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规范建筑工程资料管理以促进工程质量监管管理邱燕

发表时间：2020/11/13 来源：《基层建设》2020年第22期作者：邱燕杨启明

[导读] 摘要：对于整个工程建设来说，建筑工程资料管理有着非常重要的作用，主要是为了记录以及管理整体的工程建设，保证工程验收、工程维护以及工程改扩建质量，因此要采取一些有效措施规范建筑工程资料管理，促进工程质量监管管理。

        济南一建集团有限公司山东济南 250000
        摘要：对于整个工程建设来说，建筑工程资料管理有着非常重要的作用，主要是为了记录以及管理整体的工程建设，保证工程验收、工程维护以及工程改扩建质量，因此要采取一些有效措施规范建筑工程资料管理，促进工程质量监管管理。
        关键词：建筑工程；资料管理；工程质量监管
        一、前言
        建筑工程资料管理在建筑工程中非常重要，然而，在目前各地建筑行业内有关资料管理工程中普遍存在一些问题，例如资料不够详实，表格设计、内容涵盖规格尺寸等方面不够精确专业，这些问题倘如不能得到及时有效地解决会在很大程度上阻碍我国建筑质量监督的进行。因此必须要规范建筑工程资料管理，从而更好的促进工程质量的提升。
        二、建筑工程资料管理存在的问题
        1、管理制度不够完善
        现阶段，我国市场的良好发展促进了建筑市场发展出现了前所未有的突破，但是不可否认的是很多企业在施工的过程中仍然存在着有待解决的问题，最普遍的现象是工程资料管理制度不够完善。除此之外，虽然资料管理是整个工程的重要环节，但是仍有小部分企业将其忽视，导致日后的发展受到阻碍，同时即使关注到了，也是没有从宏观的角度出发进行相应资料的记录与管控，当工程急需相应资料时就会手忙脚乱，最终只能草草了事，这严重影响到了整个工程的质量，不能更好的推动工程进度。
        2、原始资料收集效率低下
        通常情况下，原始工程资料收集都是通过对现场勘测并进行记录得出的，因此在进行数据收集时，需要注重收集精确度和全面性，每次记录后不应当有拖延和松懈的行为，始终坚持当日事当日毕的心态，为日后各个环节的施工奠定资料基础。但是目前许多企业没有相应信息记录人员，通常所使用的数据都是在市场上进行购买，这种资料缺乏或者不具有科学性和针对性，会让最终的资料使用达不到理想的效果，严重阻碍后续工作的稳定开展。
        3、难以确保资料的真实性
        工程资料真实性与精准决定着最终质量监督管理的效果，但是许多企业为了节约资料收集的成本，不能有效地保证资料的真实性。另外，许多企业在之前没有注重资料整合收集，
        尽管工作人员素质较高，且具备一定的知识储备，但经验不足往往会在实施的过程中出现差错，最终造成资料缺乏真实性。其次由于企业和单位没有对员工进行培训，也没有重视相关工作人员，从而影响后期的施工进度。
        三、规范建筑工程资料管理以促进工程质量监管管理的措施
        1、建立健全资料管理体系
        为了科学管理建筑工程资料，首先要建立科学、符合企业要求的管理制度，必须要根据每个施工中不同性质的资料收的流程加以完善和管制。例如：对不同类型的资料进行分类管控，对资料整合的进度实时关注，按照已经规划好的流程逐一步骤进行。建立健全资料管理体系首要的是明确公司自身的法律章程，不能将其违背，对每一个步骤的都要落实，不能有所疏漏。除此之外，各部门要做好协调沟通工作，以此更好地保障搜集的资料符合使用标准，之后也要反复核对已经入库的资料每项信息是否正确，信息是否已经填写完整，倘若当时没有处理好，会拖慢今后工程的进度，给企业造成更大的损失。
        2、明确各管理部门责任
        通常情况下，建筑工程的资料整合与收集是在整个工程完成之后，建筑工程单位的相关管理部门工作人员主要根据工程进行过程中已经收集好的文件进行进一步的分类和整理，确保其内容的真实性以及准确性。而现代许多企业中往往会出现逃避职责、职责划分不清的现象，最终导致工作中出现很大的疏漏。针对这种情况，公司的管理部门必须要明确每位员工的职责，这样才能更好的确保工作有效的进行。

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资料员所要完成的工作一般是对整个工程中每个步骤的档案资料以及制作的图标等信心的整合和收集，对图标和资料中出现的错误进行审核并在第一时间加以改正。对建筑工程中所应用的资料及时归档，认真保存，需要使用是可以在第一时间拿出。同时也要随时对工程建设人员的工作进度及时把握，看他们完成的状况是否符合施工标准，并做好明确的标记。
        3、确保资料收集的及时性
        要想得知施工项目质量情况的真实效果，工程技术资料可以提供较大的可靠性意见。因此，就需要相关人员对各种工程资料实施实时性的收集和整理，并且对这方面的工作要有专门的人员进行专项负责，其主要工作职能处理收集整理资料之外，还应负责对资料进行逐条逐项的跟踪分析。而且，还应在这一基础上，应对资料做好分类式的质量测评并进行记录，只有这样才可以有效保证工程的进程与资料的收集整理保持统一性，并且在内容方面也具有一定的连贯性。同时，由于注意收集资料的及时性，才可以有效保证资料的不缺失性，这对工程的后续进程具有重要的基础性作用，可以为后续相关事宜提供充分有效的证据。具体说来，相关工程资料收集人员，应保证每一天都要深入施工现场，并且结合信息技术，保证每天都对资料进行实时收集，只有这样才能充分避免资料收集过程中形成的遗漏问题、错误问题。同时，公司的相关机构也应派专人从月度、季度、年度3个层面对资料进行统一性的收集，如果发现有漏缺项问题，应及时进行修正。
        4、要细化资料管理流程
        在建筑工程中为了使得施工现场各个管理人员之间的工作得以有效的衔接与配合，使得档案工作更好规范、有序的管理。作为项目各个管理人员需要根据施工企业的管理制度与流程做好各项工作的资料目录与内容，避免施工资料与工程进度不同步的情况，使得施工材料及时有序的收集。此外，项目部门的离职人员需要做好记录，保管好相关的工程资料，且在离职时候要经过目部档案管理部门签字同意之后才可以办理离职手续。
        5、培训建筑工程资料管理人员
        档案管理人员是实行档案记录的关键环节，其服务意识、服务质量、服务水平在很大程度上决定着最终工程档案整理的质量。因此企业要培训其服务资料管理人员的意识，让管理人员从根本上认清自己所需工作的重要性及意义。从总体状况来看，由于每个工作人员的阅历以及所学知识不同，导致工程管理人员技术水平参差不齐，使之整理的档案资料千差万别，因此在工程开工前，对相关技术人员及管理人员进行系统培训十分重要，让他们能够更精确的掌握企业所需的科学技术，对其资料进行更好的整合，争取在今后的工作中避免漏洞，减少企业资源的浪费。
        6、充分利用信息技术，推动资料管理现代化
        时代的进步使信息技术逐步被应用于各个领域及行业，当然企业工程资料管理也不例外。有效管理建筑工程资料，可以很大程度发挥监管作用，但是因发展进度始终处于停滞状态，主要原因是因为许多部门和部门之间缺少交流和沟通，不能及时了解外部动态，需要结合自身的标准进行调整，因此目前企业必须帮助员工加大对信息技术使用的了解程度，通过应用信息技术，建立整合网站，在企业需要信息的第一时间就可以找到所要的工程资料。除此之外，也要建立信息管理体系，提升信息收集整合的效率。
        四、结束语
        综上所述，随着建筑工程各种制度、相应法规的不断完善，工程资料日益凸显其价值。而工程资料是整个工程建设的重要方面，发挥着不可忽视的作用。所以在实际的工程资料管理中建筑企业需要深入了解自身在工程资料管理中的不足，并采取符合企业规定及标准的方式，从而减少工程资料的管理过程中的短板，为企业转型升级提供良好的基础，更好的促进整个建筑行业的发展。
        参考文献
        [1]姚妮姗.建筑工程档案资料管理的常见问题及解决对策[J].城建档案，2019（02）：38-39.
        [2]吕彩萍.建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策[J].住宅与房地产，2018（34）：104-105.
        [3]黄艳.建筑工程档案资料管理中的问题及处理措施探究[J].住宅与房地产，2019，531（9）：116.