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谈推动电子档案归档工作的发展

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘孟江

[导读] 摘要：电子档案在办公室和档案管理以及整个社会中占有一席之地。

        潍坊市妇幼保健院
        摘要：电子档案在办公室和档案管理以及整个社会中占有一席之地。由于信息技术的飞速发展和广泛应用，将来成为社会公文的主要形式的可能性和趋势正在增加。信息技术的发展对人们的影响也很大，有效利用信息技术可以大大提高人们的工作效率。因此，如何利用信息技术促进电子档案的科学管理是档案领域亟待解决的重要问题。
        关键字：电子档案管理；稳定性；技术手段.
        前言：随着信息社会的飞速发展，已经创建了大量电子档案。电子档案是可以由计算机系统识别和处理的一系列数字代码，以特定格式存储在诸如磁带，磁盘或光盘之类的介质上，并通过网络传输。与纸质档案相比，归档电子档案是一个更加困难，详细和困难的任务。主要原因是大多数电子档案的作者必须依靠传统概念以及电子档案对计算机系统的依赖。那些不熟悉计算机编目和归档操作技能的人不熟悉纸质档案的归档，并且容易出现困难，因此，电子档案管理促进的重点应该是高度而强大的。
        1、电子档案提交管理中存在的问题
        1.1提交和存储介质也不安全。
        电子档案归档是一种数字档案，可以通过计算机处理有价值的档案，然后根据其存储范围收集，分类，分类并将其转换为电子格式。随着信息技术的普及和各行各业的普及，必须传输许多电子档案，并且具有保存价值的电子档案必须以电子档案的形式存在，以便科学有效地存储和使用。由于没有现有的电子归档流程标准，为了实现电子归档网络归档的自动化，必须首先进行过程设计。但是，它们中的许多当前对提交电子档案的过程不清楚，并且存储介质也存在安全问题。由于电力电子档案的权威性，及时性和完整性，档案的重要性对档案范围有一定的限制，从而限制了电力档案的使用。
        1.2信息的不稳定性和波动性
        计算机系统信息的相对独立性和计算机环境的性质使添加，删除，更改和重新编辑系统成为可能。难以确保电子档案的原始性，真实性和完整性。随着全球化，信息时代的到来，信息技术正在实现全球性，开放，共享和动态的发展，任何人都可以自由地干扰信息，但是可以轻松地检查纸质档案的原始内容。档案是可变性和信息介质的可分离性。档案的一个基本属性是原始记录，计算机系统中的静态档案已转换为动态档案，并且动态档案中的数据会不断更新或补充以反映最新情况。如果不备份数据，则一旦修改数据，原始档案将不再存在，也不会留下任何痕迹。修改后，它可以形成没有更改迹象的新档案，并且很难确定已删除，复制或编辑的内容。
        1.3档案信息化非那根想不明确
        随着信息化工作的增加，许多档案专家对电子邮件信息归档的了解减少了。通常，组织电子档案的部门和档案管理部门是分开的部门，会发生一系列问题，例如，如果大多数存档材料都在纸质档案中，则那些没有电子档案的部门不注意。长期以来，两种电子档案管理模式仍在使用纸质档案管理模式。电子档案的价值尚未得到认可，但是电子档案管理的概念尚不清楚。从电子档案创建到归档，没有任何担保。电子档案管理系统存在严重缺陷。同时，许多管理员热衷于熟悉的手动任务，逐渐发展为传统的档案管理，缺乏对档案信息的紧迫感，处于被动状态。此外，在许多电子档案中，仅将电子档案打印到纸质档案的管理尚未充分注意电子档案管理。
        2、电子档案管理方法
        根据实际测试，磁盘使用情况和离线数据收集的介质传输方法很容易造成数据丢失。

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在光盘质量较差的情况下，它将影响档案的可读性。为了防止数据丢失，您需要创建多个备份磁盘档案，这不仅增加了工作量，还增加了存储磁盘的数量。一种简单而安全的方法是使用网络传输档案，并使用光盘进行存储。随着计算机信息管理网络各个单元的建设和发展，越来越重要的档案被在线传输。这些档案由各个业务管理部门选择以反映功能活动的概述，并且在联机访问之前，档案格式会根据信息管理部门的集成要求进行转换，以确保一定程度的数据可靠性和多功能性。在需要保存的电子档案中，必须由电子档案形成部门对尚未传送到计算机信息管理网络的电子档案进行分类，然后再利用网络技术将其传送到记录簿。打开电子档案归档快速网络电缆，并建立连接到信息管理网络的专用归档子系统。
        3、建立电子档案管理系统
        3.1建立相对稳定的业务关系
        与纸质档案相比，与电子档案提交相关的问题更加严重，仅凭登记册就难以完成项目。电子档案应形成计算机管理和信息管理的综合管理方法。电子档案形成部熟悉各种管理任务，并且了解电子档案形成的自然规律和历史联系。负责档案工作的首席执行官在评估作品的价值方面拥有最大的发言权。档案部门必须掌握档案工作的原则。电子档案的设计和维护也是信息管理网络连接和管理的专业技术部门，在电子档案归档系统的标准化中发挥着重要作用。三个部门的职能相互渗透，以最大限度地发挥优势，避免出现弱点，并利用各自的优势来合并电子档案，以形成质量更高的电子档案。
        3.2新的知识和技术手段。
        由于纸质档案的分类，它们中的大多数正在采用电子档案处理的新知识以及一种涉及技术手段的操作方法。一些归档团队不适合他们的业务发展需求，因此他们必须在组织行业中学习和技能。通过培训，可以尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能，并执行电子归档任务。电子档案种类繁多，包括数据输入人员，信息管理人员和计算机技术人员以及公司管理部门的人员。由于许多此类电子档案的收集和提交都必须依靠该系统，因此该系统成为记录保存者的自觉行动。电子档案的提交应纳入信息管理工作单位的档案系统，并应建立分类，确认，汇总和核实电子档案提交的程序。
        3.3提高息技术的挑战
        随着电子档案的数字组成和设计的加深，传统的纸质档案越来越电子化，这对传统档案也是一个挑战，需要加强电子战档案的管理。随着信息社会的飞速发展以及办公自动化和计算机应用的普及，越来越多的社会活动和部门正在记录技术生产活动，并且由于通讯速度快，资源共享和存储容量大而产生了电子档案。便捷的访问方式等已被电子档案所取代，其明显的生命力已成为人类社会记录下来的文字和信息传输与存储的重要工具，人们的交流方式也将从纸质媒体转移到电子媒体，档案工作。员工必须在“三个代表”的指导下，尽快根据电子时代实际创建和管理电子档案。同时，积极促进动态电子档案的归档。在计划电子档案归档时，应进行集中化和基础化，部门中的办公自动化和信息管理应得到充分实施，遵守法律法规，查找信息来源，并促进电子档案的发展。建立用于办公自动化和信息管理业务流程的档案系统。
        结束语：电子提交和纸质提交之间存在很大差异。在实际工作中，由于管理人员的思想观念没有改变，人们误解了电子档案不是档案，许多电子档案没有被归档，不利于档案部门的发展。因此，应采取有效措施，通过存档电子档案和存储有效信息来促进电子档案的存档。
        参考文献：
        [1]张宁.电子档案真实性的再认识[J].档案学研究，2018，（4）.12-16.
        [2]张宁.我国电子档案管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2017，（6）.15-19.