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集团管控型企业数字档案馆建设探讨

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第21期作者：柳德静

[导读] 摘要：在集团管控型企业发展过程中，数字档案馆建设意义重大。

        重庆巨能建设（集团）有限公司重庆渝北 401120
        摘要：在集团管控型企业发展过程中，数字档案馆建设意义重大。本文围绕集团管控型企业数字档案馆建设展开分析，具体分析了问题和促进措施两部分的内容，以促进集团管控型企业数字档案管理水平的提高，为提高集团管控型企业数字档案利用价值奠定良好的基础。
        关键词：集团管控型企业；数字档案馆；建设
        在数字档案馆建设热潮兴起的背景下，集团管控型企业大力建设数字档案馆，并在实践中取得了阶段性的成绩，为集团管控型企业业务适应信息化发展需求提供了保障。但是在集团管控型企业数字档案馆建设过程中，还是出现了资源共享未实现、数据交互困难等系列问题，不利于集团管控型企业档案利用价值的最大化。鉴于此，本文通过分析集团管控型企业数字档案馆建设中的主要问题，进一步探讨促进集团管控型企业数字档案馆建设的优化措施具有十分重要的作用和实践价值。
        1.集团管控型企业数字档案馆建设中的主要问题分析
        1.1数字档案馆建设不足
        对于集团管控型企业来说，在建成档案馆后，档案管理系统实现了与OA系统的集成，但是随着单位的发展壮大，业务系统数量的增多，档案系统与全部科研生产和业务管理系统的集成具有较大的难度，从而导致业务系统中原生电子数据无法归档，从而无法实现统一管理。当中部分原因是技术层面的问题，如档案管理系统未能实现三维模型和工程数据归档管理，从而无法通过系统间集成接口来收集三维模型数据的BOM信息、零组件的装配关系，意味着三维数模所在的装配树、零组件关系等无法归入档案管理系统中。同时，部分业务系统在设计环节，未能考虑电子数据归档和管理，导致业务系统中缺乏接口来传输电子文件，也让电子文件未能归档到档案管理系统中[1]。另外，在集团管控型企业数字档案馆建设过程中，档案管理标准、规范等未能完善，造成电子文件到电子档案的转化无法实现全覆盖，从而影响档案的完整性和可靠性。
        1.2数据交互困难
        集团管控型企业数字档案馆建设的目的在于促进数据交互，以促进数据作用的最大化。但是在数据交互过程中，由于数据处理标准、数据特征、数据处理方式等不尽相同，且在实践中实现统一具有一定的难度，从而导致数据交互需要耗费较大的人力资源，互联互通程度不高，直接制约了数据利用价值的最大化。除此之外，在集团管控型企业内部，不同单位的档案信息化建设程度不尽相同，甚至出现了不同单位的建设标准不一，导致电子数据线上交互无法实现[2]。
        1.3缺乏统一标准
        在集团管控型企业数字档案馆建设过程中，不同单位未能统一标准，各自使用不同的档案管理系统，即使运用同一软件供应商提供的软件，也是根据单位的实际需求来二次开发软件，造成不同单位之间的档案管理系统缺乏统一标准，从而导致集团所属单位之间的档案管理系统缺乏互联互通机制，影响了数据共享，不利于档案利用价值的最大化，与集团管控型企业数字档案馆建设初衷背道而驰[3]。
        2.促进集团管控型企业数字档案馆建设的优化策略分析
        2.1明确数字档案馆建设重点，加强数字档案馆建设
        数据是集团管控型企业的重要资产，档案数据资源是数字档案馆建设的核心。而业务系统中原生电子数据是档案数据资源的来源。因此，在集团管控型企业数字档案馆建设过程中，应扩大档案收集范围，做好电子档案归档管理。根据《科学数据管理办法》可知，科学数据具体包括自然科学、技术科学等领域，通过基础研究、应用研究、试验开发等方式产生的数据，以及通过观测监测、检验检测等方式获得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据[4]。另外，团管控型企业数字档案馆建设除了关注科学数据的形成与归档之外，还要重视团管控型企业业务数据的形成与管理，如调试数据、质量管理数据、售后服务数据等科研生产数据[5]。

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只有这样，才能保证团管控型企业数字档案的完整性，进而为提高团管控型企业数字档案利用价值提供保障。
        2.2搭建数字档案资源共享平台，实现数字档案共享
        首先，在团管控型企业内部整合数据资源，并重视信息技术、大数据技术在数字档案馆中应用价值的发挥，以构建满足数字化设计归档需求的数字档案馆系统。同时，为了大幅度提高单位之间数据信息的共享和互通，应积极探索基于内部局域网、集成多平台和工具的综合信息服务平台，如档案、图书等信息资源的集成检索，可以大幅度提高信息利用率。其次，搭建协同平台。通过搭建基于集团层面的异地协同平台，可以实现单位之间的数据基于PDM系统端到端的传输，无需进行导出和导入操作，可保证数据的完整性和准确性。同时，导入和导出操作环节的省略，大幅度提高了档案资料利用效率。最后，建设集团资源共享平台。在具体的工作中应做好两方面的工作，一是研究制定团管控型企业数字档案馆建设方案及标准，明确集团重要档案资源的利用方式和共享模式；二是立足于集团管控型企业数据中心建设，加快建设集团管控型企业数字档案馆。在集团管控型企业数字档案管理系统建设完成之后，应合理选择试点单位来完成总部档案管理互联互通，在此基础上，为单位和总部之间的数据共享建立接口标准，以促进集团管控型企业数字档案与所属单位档案管理系统的互联互通，搭建集团层面的数据资源共享平台，以促进数据利用价值的最大化。除此之外，集团管控型企业数字档案馆建设过程中，应根据集团业务需求，整合单位档案资源，同时做好相应的备份工作，确保档案资料的安全性，为档案资源利用价值的最大化提供保障。
        2.3统一标准，主动提供服务
        首先，集团管控型企业数字档案馆主动提供服务，加强数字档案中杂乱数据、隐性数据等等开发与利用工作。同时，充分利用信息技术做好数字档案资源整合、分析、挖掘等系列工作。另外，建立各类数据模型，对海量数据进行关联性分析，探寻到数据之间的关系，将数据转化为具有价值的信息，并主动提供服务，尽可能将数字档案服务贯穿集团管控型企业业务开展全过程中，对科研用户需求做到自动感知，根据科学研究不同阶段的需求来推送相关数字档案信息，以满足用户对数字档案的需求，实现数字档案管理服务专业化和精准化。只有这样，才能大幅度提高档案管理水平，实现档案利用价值的最大化。其次，力求服务方式和服务手段的人性化。开发档案管理系统知识管理功能，支持档案信息标签、档案信息主动推送等，以充分挖掘集团管控型企业数字档案馆中档案的价值。
        3.结语
        综上所述，在集团管控型企业发展过程中，应主动加强集团管控型企业数字档案馆建设来适应信息化时代的业务发展需求，为更好地提高业务水平提供保障，从而推动集团管控型企业进一步发展。但是在集团管控型企业数字档案馆建设过程中，因客观因素的制约而出现了系列问题，如数字档案馆建设不足、未实现数字档案共享等，制约了数字档案利用价值的最大化，且不利于集团管控型企业的进一步发展。因此，在集团管控型企业建设过程中，应予以明确数字档案馆建设重点，加强数字档案馆建设、搭建数字档案资源共享平台，实现数字档案共享等良策，提高集团管控型企业数字档案馆建设水平，从而有效提高档案管理水平，切实提高数字档案的利用价值，为推动集团企业发展提供保障。
        参考文献：
        [1]华方园."互联网+"时代企业数字档案馆建设信息服务创新研究[J].机电兵船档案，2020，（3）：90-92.
        [2]韩阳，贺瑜，刘佳.关于企业数字档案馆建设的若干思考[J].机电兵船档案，2020，（1）：86-88.
        [3]邱巧艳.大型矿业集团管控型企业数字档案馆建设的探索与实践[J].办公室业务，2019，（15）：70-71.
        [4]夏旻.推进数字档案馆建设助力企业创新发展[J].机电兵船档案，2019，（4）：46-48.
        [5]杨爱云，宋莹，朱明慧.企业数字档案馆建设初探——以中国交建数字档案馆一体化建设为例[J].办公室业务，2018，（20）：58-59.