刘莉超
湖南司法警官职业学院 湖南长沙410131
摘要：高职院校经过漫长的发展与变革，其人事档案管理也随之面临新的机遇和挑战，解决人事档案管理的安全风险问题已成为顺应教育行业发展趋势的必然结果。基于全面风险管理理论，通过探究高职院校人事档案管理存在的风险问题，提出高职院校人事档案风险管理的有效策略，从多种角度分析人事档案风险管理的实用性价值，可以帮助高职院校从源头上有效规避各种安全风险，从而充分发挥人事档案管理在人员调动、组织调配等方面的作用。
关键词：全面风险管理理论；高职院校；人事档案管理
引言
随着新时代信息技术快速发展，高职院校人事档案也逐步实现全方位的过渡转型，并认识到人事档案风险管理的重要作用。但高职院校在人事档案安全管理过程中仍存在亟待解决的问题，仅片面性地站在人事档案管理部门的角度考虑风险问题，未真正基于整个学校、各级部门等考量人事档案风险管理的影响因素。因此，高职院校必须基于全面风险管理理论分析人事档案安全问题，从整体层面考虑风险防控措施，推动人事档案管理工作长远发展。
1 高职院校人事档案管理存在的风险问题
1.1人事档案风险管理体系尚不完善
尽管我国已针对档案管理的安全风险问题提出明确的标准与定位，并为人事档案风险管理工作提供了不同程度的便利和服务。但实际上，由于人事档案管理目标和范围过于庞大，并且人事档案在某种程度上具有一定的机密性，因此在涉及到隐私的信息管理问题时仍存在各种安全风险，尤其体现在人事档案信息传输与共享、远程浏览档案以及异地档案证明办理等层面上，还需针对具体问题进行更深层次的规划与设计。与此同时，目前阶段我国对人事档案风险管理的法律制度体系仍有待完善，并且相关规范条例也需要进行深化与革新，从而导致高职院校人事档案风险管理缺少可供参考的理论依据，同时人事档案风险管理的科学性也有待加强。
1.2人事档案管理人员欠缺安全风险意识
在某种程度上人事档案管理人员的安全风险意识在整个人事档案管理工作中占据重要地位，对人事档案风险控制也有着关键性影响。尽管新时代信息技术发展势头迅猛，而人事档案风险管理工作也逐渐趋于智能化和标准化，但其发展、运营仍需经过漫长的周期考验。基于此，高职院校在人事档案实际建设过程中，部分人事档案风险问题很可能是由人事档案管理人员安全风险意识不足导致的，在前期阶段即为人事档案风险管理工作埋下安全隐患。与此同时，若人事档案管理人员引发的安全风险问题过于严重，也会对高职院校人事档案信息安全带来十分不利的消极影响，更严重还可能对高职院校造成难以估量的经济损失和信息损失，损害了高职院校在社会上的公信力和影响力。针对于此，在信息化高速发展的大环境背景下，人事档案管理人员必须充分认识到安全风险管理的积极意义，并熟练掌握各种人事档案安全风险管理理论知识。
1.3人事档案风险管理工作缺乏严谨性
由于高职院校人事档案风险管理涵盖安全风险制度体系、技术层面、系统建设以及纸质档案存储等要素，而我国尚未针对人事档案风险具体要求和标准进行界限和规划，从而导致各高职院校在人事档案风险管理实践过程中，对风险管理制度体系、风险防控措施的制定均带有主观意识，无法实行统一的人事档案风险预测标准，在评判风险源时极容易受外界各种影响因素干扰，造成风险评估结果缺乏真实性与可靠性的不良局面，整体人事档案风险管理工作严重缺乏缜密性。
2 基于全面风险管理论的高职院校人事档案风险管理策略
2.1 基于风险管理目标角度
从风险管理目标的角度开展高职院校人事档案风险管理工作时，应从校内发展情况、组织机构分工情况以及教师职称评定等方面着手加强信息管理。与此同时，高职院校必须充分认识到解决人事档案风险问题的根本目的，严格遵守人事档案风险管理工作的底线，对纸质人事档案、信息管理、基础设施以及档案存储室等安全问题进行深入剖析。另外，高职院校人事档案风险管理工作的质量与最高领导层做出的决策密切相关，这就要求高职院校管理层必须对人事档案安全管理工作的重要性有正确认知，具备较为专业的风险管理理论知识，从整体上精准把握各阶段人事档案风险管理工作，严格要求各部门管理人员履行自身职责与义务，强化人事档案安全风险管理意识，为后续风险管理工作可持续发展提供基本保障。最后，高职院校人事档案管理部门还应精准掌握各项风险评估标准，按照风险评估流程开展相关工作，将各项安全风险控制在合理范围内。
2.2 基于组织机构角度
从高职院校组织机构的角度看待人事档案风险管理问题时，首先应结合具体情况成立人事档案风险管理组织机构，为后续风险管理长效机制、风险评估标准的有效实行奠定良好基础。人事档案风险管理工作的主要负责人可以由高职院校最高掌权者进行决策，主要负责站在宏观角度统筹调控人事档案风险管理工作，严格按照相关法律法规和规范条例管控各级部门负责人开展人事档案风险管理活动。其次，在最高决策层下还需成立人事档案风险管理组织机构，各机构负责人应有针对性地制定人事档案风险管理工作的制度体系，全面考虑各种可能发生的安全风险问题，积极向上级领导者反馈与汇报风险管理工作进度以及存在的问题。另外，其他职能部门负责人需要充当执行者角色，严格监督基层工作人员落实人事档案信息交底工作，从根本上避免各种可能发生的人事档案风险。
2.3 基于风险管理要素角度
基于风险管理要素进行人事档案管理工作时，应认真考察高职院校内部风险管理的周边环境，不但需要注重纸质人事档案室、基础设备及设施、纸质档案信息以及人事部门档案信息存档等内部材料，还应积极与人事档案信息部门、财务部门、后勤部门等构建友好交流关系，并充分考虑时代发展、国家人事档案风险管理法律政策等因素。针对于此，高职院校应实时了解与掌握内部环境具体动态，着重考察与人事档案工作息息相关的风险信息，具备一定的风险管理前瞻性思维，为后续人事档案风险管理工作提供可靠保障。另外，高职院校还应建立完善的人事档案风险管理体系，从制度层面出发考量风险管理评估标准，同时要求各级部门严格监督所负责的人事档案风险管理工作。
结语
基于全面风险管理理论考虑高职院校人事档案安全问题具有积极意义，不但有助于拓展人事档案风险管理渠道，还能构建更为完善的人事档案风险管理体系，为高职院校人事档案信息提供安全保障，将人事档案对教学工作的实用性价值全面体现出来。在高职院校人事档案管理过程中，可以从风险管理目标、组织机构、风险管理要素等角度出发考虑人事档案管理问题，明确人事档案风险管理工作的方向与定位，为人事档案管理工作提供理论依据。
参考文献
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作者简介：刘莉超，1987年3月，女，汉族， 籍贯，湖南怀化，本科，助教，研究方向：高教管理，单位：湖南司法警官职业学院