之下，必然会引发许多问题。对此，按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。这一种反馈机制的发挥可以显著提高档案管理工作人员的工作积极性，并提高对于管理人员的个体尊重意识，让档案管理工作达到循环提升质量的作用。
        4.3不断创新管理理念
        事业单位的领导人员需要不断提高对于档案管理工作的重视度，持续性强化单位对于档案综合性管理工作的重视度，尤其是在工作谋划和部署实施等方面，需要不断改进与完善。按照档案管理工作的实践性情况，采取积极主动的业务考核管理工作。除此之外，还需要针对奖励与惩罚需求做好相应的完善管理，针对管理工作者的工作需求提高重视，采取各种激励机制提高其工作的主动性，并根据实际需求不断完善与优化工作环境、条件的便利性。在这一基础上，需要严格落实监督管理工作。管理人员本身也需要提高对于档案管理工作的重视度，尤其是在信息化发展背景之下，需要根据实际的发展特征、改变现状等因素调整与优化自身业务水平，从而提高整体工作效率，推动单位长远发展。
        结语
        办公室档案管理工作和单位其他工作有一定的联系，办公室有效开展档案管理工作是单位有序开展各项工作、实现正常运作的重要保障，对应人员应充分发挥档案管理设施的作用，在更新档案管理工作方式的同时，提高人员素质，注重对档案资源的开发和利用，从而体现档案资源的价值，促使单位各部门密切配合，切实提高档案管理工作效率，更好地服务于单位的运作和发展。
        参考文献：
        [1]吴燕.新时期办公室档案管理工作创新分析[J].商业文化，2018（12）：75-76.
        [2]王智华.如何提升办公室档案管理工作效率[J].科技经济导刊，2019（03）：225.
        [3]黄雁.浅析办公室档案管理工作效率提升途径[J].现代国企研究，2018（06）：134.