罗伟明 陈美玉
(1.安顺学院马克思主义学院，贵州 安顺 561000）
(2.安顺学院经济与管理学院, 贵州 安顺 561000）
摘要：高校年鉴是全面、准确记述上年度发展状况和重大事件并连续出版的资料性工具书，它是一个纵贯高校时空的信息系统。在大数据背景下，年鉴走数字化道路是未来发展的必然趋势。本文拟在大数据思维的指导下，结合高校年鉴工作的实际，探讨运用大数据的理论和技术建设高校年鉴数据库的意义、内容和实现途径。
关键词：大数据；高校年鉴；年鉴数据库
一、引言
当今社会，新事物层出不穷，科学技术不断地在进步，计算机网络信息技术和经济社会的相互交融渗透产生了海量的信息数据。大数据的挖掘、整合和利用已经越来越成为我国各行业现代化建设的战略性手段和基础性资源。随着互联网、物联网和云计算技术的迅猛发展和快速普及，人们将大数据技术与实践相结合，大胆创新，广泛而深入地运用大数据，这已成为推动经济社会各项事业发展的内在需要和时代潮流。大数据已经越来越广泛、越来越深刻地改变着人们的工作方式和生产观念。如果我们直观地解读大数据，可以理解为数据的数量和规模很大，然而进一步去探究其属性，其实质是存储和保存数量庞大的数据，同时按照一定的逻辑对数据进行加工处理，比如对各种不同类型的数据进行分类、提取、整合和保存，有着强大的实际应用功能。大数据主要是依托计算机云计算技术，通过对巨量的数据和信息进行加工处理，实现其强大的信息传播和共享功能，有着显著的便捷性和实用性。
国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出“创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合……持续推进数字化建设。”[1] 随着社会的发展，年鉴在高校的发展和建设中发挥的重要作用越来越明显。在大数据时代，怎样提升年鉴的质量和利用价值，是当前高校年鉴编撰工作所必须面对和解决的问题，这也是年鉴编撰工作的时代命题和发展方向。笔者认为在大数据背景下，建立高校年鉴数据库，满足广大师生的多方面的信息需求，给用户提供有价值的信息，通过对数据信息进行处理分析，更加方便用户的使用，这将是高校年鉴发展的必然趋势。
二、大数据背景下建设高校年鉴数据库的意义
（一）提升高校年鉴编撰工作效率
大数据时代，信息化、数字化、标准化是推动年鉴事业朝着规范化、科学化发展的重要方向。建设年鉴数据库的过程实质上就是利用现代计算机信息技术收集、分析、整理、提炼、加工、编撰年鉴资料的过程。应用最新的计算机网络技术来加工升级传统的文字、图片和表格资料,将年鉴资料转换成通用型电子文件，结合档案资料的实际情况，重新进行录入、排版与校对，然后转变成标准格式的文件。这些工作可以利用最新的云计算文字处理系统来完成，加快年鉴数据库的建设速度。在大数据背景下，高校建设年鉴数据库是推动年鉴编撰和发行工作走向现代化的重要手段，通过更科学、更有效地数据信息管理，大幅度地提高年鉴编撰的工作效率，保证年鉴定资料的真实性，充分发掘年鉴数据和信息的实际应用性。因此我们可以说，年鉴资料数据库是大数据时代发展的产物，是科技进步和社会发展的结晶，对高校的长远发展具有积极影响。
（二）满足人们快速获取信息的需求
当今高校师生的工作和学习节奏很快，每天每时都有大量数据产生，而印刷版的年鉴作为一种传统的资料性工具书，存在着出版发行周期比较长，信息查找不方便等固有的缺陷，已远远不能够足满新时期广大师生及时快速获取信息的需求。建立高校年鉴数据库能帮助使用者快速、精准地获取所需要的信息。高校年鉴的功能有明确地定位，那就是为高校的建设和发展提供参照和借鉴、保存重要档案资料和宣传教育、促进信息交流的作用。高校年鉴应该是“纵向找成绩、横向找差距”的工具书，要突出体现“鉴”的功能，但是以往印刷版高校年鉴偏重于保存史料的功能，资政功能不明显，使用率很低。人们常见的情况是：印刷版高校年鉴多用来作对外交流的赠礼，此外就是堆放在书架上，很少拿出来使用。而高校年鉴数据库，能激活年鉴的利用价值，使用者只要登录数据库，输入想要查找的关键词，就能迅速的找到相关的信息，能够及时而又便捷地满足用户的需求。
（三）是高校信息化建设的内在要求
随着电子信息技术和网络技术的快速发展，信息化建设已成为推动高校教育改革和发展的重要手段。当前我国大部分高校已经基本实现了网络教学、网上办公、学生信息管理和数字化图书馆等信息化建设目标。在我国发展大数据的时代背景下，信息化水平的高低已成为评估高校综合实力强弱的一个重要指标。高校年鉴数据库建设是高校信息化建设的重要组成部分，它能丰富年鉴的内容，各种图片、文本、音频、影像及信息交互技术都能应用到数据库里来。高校年鉴数据库比纸质印刷版年鉴更生动形象，还能有效的和用户进行线上交流，获得第一手资料。由此可见高校年鉴数据库能有效地提升高校信息化建设水平。
三、高校年鉴数据库的内容
（一）数据库的功能
高校年鉴数据库的设置分为前台查询系统和后台数据处理系统两个模块。前台查询系统面向广大用户，读者只要在搜索引擎里面输入字段名，搜索引擎就能及时地找出信息。后台数据处理系统设置了登录界面，根据使用权限的不同分为四种账号类型：管理员账号、信息采集员账号、信息编辑员账号和信息审核员账号。出于信息安全的考虑，普通用户只能浏览网页，不能访问后台数据处理系统。管理员账号可以使用数据库的所有功能，可以进行数据和用户的添加、增减、修改、删除等操作。信息采集员账号一般是高校各部门、各校属学院的专职或兼职年鉴资料采集员使用。信息采集员负责将体现本部门特色和亮点的信息资料及时地上传到系统，从而及时而全面的完成信息采集工作。信息编辑员账号由专职的年鉴编写人员来使用，能直接在数据库平台上对年鉴资料进行编撰，高校要遴选具备年鉴编写经验和较强文字功底的教师充任年鉴编写人员，以提高年鉴编撰的质量。信息审核员账号由年鉴资料的供给部门使用，年鉴初稿编撰出来初审后，高校各部门、各校属学院在数据库平台上对本部门资料归口审核，提出修改意见和建议后，信息编辑人员根据反馈意见及时地做调整和修改。
（二）数据库的框架
年鉴数据库框架构建是整个数据库建设中的基础性工作，承载着数据库的主体结构。建库工作人员要充分学习和借鉴当前国内外相关的档案馆数据库、图书数据库的成熟范例，并结合高校的实际情况来确定年鉴数据库的框架，既要保持基本的稳定性和连续性，又要不断完善，与时俱进，着重突显高校特色。根据高校年鉴的基本特征，按照内容一般可以搭建如下框架：
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每一个条目下面，主要围绕全年情况介绍、年度动态信息和相关补充说明来进行撰述，并用计算机多媒体技术与数据库融合集成，把文本、音频、影像资料有机地组合起来，全方位地展示高校的中心工作和新事特事。总之，框架要结合高校的实际情况锁定年鉴的内容，框定年鉴的特点，明晰信息数据的类别和层次，遵从高校办学规律，依托大数据时代的网络技术和云计算技术，及时而广泛地收集相关资料，最大化的充实年鉴的内容，做好审核、校对工作，确保年鉴质量。
3.年鉴数据库的技术支持
数据库采用B/S结构,保证授权用户浏览、查询和利用的需求。一是充分利用云计算技术来整合年鉴信息资源，利用相关软件来实现数据库的各种应用功能。高校年鉴数据库中的云服务平台带来的显著好处是能够支持随时采集数据，能够提供相关应用的健壮性。[2] 设计采用当前通用的VS2010，在VS2010中用C语言编写程序代码，在后台模块中将数据信息写入excel表中，然后从前台模块中读取excel表中的数据。严格按照模板的要求来设置字段的格式，excel表格形式的内容和书目可以成批地导入数据库。二是数据库访问采用微软 VC6.0 Web服务器用，它具有使用方便，不需要安装其他辅助软件的突出优势，用户只需要有浏览器即可访问数据库。用户可以在搜索引擎里输入字段名进行检索，可以根据需要对检索出来的信息数据进行复制粘贴。
四、大数据背景下建设高校年鉴数据库的实现途径
（一）加强组织领导，做好统筹规划
高校年鉴数据库是一项庞大的系统工程，如果没有系统的组织、周密的设计来支持是很难实施的。首先要加强对高校年鉴工作的认识，提高站位。基于信息化建设的实际情况，高校要制定出科学合理的信息化建设发展规划，要完善相关的体制机制，成立以学校主要领导为组长，各部门、各院系主要负责人为成员的信息化建设工作领导小组，为高校年鉴数据库建设提供支持和指导。二是要坚持从实际出发，既要结合高校自身特点，对年鉴资源进行数据挖掘，实现年鉴的增值服务；又要依据年鉴使用者的个性化信息需求，加强年鉴资源的整合，建立符合高校需求的年鉴专题资源库，开发年鉴移动信息平台，提高年鉴信息服务水平。此外，高校各级领导干部和年鉴工作者要转变思路，将年鉴资源管理和信息服务作为年鉴工作的中心，以学校广大师生的需求为导向，利用大数据技术对年鉴资源进行实时管理和有效分析，进而提供信息化、知识化的服务，满足高校各方面的需要。
（二）加大技术培训，深化交流合作
在大数据时代，数据信息技术发展迅速，每天都有大量的数据产生，数据已经成为一种基础性资源。数据处理有其特殊的方式和一定的难度，从大数据中提取有用信息，已经变成一种人们亟需加强的能力。而对于高校年鉴数据库的建设工作而言，一方面要积极开展年鉴工作者的知识技术培训，加强对信息采集与数据挖掘、数据关联分析与传递等新技术的学习和应用，培养一批既懂计算机网络技术又熟悉年鉴业务的复合型人才。另一方面要切实推进年鉴编撰人才的交流与合作，建立高校与高校、高校与企业之间的长期合作和协同发展机制，借力国家大数据发展的优惠政策，联合网络企业的技术力量，大力推动高校的信息化建设。此外，要加强高校与政府相关部门、高校与其他信息机构的人才合作，实现专业人才的共享。
（三）完善建设标准，扩大开放共享
要按照“格式统一，数据规范和便于共享”[3]的原则进行高校年鉴数库建设。各高校要广范学习国内外数字化建设的先进经验，规范大数据技术应用类型和运用方法，及时完善相关的技术标准，努力做到各高校之间的年鉴数据结构和系统相互兼容，为全国数字年鉴资源的共建共享做好技术上的准备。一是要标准统一，在对年鉴信息的处理过程中，要做到资料准确、语言规范、条目合理，确定能够满足一般性需要的标准化形式，保障年鉴数据库的标准化管理。二是高校年鉴数据库应该面向社会开放，最大化的实现资源共享。例如人们可以通过搜索引擎找到高校年鉴数据库，只要登录访问就能获取相关信息。在当前我国社会提倡资讯网络化、用户需求多元化的信息化建设背景下，共建共享是未来发展趋势。共享共建带来了合作，可以有效地降低成本，提高效率，减少重复建设。共享可以使年鉴数据库的价值得到最大化的发挥，让更多的学者和用户获取所需要的资源，同时通过共建共享的运行机制来吸引更多的单位与用户参与到年鉴数据库的建设中来，有助于数据库建设水平的提高与完善。
（四）加强后期维护，实现持续发展
高校年鉴数据库建设是一项长期性的工作，是一个系统工程。在建设高校年鉴数据库的个过程中，一方面要有计划、有步骤地进行模型设计、信息收集、数据录入等技术性的建库工作。另一方面要建立日常管理与维护制度，在人员配备、技术支持和后台管理等方面都要有周密的安排部署。要建立科学的管理制度，实现高效的数据库管理和后期维护，例如对重要数据进行加密，做好数据库备份与恢复工作，确保网络及操作系统安全等等。大数据背景下，全方位地保障数据的安全性、完整性和有效性，己经成为现代数据库系统建设过程中的关键环节。高校年鉴数据库的建设工作者要把握数据库研究发展的动向和脉搏，依托最新的科学理论和科学技术，及时地做好技术更新和数据调整工作，从而实现数据库的可持续发展。
结语
数据服务在高校年鉴研究中是一个新方向，数据服务尚未成熟，还处于探索阶段。大数据技术和高校年鉴资料管理工作结合起来具有很强的实际应用性。数据库在保障高校年鉴资料信息的完整性、丰富性，以及提高年鉴资料的利用率等方面的作用是突出的。在大数据背景下，越来越多的人们会重视数据、使用数据，高校年鉴数据库相关的理论研究也会更加深入和全面，年鉴数据服将会更深层次地满足高校和社会发展各个方面的需求。
参考文献：
[1]国家档案局.《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》.国档发〔2016〕4号.中华人民共和国国家档案局. http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.
[2]孙志岗.李扎.网络应用软件健壮性测试方法研究[J].计算机工程与科学,2005.（4）：60～62.
[3]李明华．中国的数字档案资源建设[J]．中国档案，2016.（10）：14～15 .
基金项目：贵州省三方联合基金研究项目“黔江中学时期档案资料数据库的设计与研究”（项目编号：黔科合LH字[2017]7045号）、贵州省教育厅高校人文社科项目（项目编号 [2017]zc09号）阶段性研究成果。
作者简介：
罗伟明（1980~），男，湖南长沙人，安顺学院马克思主义学院教师，菲律宾圣保罗大学在读博士。研究方向：教育管理。陈美玉（1976.06~），女，湖南麻阳人，安顺学院经济与管理学院教师，硕士，研究方向：政治经济学。