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涉密档案管理应注意的几个问题

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第21期作者：马春华

[导读] 摘要：档案是具有调查，证据，文化和调查价值的原始历史记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。

        安丘市农业农村局
        摘要：档案是具有调查，证据，文化和调查价值的原始历史记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。某些档案包含状态机密和商业机密（在本文中统称为机密档案）。我们必须高度重视机密档案这一部分的管理，记录管理是传统意义上和当前意义上最机密的职业。档案管理中涉及的秘密主要体现在建立，归档，档案流通和日常管理过程中，这对于机密档案的管理具有重要意义。
        前言：随着涉密档案管理变得越来越重要和复杂，需要创新的涉密档案管理。创新管理需要更多的研究，实践和经验。机密档案是出于商业或军事目的的档案，只有特定的人可以在指定的时间段内知道案件。由于档案是历史真实面貌的原始复制品，因此泄漏机密档案和档案会损害商业或军事活动，因此加强机密档案管理是军事公司不可避免的选择。
        1、涉密档案管理中可能存在的薄弱环节
        当前的机密档案管理实践可以在某种程度上阻止机密的泄露。但是，根据许多因素，公司在档案管理和安全员方面拥有多年的经验，在涉密的公共档案管理中可能存在以下问题：第一，合作单位的签名在项目合同中技术改造和相关文本，项目背景，技术来源和功能等都是机密内容，例如使用路线，可能涉及战术技术指标和最终用户，并且在某些情况下不会进行加密处理到位。第二，合作单位在中国执行公司的项目合同时，可能会出现某些合作项目需要开发的机密信息超出技术要求的情况。第三，对于机密项目，可能会出现合作伙伴的机密要求不严格的情况。第四，所有重大与秘密有关的项目都不会被列出或签署保密协议。
        2、与机密有关的档案管理要求
        从示范项目，可行性研究，初步设计，施工设计，施工实施到竣工验收，组织并实施技术改造项目的全过程。与秘密相关的档案非常全面且丰富，这对管理与秘密相关的档案提出了更高的要求。
        2.1管理者的保密意识
        特别是对于档案管理器，具有较高机密性的管理器必须具有高度的机密性，不仅必须具有严谨的工作作风，而且还必须具有清晰的程序的起止点。因此，无论何时何地，档案工作者都必须保持沉默，并为神圣职责和义务保守国家和公司的秘密。
        2.2与记录管理人员的素质和效率有关
        问责制是维护档案的完整性和安全性，这是档案保存的基本任务和档案管理的目的。特定的任务不会混乱，管理不会混乱，档案也不会丢失。
        2.3日常档案管理
        机密档案的日常管理，恢复和销毁将严格按照规定的程序进行，经指定负责人批准后，将认真执行注册和签名程序。未经授权，任何人都无法阅读。使用后应清除机密档案，找出问题的原因，并进行妥善保管。
        2.4监督档案使用过程
        档案利用率监视是档案利用率过程中的重要措施。可以有效地检测并停止档案使用过程中的错误纠正行为。它不利于档案的管理和使用，并且可以保证档案的完整性和安全性。

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        3、档案使用过程中的保密性
        档案使用情况监视是确保档案使用过程中机密性的重要措施。可以有效地发现和阻止在档案使用过程中不会导致档案机密性的各种不良行为，从而不仅可以使用档案，而且可以确保档案的完整性和安全性。具体来说，可以从以下几个方面实施档案使用情况监视：
        3.1系统构建
        有阅读系统，借阅系统，复印系统等。根据实际情况，为不同级别的用户确定不同的使用范围，审批过程以规则为依据的档案的提供和使用，确保档案的完好。关于档案使用的规章制度应当严格，简明，易于执行，并在实践中进行全面总结和完善。
        3.2创建团队
        负责使用服务的档案管理人员是利用系统的直接实施者，必须是高质量的，并直接负责档案的安全性。一是政治素质，必须有高度的政治责任感和全心全意为人民服务，热爱档案事业的精神。第二，专业素质，必须具有专业知识，并熟悉档案存储的内容；第三，必须具有文化的高水平知识，能够总结和分析工作中的经验和问题，并掌握工作的应用规则。此外，具有出色的工作和观察技能，擅长于用户工作，并且能够独立处理当前使用中的一般问题。
        3.3监督措施
        在申请过程中，根据不同对象的不同目的，掌握其心理和思维方式，思考动机，并加强重点跟进。如果条件允许，也可以将摄像机安装在档案室中。一些来图书馆检查证书档案的顾客必须防止其档案被破坏或篡改；对于通常习惯于阅读台词或使用唾液来读书的人来说，需要及时提及。为了做好监控使用情况，我们必须从两个方面努力：一是雄辩而勤奋，经常与用户谈论档案系统的广告和使用，并掌握使用目的和动机。第二是手工工作和大脑工作，它们经常分析用户的感受和使用效果，经常检查使用的档案，并经常监视注册表系统的执行情况。在用户离开之前，请仔细检查使用的档案和档案，及时调查并修复所有问题，并在使用日志中记录下来。严重违反记录损坏法的行为将及时报告有关领导，损失将及时追回。
        3.4正确处理机密性与档案之间的关系
        保守国家机密是所有公民的责任，也是档案管理者的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员非常重视档案保密工作，但是由于传统保密概念的影响，档案工作通常侧重于保护和不当使用。结果是：大量档案无法充分使用，甚至一些有价值的档案也被长时间搁置，成为一文不值的废纸档案；领导者不能及时，全面地了解情况，不能有效利用档案；档案管理器管理该值也很难反映档案使用的影响。档案部门应该改变传统观念，严格保密工作，必须在决策中为领导人服务。机密档案应保密，但出于保密原因，其中之一是使用它们，它受时间，地点和范围的限制。只有不使用它，失去档案的安全性和价值。当然，使用应在保密的基础上进行，无限使用将损害当事方和国家的安全与利益。因此，机密性和可用性对档案工作非常重要，不应有任何偏见。
        结束语：随着国际局势特别是周边局势的恢复，所有国家，特别是那些准备进行军事斗争的国家，都必须对像中国这样的大国进行认真的安排。军方必须抓住主导的技术高度，开发高性能武器，并保护薄弱环节，并让敌人随意开火。这就要求多个层次，尤其是在军工企业中，要有一个强大的机密系统，并将其扩展到武器开发的各个方面。机密档案管理是其中的一些小链接，但其重要性在于不可忽略。
        参考文献：
        [1]李扬新，贺军，邱柏霞.试论构建档案开放程序规制的必要性及基本思路[J].北京档案，2017，（5）.15-18.
        [2]曾燕.涉密档案筛查工作具体做法与思考--以云南省档案馆为例[J].云南档案，2017，（12）.17-19.