朱炎
摘要：在档案现代化建设中，档案管理是其关键任务，积极实现档案信息数字化，一定程度上有利于提升档案信息质量。基于此，文章将档案建设作为本次研究的主题，分析了档案管理数字化建设的实施策略，研究了档案管理的安全保密策略，阐述了数字档案信息安全风险防范策略，以期为相关同行业者提供有利参考依据。
关键词：档案管理；数字化建设；安全保密；实施策略
前言：自二十世纪八十年代，档案模式诞生，目前我国档案工作正处于数字化发展的重要时期，经历多年发展实现了数字化。在以往的档案管理中重点是借助计算机系统进行一些辅助性工作，所以信息查阅速度比较慢，检索效率比较低。在IT的影响下，档案工作积极实现了数字化及信息共享，同时可以进行远程操控，在档案信息共享的前提下，资源得到节约，采用Digital Camera进行拍摄，同时采用激光3D立体对其进行扫描，不但确保了档案信息的安全性，还推动了档案现代化建设的迅速发展。
1档案管理的数字化建设路径
1.1完善基础设施建设
完善的基础设施是档案工作信息化开展的硬核条件，若基础设施条件不完善，就会难以展开档案管理信息化建设工作。可从以下三个方面来完善基础设施：首先，包括电脑、扫描仪等硬件设施，电子产品的基础就是硬件，所以，信息化工作质量与硬件的好坏有着密不可分的关系；其次，计算机运行网络，其所指的是一种系统，可以录入、整理档案管理资料及数据。先进的计算机运行网络系统，能连接各个部门，提高工作效率；最后，提高档案信息的保密性，做好档案资料的管理工作，避免出现档案缺失问题，及时备份档案资料与数据。
1.2建立健全管理制度
健全管理机制，对档案数字化规章制度进行完善的建立，加强制度建设，确保制度机制的落实。要想做好档案数字化管理工作，最基础的就是建立制度。档案的利用、存储以及收集就是档案数字化管理系统建设的主要内容。同时，建立完善的系统也是实施档案数字化管理不可缺少的一项内容，进而在制定的完善下，促进档案数字化管理发展更加的规范性。保证制度实施的关键就是机制的科学性，这就需要在考核内容中纳入岗位职责、权利以及义务汇总，对工作人员的积极性与主动性进行充分调动，从而推动档案工作的顺利开展。
1.3提高信息化水平，建立档案信息管理条例
在经济的快速发展下，保证档案安全性是非常有必要的，因此，应建立档案信息管理条件，约束整理、查阅档案信息的全过程，避免出现信息泄露问题以及各种不符合规定的行为。同时，应加大对专业计算机人才聘请的力度，扩展数据库，为档案信息化建设提供技术支持，节约档案存储成本，建立规范化、标准化的档案信息管理系统，从而使信息化档案管理工作更加完善，提高档案管理工作的效率与质量。
1.4通过电子网络存储有价值的信息，有效运用丰富的信息资源
信息传播速度随着网络的普及而逐渐提升，促使档案管理者面临着一个重要难题，即哪些信息应转化为纸质档案来储存。因为纸质档案所需空间较大，与数字化档案相比，移动、查阅都不方便，所以尽量不去转化那些不是很主要的信息，以防增加管理成本，浪费空间资源。如何选择就需档案工作人员依据自己所在单位的工作需求，来拣取一些与本单位业务相关的，对未来发展具有参考价值的来转化和储存，只有这样才能切实实现档案效益，全面发挥出档案工作的重要性及服务特征。
2档案管理的安全保密策略
2.1档案开放期间的保密工作
处于开放中的档案，我们也需要将其保密工作做好。在对档案开放进行明确前，需要认真、详细审查要开放的档案，保障要开放的档案不会影响到国家、社会，同时严格控制其开放范围。除此之外，还应切实执行档案解密工作，相关管理人员应严格按照档案密级管理规定，对其管理方案进行切实落实执行，实现档案的最大化利用，确保在有效范围内尽可能地开发与利用档案。除此之外，应确保档案解密工作不在档案保密期限、保管期限内进行，反之则会因小失大。
2.2建立及完善监督制度
建立及完善监督制度，可有效保障档案保密工作的健康运行。
因此，各档案保管机构需要制定严格的、规范的档案借阅复制机制，需要根据自身的实情，针对不同的保密级别，明确不同层面、不能范围的查阅、复制范围，同时强化审批各种文件如加密等文件，拒绝对国家规定的绝密文件不同程度的泄露现象，特别是档案管理者，不能因为谋取私利，出卖档案文件、材料。在工作开展期间，需要明确规定档案查阅、复制的流程，尽可能的做到不损坏、不泄露档案文件、材料，一切依据规定办事，确保档案保密工作有法可依、有章可循，与此同时在实践过程中进行不断探索、不断完善。
2.3档案利用期间的监督工作
档案信息泄露风险经常会在档案利用期间出现，所以有必要科学、高效地实施档案利用期间的监督工作，以保障档案的保密性。严格监督档案的利用过程，不但对探寻档案利用期间的部分不良现场有着很好的帮助，还能有效提升档案的安全性与完善性。⑴为严格规范档案阅览、复制及外借等行为，拟定配套监督管理机制；⑵为保障档案利用的安全性，需要根据档案利用对象与目的，准确掌握档案利用人员的心理，进而有针对性的重点监护档案；⑶为有效防止偷取信息及档案资料等行为的发生，可有效利用相关监控设备如360°旋转高清摄像头、摄像监视器等实时监控档案室。
2.4提高档案管理人员的安全保密意识
数字化的档案管理工作中，提高网络安全隐患方面的防范意识是十分有必要的。比如系统软件会时常遭受病毒攻击、IP地址被劫持、软件有漏洞等问题.首先，在档案安全保密制度的制定上一定要做好对档案的安全防护的工作，在相关的档案数字管理软件上，一定要对其进行杀毒软件的安装，并且在程序上要设置防火墙，这样才能够有效的防止黑客的恶意攻击，盗取档案信息。除此之外，还需要对重要的档案进行加密保管的处理工作，利用先进的人脸识别过着是指纹识别技术，只有权限的工作或者是管理人员才能够对保密的档案进行查阅翻看。最后，还应该要提高档案管理人员的信息录入的准确性，保证每一份档案信息数据都是真确无误的。
3数字档案信息安全风险防范策略
3.1构建相关体系
确保数字档案安全的基础是形成、管理及储存数字档案的环境，以及管理信息系统的安全，体系类的应对方式，不仅要尽可能降低管理信息系统的错误率，充分考量信息传送通道的设计，还要完善信息技术的先天缺失，这主要涉及的面比较广，如物理设施方面，主要涵盖计算机硬件、网络设备等，再如软件平台，主要涵盖应用软件、协议软件等。
3.2改进管理方式
重点指的是管理性工作如数字档案的形成、储存及传送等。组织业务活动、数字档案成正相关，因此组织管理活动每一环节均承担着应对风险的责任。优化数字档案信息形成环节、改进数字档案信息管理方式，可对数字档案在流通及管理服务中面对的各种威胁进行有效防范及控制。
3.3机制建立
机制是需要参与数字档案各个环节的人员遵循的准则或规则的总称，主要涵盖法律、法规、方针、政策、指标及内部要求，其他形式也包括其中。对数字档案安全风险进行科学应对的保证则是具备完整性、时效性及连续性的机制。要通过对机制进行科学构建的方式，对数字档案安全的人为因素进行有效避免，对人员应对数字档案安全风险的热情及主动性进行有效调动。
结束语：
总之，档案工作人员需将本职工作做好，以稳步推进数字化档案建设进程。同时还需切实执行数字化档案管理措施，档案安全保密控制策略，对档案质量关进行严格把控，进而在保障数字化档案安全的前提下，全面提升档案工作人员的档案意识。
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