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无纸化办公对档案管理的新挑战分析

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第21期作者：刘华梅

[导读] 摘要：随着计算机技术的不断进步和网络技术的不断进步，科学技术生活正在不断改变着人们的传统生活方式。

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        摘要：随着计算机技术的不断进步和网络技术的不断进步，科学技术生活正在不断改变着人们的传统生活方式。今天，人们提倡保护环境和减少污染，无纸化办公环境已经开始出现。经过多年的发展，无纸化办公环境已成为行政部门的首选。档案管理还意识到，电子子档案已取代了原始的纸笔记录方法，从而使档案管理更加方便和高效。
        关键词：无纸质办公；法律效应；新挑战.
        前言：随着信息技术的发展，各种信息都以电子方式进行记录。我们已经进入了无纸化办公时代。如今，档案管理也开始使用电子表格，这给档案管理带来了很多便利。随着电子档案管理的深入应用，由于档案本质上只是原始档案，会产生法律效力，否则会失去价值吗？无纸化档案在创建和使用过程中易于更改和损坏，并且会出现一些问题。因此，如何保护其独创性已成为无纸化档案管理的重点。
        1、无纸化办公环境中档案管理的好处
        过去，档案管理不仅需要为档案提供大的存储空间，而且还需要雇用相关人员来组织和保护档案，这在人力和物力资源方面非常消耗，无纸化办公室和档案管理是无缝连接的。在管理电子档案中，可以降低档案管理成本，并且可以提高档案管理效率。可以通过少量的劳动和相应的电子设备来完成大量的信息管理，从而节省了大量的工作成本，并且通过特殊的电子归档系统，您可以快速组织档案，节省时间并提高工作效率
        2、档案管理方面的问题
        2.1对电子档案及其档案的重要性缺乏了解
        存档是一项非常重要的任务。一些单位对自己的档案管理工作知识不足，并且没有积极地组织和归档电子档案。即使是某些管理部门也只能创建和保存档案，而没有建立专业人员来进行精细的档案管理，这使得处于混乱状态的电子档案也成为伪造。
        2.2法律效力模糊
        原始纸质档案的法律效力自然是法律证据的性质。但是无纸质档案，由于其灵活，易于修改的特点，很难有相应的法律规定来支持其法律效力，而电子档案并没有产生强大的法律效力。
        2.3有提高管理人员的素质
        由专业管理人员负责电子档案的归档，分类和使用。但是，为了减少人力资本，一些行政部门经常更换其他人员。没有专业技能和知识支持，电子档案管理非常危险，很容易造成电子档案的损坏，损坏和丢失，造成无法弥补的损失。
        3、档案管理的新挑战
        3.1档案参与档案工作的新挑战
        办公自动化一直以来都是无纸化办公，这与以前相同位置的纸质档案不同。同样，归档过程是相同的，但是归档介质已成为电子档案，与纸张不同。档案管理员如何参与存档？也应由档案管理部门决定。档案管理部门中的档案类型很多，而由系统办公生成的档案只是归档来源的一小部分。如果借助电子信息技术已经实现了档案部门，则档案计算机化可以用作查询和检索档案的辅助手段。将档案信息管理系统与办公自动化系统连接，并通过界面程序将电子档案导入临时库。存档到信息管理系统，管理员登录到存档管理系统以存档电子档案。如果档案管理部门尚未完成档案的计算机化，并且通用办公自动化系统包含档案管理功能，则可以参与电子档案的归档和生产。

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同时，提交内容还必须包括纸质档案的提交内容。所谓的“无纸化”则相反，电子档案的提交和纸质档案的提交必须共存，相辅相成，不可分割。
        3.2法律效力面临的新挑战
        电子档案可以由计算机系统识别和处理，以给定格式的数字代码存储在磁带，光盘或CD上，并通过网络顺序传输。档案管理部门对电子档案进行整理和存档后，搜索档案更加方便，但是电子档案的合法性受到质疑。如何确保归档后电子档案的法律效力和依据仍然有效，已成为档案管理部门信息管理的新课题。电子档案一旦存档，就可以使用数字水印，数字签名和数据加密等技术来保护原始档案。通过数字水印技术，电子档案的版权在使用过程中受到保护。数字签名技术用于识别电子档案是否已被篡改。根据数字加密技术，电子档案被加密和压缩以防止非法打印。通过这些软件技术，可以保护电子档案的合法权益。在电子文本中，应使用电子档案编号密封档案，以确保提交的基础。在对电子档案进行分类和存档之后，使用软件技术读取电子档案中的机器可读数据，并自动生成电子档案编号戳记，这与纸质档案的存档一致。电子档案上的电子档案编号戳记可以更好地反映档案的法律依据。
        3.3电子档案使用中的新挑战
        电子档案的咨询和使用将成为现代档案管理的重要组成部分。只有充分利用档案，才能体现其应有的价值。电子文本应改善流程和系统管理，并可以分配和控制访问权限，并自动记录使用开放电子档案的效果。档案用户可以请求访问，可以处理提交的申请以实现多级批准。如果可以由记录管理人员批准，则可以直接对其进行审核并报告给主管以供批准。需要分层检查和注册的电子档案可以在允许的范围内使用，并在到期日期后被取消授权后自动撤回权限。在线访问电子档案应具有良好的控制功能，并且应处于部门标准访问权限的档案访问环境中，并且不能被其他软件打开和读取，以防止工作人员自由访问随意下载并保存。电子档案打印功能必须得到许可和控制，并且电子档案的版权必须受版权技术的保护。档案的使用需要现代化的管理方法，以便为档案管理部门提供科学便捷的管理方法，并充分利用档案资源。
        3.4电子档案存储的新挑战
        由于电子档案存储的特殊性，它决定了其保管的特殊性。电子档案存储不仅存储在计算机服务器的硬盘上，而且为确保电子档案的安全性，可以避免计算机网络，病毒和人为错误操作。最重要的工作是数据备份和还原以恢复工作，数据备份包括数据库备份和电子档案备份。它应该能够根据在软件系统帮助下设置的时间段执行自动备份和增量备份，并且应该记录和保存备份数据。为了确保绝对安全的档案电子数据和档案，条件也可能有所不同。电子档案必须取决于计算机和数据库的支持，并且需要完整的数据备份，维护和恢复机制。只有在数据安全可靠的情况下，才能正常使用电子档案。面对“无纸化办公”网络给档案管理部门带来的新挑战，档案管理部门的领导者必须高度重视思想，积极支持您的行动并大力投入。档案管理人员必须认真负责，在档案管理和“无纸化办公”业务办公自动化方面胜任，并且必须努力工作。
        结束语：我们现在处于电子信息技术快速发展的时代，信息技术的发展和应用为政府带来了一种新型的网络办公室和政府手段。同时，这也提出了如何将电子档案与传统纸质档案相结合的问题，并且出现了新的研究课题。本文与实际工作紧密结合，网络环境中的“否”给档案管理工作带来了新的挑战，并对相关问题进行了认真研究。
        参考文献：
        〔1〕江雪青.浅析当前无纸化办公环境下的电子档案管理[J].信息系统工程，2017（11）：111-115.
        〔2〕苏冠贤，宋欢.无纸化办公环境下档案资源整合模式的研究[J].兰台世界，2016（20）：116-117.