李玉荣
重庆青年职业技术学院 400021
摘要：传统的高校档案是使用纸质来进行记录保存的，不仅降低工作效率，且寻找麻烦，不易于保存。在新时代背景下已经普及信息化管理，电子信息改善了传统模式的弊端，但是依然存在一系列问题，例如平台的单一性，不能对外开放，还有管理人员的专业水准低下等等，所以应尽快解决问题的根本，本文结合高校档案管理信息化建设重要性与问题，论述了高校档案管理信息化建设路径建议，希望为其提供一些建设性意见[1]。
关键词：高校档案；信息化建设；新时代；管理研究
引言：如今，是信息化背景的时代，网络以多元化为主题展开，它覆盖人们生活的各个角落，作为新时代的高校也在使用信息化技术对档案进行管理。运用电子档案可以提高工作效率，同样也只有这样，才能为业务繁重的高校提供后台保障，
例如学校要对学生的学籍信息及时录入、一些活动的记录、以及学生的成绩、学籍变动，又或者奖惩记录，鉴于以上可以看出高校的档案管理至关重要，接下来为大家介绍高校档案管理信息化建设重要性与问题。
一、高校档案管理信息化建设重要性与问题
（一）高校档案管理信息化建设的重要性
面对信息化社会，高校运用电子档案的工作状态势在必行，不仅是未来发展的趋势，还是代表进步的一大重要标志。在大数据背景下，人们获取信息更加便利，可以通过网络，精准、快速的找出，则相反传统模式的方式，已经不适应现在时代的发展，毕竟纸质的信息在保存上比较麻烦。如今，利用信息化技术对档案进行管理，在手段上有些许不足，也间接降低了存贮、查找的效率，所以面对网络的发展，还需进一步提升校园档案的实际工作。另一方面是高效的整体水准在提升，对于档案的管理要求自然更加严苛，只有两者达到了互补，在处理业务上才能提升质量，减少麻烦。就目前而言，在管理手段上应做到科学、合理、细致，这样才能进一步的开展工作[2]。
（二）基本内容
高校在信息化管理路径中，对档案的处理可以分为两类：第一类是，关于馆藏档案的整理，涉及到信息化以及数字化，具体来讲就是利用硬件设备将信息存储到平台中，可以是音像、图纸等等，而数据库技术就是连接信息的桥梁，从而实现高校档案的收率以及保存，实现了信息化、数据化；第二类是，电子档案一体化的管理工作，在进行一体化的管理时是使用管理软件实现的，在此之前还要仔细检查，如果出现遗漏问题，公布工作人员的努力则会付诸东流，平白增加工作的量度。
（三）高校档案管理信息化建设存在的问题
高校档案信息化管理是一项比较复杂的过程，对资料的归档工作要求极高。首先是将需要备档的数据收集，在核对准确后，便可以通过设备上传，最后录入到高校的相应数据库内。但是在处理中途出现差池，那么数据的真实性不能得到保证，而且还有一个缺点就是备份档案工作不到位，一旦缺失某一环节，对信息的不能有效记载，主要是因为校园服务器与管理人员的电脑连接，直接存储，不接触到校园整体系统这一层面，也就代表管理人员的电脑一旦出现病毒或者恶意袭击，资料便会遗失[3]。
现阶段，高校档案管理信息化建设还存在问题，首先是管理人员得专业素养较低，不具备专业管理能力。其实这也与高校管理层有着直接关系，第一是高校认为档案管理人员对待工作仔细，不出差池便可以，想依稀高难度的技术，不在校园的考虑范围之内，所以出现了以上提到的问题，从而导致现代技术得不到很好的应用，不能熟练地使用先进来解决工作技术，最后效率化缓慢。
其次是高效管理体系机制与运行机制之间不能互补，导致管理混乱，各部门的存在矛盾，而这种局面也让档案系统处在尴尬的境地。根据现在著名的“手表定律”，可以看出统一指挥是保障各项工作开展的重要指标，如果不能达成统一，那么无论在效率上还是在容错率上，都会得不偿失。虽然现阶段高校已经认识到“手表定律”的重要性，也进行了一系列的改革，但是在兼容方面依然水火不容，平台与平台的连接自然重要，但是同一性的规划不算成熟，无法实现体系性的档案管理工作。
二、高校档案管理信息化建设路径建议
（一）构建完善的规范化制度
如果要建立一套规范化的档案信息管理，那么就要从根本入手，例如：科学而合理的体系。首先体系本身具备学生的信息，保证其有效性以及可靠性，其次是安全性，在技术上加强防备，不能因为病毒等原因遗失信息，这也是主要因素的构成。鉴于上的论述，还应改善外在因素，例如档案储藏室的房间，毕竟电子产品会受到潮湿或者炎热的情况出现一定症状的破损。高校档案的信息化还有以下的问题：第一是速度较慢，设备老化；第二是软件与设备不兼容，缺少统一性，这两点问题也严重影响了系统的改善[4]。
（二）实行多平台对接
高校档案系统不能是单一的，要对外开放，例如与教育部门实现连接，将学生的学籍信息实现多平台的连接，可以有效帮助学生减少麻烦，像一些注册信息可以及时的找回，同样也减少了整理与核对的步骤，提升了精准性。或者是与招聘平台连接，让学生减少奔波，可以实现在线投简历，也避免了多次的信息录入，所以多平台的连接不仅是提高了工作的效率，也帮助学生减少了麻烦。
（三）建立完善的档案管理体系
高校档案的管理工作不仅仅是学生学籍信息的录入那么简单，像学生在进入大学期间，有各种成绩的记录、学籍的变动情况、入党入团的信息、奖惩的信息记录、毕业生信息、就业信息等等，这些大量的信息，便需要一个成熟的体系作为支撑，才能实现档案的管理。而作为学生也需要时刻关注一些信息，或者是查询成绩、查询相关信息等等，在以往学生都需要经过很多系统才能进入真正需要的链接，但是现在要建立一个完善的档案管理体系，无需学生进入多个系统，从而有效提升效率，实现信息化技术的最终端。
（四）培养具备综合素质的人才
上文中提到人才的专业素养能力不足，导致现在档案管理工作不能有效实行，所以在建设过程中，要实现人才的培养战略，提高专业素养能力，以实现时代发展的需求。现阶段，针对高校档案管理工作的人才培养，需要精通网络技术以及档案管理技术。
高校档案管理工作还应该构建管理体系，做到责任到人，从而减少了档案管理人员的懒怠心理；还有法律法规的方案，让高校全体人员认识到档案的重要性，通过这些手段的实施，便可以从根本上实现人才的培养，提升工作的效率。
结束语：综上所述，是对新时代背景下高等学校教学档案管理研究，根据现阶段存在的问题，也提出了解决方案，例如文中提到的：构建完善的规范化制度、实行多平台对接、建立完善的档案管理体系、培养具备综合素质的人才四项。另外也要注意管理的研究并非是一劳永逸，毕竟时代在进步，档案的管理工作永远要具有先进性，这样才能保证工作永不落后[5]。
参考文献：
[1]郑颖熙.新时代背景下高校干部人事档案管理研究[J].文存阅刊,2019(3):40.
[2]吴澌.新时代背景下高校干部人事档案管理研究[J].现代商贸工业,2018,v.39(17):99-100.
[3]崔立影;胡春玲;.大数据背景下高校教学档案管理研究[J].计算机产品与流通,2017(07):254.
[4]崔立影 ,胡春玲 .大数据背景下高校教学档案管理研究[J].计算机产品与流通,2017
[5]孙红.新时代背景下高校干部档案管理研究[J].《现代职业教育》,2018(8):193-193.